Bij K_Dekker Bouw & Infra vinden ze dat bedrijfsprocessen duidelijk, logisch en gestroomlijnd moeten zijn. Dit vormt de basis voor innovatie in bouw- en infraprojecten én stelt het bedrijf in staat om snel in te spelen op de dynamische vraag in de bouwsector. Daarom heeft het vooruitstrevende familiebedrijf in 2021 en 2022 zijn processen grondig geëvalueerd en geoptimaliseerd, om ze vervolgens te integreren met de bouwsoftware van AFAS. Deze keuze betaalt zich ruimschoots uit: de projectadministratie is efficiënter en transparanter geworden, handmatige handelingen zijn geminimaliseerd en werkprocessen zijn eenduidig voor alle betrokkenen.
Bouw
> 200
Warmenhuizen
Februari 1992
ERP-software
Interview met:
Rick Klijbroek (hoofd ICT)
Maurice Oudejans (controller)
K_Dekker bouw & infra staat bekend als één van de meest innovatieve aannemers in Noord-Holland. Om vooruitstrevend te blijven moet de basis van de organisatie stabiel en toekomstbestendig zijn. En daar is bedrijfssoftware voor nodig die dat mogelijk maakt. Precies op dat punt loopt het een aantal jaar geleden niet zoals gewenst, want het pakket waarmee K_Dekker dan werkt beweegt minder snel mee dan het bouwbedrijf ambieert.
‘De wensen die wij hadden werden niet meer vertaald in ondersteunende software’, vertelt Rick Klijbroek (hoofd ICT). ‘Rapportages stelden we op in Excel, want in de oplossing waarmee we werkten was die mogelijkheid er niet. Verre van ideaal natuurlijk. De doorontwikkeling van de software kwam tot stilstand en dat werd een beperkende factor voor de vooruitgang die wij als bedrijf nastreven. We hebben geprobeerd het opnieuw op gang te brengen, maar dat is niet gelukt. Zeker met het oog op de toekomst was het daarom tijd om op zoek te gaan naar een nieuwe ERP-oplossing.
De markt op dus, met een duidelijk wensenlijstje in de hand. Maurice oudejans (controller): ‘Het moest vooral een pakket zijn voor de gebruikers. Het gaat erom dat zij makkelijk en snel met dé bron van informatie kunnen werken, want dat is cruciaal voor onze bedrijfsvoering.’ Rick: ‘De software hoefde in onze ogen niet alles te kunnen. Onze basisprocessen zoals projecten, financieel, payroll en HR moeten er goed in draaien, maar voor specifieke wensen zijn koppelingen met andere specialisten een goede oplossing. Vergelijk het met ons als aannemer: wij hebben ook niet alle disciplines in huis. Specialistische disciplines huren we in. Zo zagen we ons softwarelandschap ook voor ons: één bron van informatie, één plek van invoer van die informatie, maar een open structuur die te koppelen is met andere oplossingen.’
Ze vinden het in de ERP-oplossing van AFAS. Bovendien heeft die software de potentie om verdere automatisering en digitale ontwikkeling in de toekomst te ondersteunen. ‘Dat gaf voor ons de doorslag’, vertelt Rick. ‘Je moet het vertrouwen hebben dat het pakket ook over tien jaar nog steeds de beste oplossing in de markt is. Als we keken naar de potentie, dan lag die hoger dan die van de alternatieven. Daarnaast was de software ook gebruiksvriendelijker en breder inzetbaar met tal van mogelijkheden. AFAS sprak ook uit: we willen op ERP-gebied de marktleider worden in de bouw en gaan daar capaciteit voor inzetten. Dat geeft vertrouwen.’
De organisatie van K_Dekker pakt de implementatie van het nieuwe systeem doortastend en ambitieus aan. Ze trekt er vanaf de zomer van 2021 een jaar voor uit en grijpt die periode aan om de primaire werkprocessen goed te bekijken. Rick: ‘Hoe werken we nu en hoe willen we werken? We hebben onnodige stappen en ballast uit de processen gehaald en de optimalisaties getoetst aan gebruikers, die we per afdeling hadden ingedeeld in kerngroepen. Vervolgens zijn we de software goed gaan afstemmen op die nieuwe manier van werken en hebben we gebruikers daarop getraind.’
Een implementatie van een nieuw ERP-pakket vergt veel van een organisatie, maar Rick en Maurice kijken er dankzij de doordachte aanpak met een goed gevoel op terug. ‘Ons uitgangspunt was simpel: de software moet aansluiten bij de behoeften van onze collega’s, zodat zij er optimaal mee kunnen werken. Daarom hebben we ervoor gekozen om een aantal van hen actief te betrekken bij de werkprocessen per discipline. Dit creëert eigenaarschap en zorgt ervoor dat zij zich meer verbonden voelen met de tool. Daarnaast hebben we bewust gekozen voor gerichte trainingen door eigen collega’s, waarbij we specifieke gebruikersgroepen binnen onze organisatie opleiden. Daardoor hadden we meteen ambassadeurs voor het nieuwe systeem en groeide het draagvlak en vertrouwen. Ook de stimulerende rol van de directie en het management heeft daar zeker aan bijgedragen.’
Na de livegang in de zomer van 2022 volgt de daadwerkelijke test: houden gebruikers zich inderdaad aan de nieuwe werkwijze? Of zien ze toch kans om een olifantenpaadje te nemen? Bij K_Dekker zijn ze drie jaar later blij met de adoptie van de verandering, al eiste dat wel doorzettingsvermogen, volharding, training en nazorg. ‘Sommige mensen hadden na de livegang toch behoefte aan een opfriscursus. Dan gingen we weer stapsgewijs door al die werkinstructies heen en begon het weer te dagen. Ze waren gewend om bijvoorbeeld een projectcijfer in Excel te verwerken en wisten dat ze dat snel konden wijzigen. De afspraak is nu dat alles te vinden moet zijn in AFAS, van het opvolgen van verkoopkansen tot projectbewaking en -prognoses.’
‘Alles wordt nu in AFAS geregistreerd, wat zorgt voor een veel striktere gegevensstructuur. Omdat we volledig op deze gegevens moeten kunnen vertrouwen, is dit een flinke omschakeling voor onze collega’s. De overgang naar de nieuwe gestructureerde werkwijze vroeg dus even tijd en geduld, maar uiteindelijk ging het steeds beter.’
Rick: ‘Alles in één systeem maakt het de projectbewaking niet alleen makkelijker en overzichtelijker, het vermindert ook de kans op fouten en we beschikken over kwalitatief veel betere stuurinformatie voor het management.’
Het is één van de opbrengsten van werken met het nieuwe systeem. Er is nog veel meer gewonnen met de overstap, waarbij diverse primaire werkprocessen in de totaaloplossing van AFAS zijn ondergebracht. Inkoop, urenregistratie op de bouwplaats, salarisverwerking, KAM-processen zoals werkplekinspecties: het is allemaal geborgd in het ERP-pakket.
Wat dat concreet oplevert? ‘Gestroomlijnde en gestandaardiseerde processen, waardoor onze collega’s op dezelfde manier werken. Een sterk onderdeel is dat de workflows onze mensen met notificaties attenderen op taken die moeten gebeuren. Op financieel-administratief gebied gaat de verwerking van inkoopfacturen en kostenmutaties sneller. Voorheen zat er nog veel handmatig werk in de verwerking van gegevens. Dat hoeft nu niet meer. Facturen scannen en herkennen gaat heel vlot dankzij de koppeling met een AFAS Partner. Hetzelfde geldt voor inkoopcontracten. In de oude situatie was een collega aangeleverde gegevens in een contract aan het overtikken, nu voeren we de gegevens direct in AFAS in, komt er een contract uit, gaat het de workflow in, wordt het ondertekend en is het klaar. Dat proces is gestroomlijnd en efficiënt, het scheelt ons veel tijd dat we niet meer al die contracten handmatig hoeven op te stellen.’
Meer gemak, minder gedoe. Dat is hoe Maurice het resultaat van werken met AFAS samenvat. Om nog een voorbeeld te geven wijst hij op de urenregistratie op de bouwplaats. ‘Dat gaat zoveel makkelijker nu. Eerst was de uitvoerder verantwoordelijk voor het boeken van de uren, nu doen de medewerkers dat zelf in de AFAS Pocket app. De uitvoerder hoeft vervolgens alleen nog maar te controleren of het klopt. Die uren, en ook bijvoorbeeld de reisuren, werden voorheen letterlijk per medewerker één op één overgetikt door één van onze HR-medewerkers. Die handmatige verwerking is gewoon verleden tijd. We hoeven de gegevens maar één keer in te voeren in de app en ze zijn daarna overal te gebruiken.’
