Doordat je met software werkt zijn de werkstromen automatisch geborgd in het systeem. Dat betekent dat je niet meer hoeft te zoeken naar dat ondertekende contract in een archiefkast, maar dat contract is altijd beschikbaar in de software.
Nog zo’n veelgebruikte term in het kader van efficiënter werken in je bedrijf. Wanneer je standaardisatie implementeert is het vastleggen en automatiseren van werkstromen onmisbaar. Je legt het proces eenmalig vast in de software en dat proces verloopt automatisch altijd volgens die stappen. Ook wanneer je de werkstroom later toch weer wil aanpassen gaat dit gemakkelijk en treedt het direct in werking zonder dat er allerlei procedures op papier herschreven hoeven te worden.
Voor het implementeren van geautomatiseerde werkstromen in je bedrijf heb je geen complexe programmeervaardigheden nodig. De workflow software van tegenwoordig is erg eenvoudig in het gebruik. Het automatiseren van je werkstromen hoef je dus niet uit te besteden, maar kun je in huis houden. Zo zou het ook moeten zijn want al je processen zijn aan verandering onderhevig en automatisering in je bedrijf is een doorlopend proces. Het in huis hebben van deze kennis zorgt voor meer snelheid en minder kosten.
Werkstromen zijn een erg goede manier om aan te tonen dat je aan bepaalde wet- en regelgeving voldoet. Bij elke actie of taak is terug te halen wie, wanneer welke taak heeft afgehandeld. Dit kun je gebruiken voor het behalen van certificeringen waarbij het nodig is dat je aantoont dat de processen goed en veilig zijn geborgd.