Toch is het stroomlijnen van administratieve processen in je bedrijf bereikbaarder dan je denkt. Veel bedrijven gebruiken hiervoor zogenaamde digitale workflows of werkstromen; het stapsgewijs uitvoeren van een werkproces. Lees hieronder hoe ook jij werkstromen kunt automatiseren in 4 eenvoudige stappen.
Helder krijgen hoe de werkstromen nu in je organisatie lopen of hoe je graag wil dat het verloopt, is verreweg de belangrijkste stap in het proces van automatisering. Deze stap biedt ook kansen om bestaande werkstromen opnieuw te bekijken. Kunnen we stappen elimineren? Moeten al deze medewerkers in het proces betrokken worden? Kan het proces misschien wel helemaal zonder menselijk ingrijpen afgerond worden? Een goede manier om hierover te sparren is door de workflows uit te tekenen en elke stap kritisch te bekijken.
Wanneer het proces helder is, is het vertalen van de tekening naar de software relatief gemakkelijk. In onze software kun je eenvoudig je eigen werkstromen inrichten. Het vertalen van de tekeningen uit de eerste stap gebeurt in de software op een manier die erg lijkt op het maken van een stroomschema. Hier stel je in wie welke taak krijgt en wanneer, maar ook welke acties er mogelijk zijn per taak. Soms kan alleen jij een taak goed- of afkeuren, andere taken kunnen ook worden gedelegeerd. Meer weten over de software? Bekijk de onderdelen.
In plaats van handtekeningen op papier wil je dat er nog steeds er toestemming verleend wordt door de juiste personen. Zorg ervoor dat de juiste taak bij de goede persoon in het takenlijstje komt. Wees hier ook kritisch in! Minder stappen in de werkstroom zorgt voor meer snelheid in je bedrijf.
Is het echt nodig dat de P&O-manager alle verlofaanvragen goedkeurt? Je kunt bijvoorbeeld onderscheid maken bijvoorbeeld op de duur van het aangevraagde verlof. Een middagje vrij wordt automatisch goedgekeurd, maar alles meer dan dat wordt door de manager wordt beoordeeld.
Het automatiseren van je werkstromen is een doorlopend proces. Wacht niet tot alle tekeningen, documenten en concepten helemaal perfect zijn. Start met een pilot van een aantal eenvoudige processen en bouw hierop verder.
De werkstromen in je bedrijf zijn dynamisch en veranderlijk, maar gelukkig zijn ze in de software allemaal goed gedocumenteerd en daardoor makkelijk te beheren. Aanpassingen zijn in een paar kliks doorgevoerd. Verandert iemand van functie, dan worden de rechten van deze persoon in het systeem automatisch aangepast. En zo zijn er meer voordelen van het werken met werkstromen op verschillende niveaus van automatisering. Meer voorbeelden zien?
Ben je al klant van AFAS en wil je beginnen met het automatiseren van werkstromen in jouw bedrijf? Bekijk onze themapagina!