Maurice: ‘Voor de urenverwerking hebben we met de AFAS Pocket app twee werkdagen in de week bespaard. We zijn al bijna vergeten hoe het ging, en dat is in dit geval een goed teken.’
En er is nog zoveel mogelijk. De vrijheid en het gemak om zelf aan de slag te gaan met de software van AFAS beschouwen Rick en Maurice als een groot voordeel. Zo heeft K_Dekker onlangs een studiefonds opgericht om de kinderen van medewerkers een extra steun in de rug te kunnen geven. ‘We hopen een bijdrage te kunnen leveren zodat minder kinderen en jongeren stoppen met studeren. We hebben het zo ingericht dat dit proces volledig automatisch gaat: van het verwerken van de aanvraag tot betaling via de bank. Zo zie je maar: als je creatief en deskundig genoeg bent, kun je met AFAS veel bereiken.’
K_Dekker is een organisatie die beheerst groeit. Dat streven is er ook voor de toekomst. Het gebruik van AFAS ondersteunt het bedrijf bij de doelstellingen, vertelt Maurice. ‘We zijn met AFAS in staat om betrouwbare stuurinformatie te genereren waarmee wij goede keuzes kunnen maken, nieuwe doelen kunnen bereiken en nieuwe groeimarkten kunnen toevoegen. Met de overstap naar AFAS hebben we een toekomstbestendige ERP-oplossing in huis gehaald. We leggen een schat aan informatie over onze projecten vast in het systeem. Voor ons is dat goud waard, zeker als we er met de opkomst van AI nog meer gaan uithalen. De kracht van het ERP-systeem is dat we onze huishouding op orde hebben. De basis staat en dat geeft comfort.’
Maurice: ‘AFAS is onze ruggengraat waarop we kunnen bouwen en sturen.’
Dat komt ook door de manier waarop het beheer van AFAS is ingericht binnen de organisatie van K_Dekker. De aanwezigheid van een vaste applicatiebeheerder, die zich ongeveer zeventig procent van zijn tijd met AFAS bezighoudt, is een sleutel tot succes. Rick: ‘Dat zorgt ervoor dat we veel focus op AFAS hebben waardoor we ons kunnen blijven doorontwikkelen. Zelf heb ik ook veel kennis opgedaan. Die probeer ik zoveel mogelijk over te dragen op collega’s. De kennis houden we op peil door inspiratie- en kennissessies te volgen over onderwerpen die ons aanspreken, bij of via partners van AFAS.’
Rick en Maurice weten het na ruim drie jaar zeker: de keuze voor AFAS is de juiste geweest. Tegelijkertijd is er binnen de software nog genoeg te verbeteren én te winnen. ‘De bouw is een dynamische branche. Goed luisteren en anticiperen, dat is wat AFAS moet doen. En kritisch blijven kijken naar wat beter kan. Voor elkaar en met elkaar. We hebben er veel vertrouwen in dat we samen nog vele mooie stappen gaan zetten.’
Veelzijdige bouwers. Dat is niet voor niets het motto van K_Dekker bouw & infra. De innovatieve aannemer uit Warmenhuizen is actief in alle bouwsegmenten (van ontwerp en realisatie tot onderhoud), hanteert een multidisciplinaire aanpak bij veel projecten en werkt met verschillende contractvormen. Flexibiliteit, proactief meedenken, constructief samenwerken en Noord-Hollandse nuchterheid: veelzijdigheid én vakmanschap zijn bij K_Dekker vanzelfsprekend. De organisatie is vooruitstrevend en tegelijkertijd realistisch – en met trots, al sinds 1963.
K_Dekker bouw & infra hecht aan haar wortels en toont maatschappelijke betrokkenheid. Ze investeert continu in kwaliteitsverbetering, integraliteit en innovatie. Mens, milieu en meerwaarde voor de klant staan daarbij centraal. Samen met opdrachtgevers werkt het familiebedrijf aan de succesvolle realisatie van projecten. De platte structuur van de organisatie biedt voor de 200 medewerkers volop inspiratie en ruimte voor talentontwikkeling. Bovendien stimuleert dat het vakmanschap en de motivatie van haar medewerkers en daar profiteren klanten van.
Automatiseer net als K_Dekker bouw & infra en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |