Payroll in control

De wereld van payroll en de salarisadministrateur verandert snel. Administratieve handelingen verdwijnen en geautomatiseerde controles zorgen voor steeds hogere kwaliteit. Hoe zorg jij ervoor dat jouw payrollprocessen ook mee gaan in deze veranderingen?.


Onze visie: de salarisadministrateur wordt de salarisregisseur


Als je aan payroll en salarisadministratie denkt, denk je gelijk aan de salarisadministrateur. Maar de man of vrouw die de hele dag door mutaties aan het administreren is, gaat verdwijnen.

De salarisadministrateur is vrijwel niet meer met administratie bezig. Als je gaat focussen op de 3 taken van de salarisadministratie, dan zou de titel "salarisregisseur" veel beter passen. Deze regisseur heeft een hele andere, veel belangrijkere rol in het payrollproces. Door de administratie in de lijn te laten plaatsvinden en de controle in het proces, kan de salarisadministrateur zich bezighouden met de kennisintensieve zaken, zoals adviseren en innoveren!

In 5 stappen volledig in control


Werken met workflows

1. Werken met Workflows

Met workflows voer je dagelijkse processen in de organisatie feilloos en zo efficiënt mogelijk uit. Je gebruikt workflows om processen te optimaliseren. Leg processen in de lijn en leg de gegevens bij de bron vast. Hierdoor heb je minder administratieve handelingen en kan je bezig zijn met uitzonderingen en verbeteringen doorvoeren.

Heb je daar nog geen geschikte softwareoplossing voor in huis? Kijk dan eens naar de payroll software van AFAS.


Controles beoordelen

2. De Payroll Auditor

Veel controles van de salarissen voer je uit met analyses. Je controleert zo bijvoorbeeld of een medewerker onterecht een reiskostenvergoeding krijgt of onterecht verloond is met de groene tabel. Je bent veel tijd kwijt aan deze controles; ze zijn geen onderdeel van het proces. En als ze dat wel zijn, vergt dit heel veel handmatig zoekwerk. Dat kan slimmer!

De Payroll Auditor in de payroll software van AFAS waarschuwt je, van tevoren, als zich een situatie voordoet in de salarisverwerking waar je aandacht aan moet besteden. Je krijgt hierdoor meer grip op het salarisverwerkingsproces, de kwaliteit wordt verhoogd en de tijdrovende controles met analyses zijn niet meer nodig! En heb je een eigen audit die niet standaard is? Dan voeg je deze zelf toe aan de Payroll Auditor.


Periode dichtzetten

3. Periodes dichtzetten

Als salarisadministrateur heb je te maken met declaraties en andere mutaties die op het laatste moment binnenkomen, vaak nadat je de periodieke controles al hebt afgerond. Dit betekent dat je de periode opnieuw moet controleren. Blijf altijd in control van je proces door de periode dicht te zetten en hierop controles uit te voeren. Mutaties verstoren je proces niet meer.


Gemakkelijk inzicht met business intelligence

4. Gemakkelijk inzicht met Profit BI

Met Business Intelligence dashboards maak je de data makkelijk inzichtelijk. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie waar je echt wat mee kan! Door deze informatie uit je systeem te halen, kun je beter sturen op het resultaat. Bovendien kun je inzoomen op de gegevens en filteren op de informatie die je wil zien.

In de Payroll oplossing van AFAS worden standaard Business Intelligence-dashboards voor je Payrollprocessen meegeleverd. Zo krijg je o.a. inzicht in loonkosten, loonmutaties, loonschalen, loonbeslagen en leningen.


Gestroomlijnd proces

5. Een gestroomlijnd proces

Als je voorgaande stappen succesvol voltooid hebt, maak je voor je organisatie een efficiënte en kwalitatief goede Payrollfabriek. Zo hou je tijd over en kan jij je focussen op je medewerkers.


De rol van de salarisadministrateur

Alleen het adviseren is nog de kennisintensieve taak die tot het exclusieve domein van de salarisadministrateur hoort. Denk aan advisering over en borging van gebieden als: fiscale wet- en regeling; correcte pensioenberekening en -aanlevering; bewaken van personeelskosten en benutten van premiekortingen en subsidies; de implementatie van arbeidsvoorwaarden en -regelingen.

Controleren is niet meer een aparte taak van de salarisadministrateur, maar een integraal onderdeel in de processen (waarin in meerdere functies een controlerende rol vervullen). De salarisadministrateur is als regisseur het sluitstuk in dat proces. Administreren vindt plaats op de juiste plek in het primaire proces, en is direct het startpunt van het controleproces.

Voorbeeld payroll workflows

Voorbeeld van een Payroll workflow

  • Via een eenvoudige workflow schrijven medewerkers zich in voor de personeelsvereniging;
  • Dankzij slimme condities kan de workflow automatisch worden gecontroleerd & afgehandeld;
  • Doordat de medewerker dit nu helemaal zelf regelt, verlaag je de administratieve lasten en foutkans aanzienlijk.

De Payrollfabriek


De payrollfabriek

Neem contact op!

Succesmanager

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!


Download de brochure 

De Payroll Auditor zit verankerd in onze HRM / Payroll software. Wil je meer weten over de software? Download dan de brochure.