Van Ameyde is een toonaangevende en internationaal actieve speler op het gebied van risicomanagement en schadebeheer. Met maar liefst 14 Nederlandse werkmaatschappijen waar 475 mensen werken, is het voor de ondersteunende tak Van Ameyde Shared Services een uitdagende taak om alle HR-processen en bijbehorende administratie te verzorgen. Met de HRM-software van AFAS én goed ingericht beheer zijn die werkzaamheden succesvol gestroomlijnd en steeds verder geautomatiseerd; handmatige handelingen behoren meer en meer tot het verleden en de manier van werken is gestandaardiseerd.
Zakelijke dienstverlening
475 medewerkers
Rijswijk
2023
HRM
Rob Faas, Payroll Specialist en functioneel beheerder Yvonne Borsboom, Manager HR
De HR-tak van Van Ameyde Shared Services heeft mooie stappen gezet. Ga maar na: tot enkele jaren geleden kwam er nog veelal handwerk aan te pas bij het uitvoeren van administratieve werkzaamheden. En dat terwijl de dienstverlenende organisatie voor alle Nederlandse werkmaatschappijen van Van Ameyde jaarlijks zo’n 1800 personeelsmutaties moet verwerken; van in dienst tot uit dienst, maar ook veel tussentijdse wijzigingen, zoals salaris, functie en uren.
‘We hebben in die periode geanalyseerd dat we jaarlijks zo’n 1800 mutaties doorvoeren’, vertelt Rob Faas, Payroll Specialist en functioneel beheerder AFAS bij Van Ameyde Shared Services. ‘Dat deden we grotendeels met de hand. Mijn dagelijkse werkzaamheden bestonden vooral uit het invoeren van nieuwe medewerkers in ons toenmalige systeem voor HR en Payroll. Medewerkers vulden formulieren in, onze HR-medewerkers stelden een arbeidsovereenkomst op in Word en dat kwam dan allemaal bij mij terecht. Ik controleerde de invoer en richtte onder meer de looncomponenten van de medewerker in.’
Dat was nog niet alles. ‘Ook mutaties als een nieuw contract of een salarisverhoging voerde ik handmatig door’, vervolgt Rob. ‘De communicatie daarover verliep via diverse kanalen, zoals Teams, Whatsapp of we mailden heen en weer. Het was op een gegeven moment zoveel handmatig werk, dat het niet leuk meer was. Toen heb ik geopperd: misschien moeten we kijken naar een ander softwarepakket waarmee we in workflows kunnen werken, zodat we aan efficiency winnen en tijd besparen.’
Dat idee vond gehoor bij Yvonne Borsboom, Manager HR bij Van Ameyde Shared Services. En dus volgde er al snel een marktonderzoek. Het wensenlijstje was helder: werken in geautomatiseerde workflows, standaardisering van processen en optimaliseren van de in- en uitdiensttreding. Op basis daarvan en de geboden oplossing was AFAS één van de partijen die Van Ameyde uitnodigde voor een gesprek.
‘We waren binnen tien minuten verkocht’, zegt Rob. ‘De consultant liet zien wat er allemaal mogelijk was en wij dachten alleen maar: dit ziet er wel heel mooi uit.’ Yvonne: ‘Zo mooi, dat we op de man af hebben gevraagd of het wel waar kon zijn. In vervolggesprekken en presentaties werden die mooie beloftes echter elke keer bevestigd.’
Rob: ‘Met name de workflows trokken ons over de streep. Dat bijvoorbeeld een leidinggevende een contractverlenging doorvoert en het systeem automatisch een contract opstelt. Of, waar we nu mee bezig zijn, dat een sollicitant digitaal zijn gegevens kan invoeren. We dachten meteen: dit gaat ons écht tijd besparen.’ Yvonne: ‘Geautomatiseerde processen zorgen ook voor standaardisering. In onze volledige keten zijn daardoor alle schakels gekoppeld. Dat is precies wat we nodig hadden. Daarnaast beheer je in AFAS alles op één plek, waardoor je mutaties ook maar op één plek hoeft door te voeren. Dat zorgt voor veel tijdsbesparing en minder fouten.’
‘Het maakt niet uit bij welke werkmaatschappij van Van Ameyde je werkt, want alles gaat door dezelfde workflows.'
De keuze was gemaakt en Van Ameyde pakte door. In september 2023 startte de implementatie van AFAS in de organisatie. Yvonne: ‘Dan maak je eerst een plan: wat willen we, wat is er nodig om het systeem in te richten en wat is haalbaar? Prioriteit was dat we in januari 2024 live konden gaan met onze salarisverwerking. Daarom hebben we Payroll als eerste uitgerold, vrijwel gelijktijdig met de AFAS Pocket app. In de maanden daarna volgde het medewerkersportaal InSite, wat wij SimplHR noemen. Die gefaseerde overgang hebben we als een goede keuze ervaren.’
Terugkijkend concludeert Yvonne dat de implementatie ‘boven verwachting goed’ is gegaan. ‘Zeker als je beseft dat het gaat om een overgang naar een nieuw systeem voor maar liefst 14 verschillende werkmaatschappijen, waar 475 mensen werken. We hebben vóór de overgang naar AFAS een aantal maanden schaduw gedraaid en uiteindelijk konden we alles afvinken. Bij de eerste verloningen in AFAS was het foutpercentage vrijwel nul. Dat is precies wat we wilden bereiken. Voor mensen is het verreweg het belangrijkst dat ze een salaris krijgen dat klopt. Heel mooi dat dat zo snel is gelukt.’
Wat de sleutel tot succes is geweest? ‘We hebben op voorhand veel gecommuniceerd over de overgang’, vertelt Yvonne. ‘Managers en medewerkers hebben we vroegtijdig meegenomen in de komst van het nieuwe systeem. We hebben presentaties gegeven over Manager en Employee Self Service en voor medewerkers hebben we inloopsessies gehouden waarbij ze vragen konden stellen. Mede daardoor is de overgang als vanzelf gegaan. We krijgen weinig vragen van medewerkers. De software wijst zich vanzelf, je vindt snel je weg.’
Het gebruikersgemak is duidelijk toegenomen. ‘Medewerkers doen veel via de AFAS Pocket app. Het is voor hen heel makkelijk om een declaratie in te dienen en een bonnetje in te scannen. Dat gaat vrijwel automatisch. Verlof opnemen, een brief accorderen: dat doen ze allemaal met hun app.’
Leidinggevenden en de HR-administratie ervaren de grootste winst van werken met het nieuwe systeem. Zij kunnen met een muisklik een workflow opstarten. Bijvoorbeeld voor het doorvoeren van een contractverlening of salariswijziging. Rob neemt het aanvragen van ouderschapsverlof als voorbeeld: ‘Voorheen gingen we daarvoor met de medewerker om tafel en stelden we een brief op om het proces op te starten. Nu voert de medewerker zelf de aanvraag door in het systeem, waarna de leidinggevende moet accorderen en de directeur digitaal ondertekent. Daar hoef ik als salarisadministrateur niets meer voor in te voeren zoals voorheen. Het gaat automatisch en dat maakt een groot verschil.’
Yvonne: ‘We horen weleens van managers: wat gaat dit makkelijk! Ze hoeven alleen maar in de Pocket app te kijken om te zien welke medewerker waarom niet aanwezig is. Die informatie hebben we real time beschikbaar. En we hoeven er niet eens voor in te loggen, we hebben die informatie direct bij de hand. Heel af en toe moeten we iemand nog even wijzen op onze workflows. Dan mailt een manager ons een ontslagbrief. Zet het even in het systeem, dan gaat het proces lopen, antwoorden we dan. Dit is nu de manier van werken. Wijken we daar vanaf, dan gaan we de voordelen niet behalen.’
En die voordelen zijn er volop. Voor Rob en zijn collega’s maken ze een wereld van verschil. ‘We besteden nu veel minder tijd aan administratief werk voor verlof, verzuim en de salarisverwerking’, zegt hij. ‘We hebben meer overzicht en zien ons werk verschuiven van een administratieve naar een meer controlerende rol voor payroll, en naar een meer adviserende rol voor HR. Er is meer eenheid in de manier van werken, we hebben alles in één systeem én de foutgevoeligheid is afgenomen. Ook de koppeling van het systeem met dat van de verzekeringsmaatschappij en straks ook de pensioenverzekeraar scheelt ons veel handmatig werk.’
Winst is er nog te behalen in het vergaren van meer inzicht. Het systeem biedt daarvoor een ideale bron van informatie. ‘Er zijn zoveel up-to-date gegevens op één plek beschikbaar, dat onze business die kan gebruiken als stuurinformatie. Wat kost verzuim onze organisatie? Hoe zit het met de verlofreservering? We kunnen daar meer uithalen dan we nu doen, zeker nu AFAS gaat werken met Power BI voor dashboarding en rapportages.’
De software van AFAS brengt wat Yvonne en Rob gehoopt hadden. Dat is ook te danken aan het goede interne beheer. Yvonne: ‘We hadden nooit zoveel zelf kunnen doen en doorontwikkelen als Rob niet zo’n feeling met en interesse voor dit soort systemen zou hebben.
'Daar zijn we wel achter gekomen: de consultancy van AFAS is erg goed, maar je moet echt de nodige kennis in huis hebben om het vervolgens zelf te doen. Een enthousiaste functioneel beheerder is essentieel.'
Rob hoort het bescheiden aan en kijkt al vooruit naar de volgende optimalisaties voor Van Ameyde. ‘Zo zijn we bezig met de inrichting en implementatie van het individueel keuzebudget, zodat bedrijven die hieraan deelnemen hun medewerkers zelf digitaal kunnen laten kiezen hoe en wanneer ze hun vakantiegeld en bovenwettelijk verlof uitbetaald willen krijgen. Het proces rond de leasefietsregeling loopt al helemaal digitaal via het systeem, daar komt geen mailverkeer meer aan te pas. Zo gaan we dat ook inrichten voor onze nieuwe bedrijfsfitnessregeling die we aan het introduceren zijn. Daarnaast zijn we bezig met het maken van beknopte pagina’s met arbeidsvoorwaarden, zowel generiek als bedrijfsspecifiek. Dan zijn die straks ook altijd te raadplegen in het systeem. Het is heel fijn dat we dat allemaal op één plek beschikbaar hebben.’
Yvonne knikt instemmend: ‘De consultant van AFAS had het al gezegd: je blijft doorontwikkelen. Want er is zoveel mogelijk en er komen steeds nieuwe oplossingen bij. Wij nemen er onze tijd voor en voeren gericht verbeteringen door. Elke stap helpt ons vooruit.’
Van Ameyde Group is een internationaal opererende organisatie met meer dan 35 dochterondernemingen en ruim 100 vestigingen in 30 landen, voornamelijk in Europa. De groep bestaat uit bedrijven die onder de naam Van Ameyde opereren, evenals gespecialiseerde ondernemingen die door middel van overnames en integraties onderdeel zijn geworden van haar netwerk.
Dankzij deze strategische uitbreiding en diversificatie is Van Ameyde uitgegroeid tot een toonaangevende partij op het gebied van schade- en risicomanagement. De organisatie ondersteunt de verzekeringssector en aanverwante industrieën met innovatieve oplossingen die bijdragen aan een efficiëntere en nauwkeurigere schadeafhandeling.
Haar dienstverlening omvat onder meer interim-oplossingen, gespecialiseerde schadesoftware, maritieme inspecties, schade-expertise en taxaties. Van Ameyde is actief in uiteenlopende sectoren, variërend van de filmindustrie en wagenparkbeheer tot flora en fauna.
Automatiseer net als Van Ameyde en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |