Voor de aanschaf van nieuwe software deed de UT in 2019 een (verplichte) Europese aanbesteding; een zwaar traject waar heel veel documentatie bij komt kijken. Uiteindelijk schreven drie Nederlandse leveranciers op de aanbesteding in. Daarvan kwam AFAS als beste uit de bus. “Op de meeste onderdelen stak hun ERP-oplossing voor HRM en Payroll er met kop en schouders bovenuit”, stelt Brinkman. “Ook omdat onze cao standaard onderdeel van het pakket uitmaakt, dat was voor ons een belangrijke eis. We hebben een aantal demosessies gehad en vervolgens ook met een aantal collega’s uit de organisatie het product getest.” Daarmee was de keuze voor AFAS definitief en kon begin 2020 een start worden gemaakt met de implementatie.
“Corona heeft onze implementatie weliswaar dwarsgezeten, maar we hebben alles uit de kast getrokken om onze mensen mee te nemen in de verandering”, kijkt Oeloff terug. Ook de samenwerking met AFAS was wat hem betreft prima. “Er is knetter-, knetter-, knetterhard gewerkt door iedereen, want er zijn altijd wel perikelen bij een nieuw systeem.” Daardoor werden sommige oorspronkelijke doelstellingen bijgesteld. “We wilden zo veel mogelijk self service bij medewerkers en leidinggevenden onderbrengen”, blikt Brinkman terug. “Daar zijn we een beetje van teruggekomen omdat er wel heel veel werk op het bordje van leidinggevenden terecht dreigde te komen. Wij wilden het voor onze leidinggevenden simpel houden door als HR inhoudelijke ondersteuning te bieden”, aldus Brinkman die zegt er nog steeds naar te streven om op de wat langere termijn meer self service operationeel te hebben dan nu het geval is.
“Door over te stappen op AFAS heeft de UT meer dan twintig andere applicaties kunnen vervangen”, stelt Oeloff. Daardoor is het IT-landschap een stuk overzichtelijker geworden. Bovendien draagt de nieuwe software volgens Oeloff bij aan de realisatie van organisatiedoelstellingen. “Onderdeel van onze missie is dat we streven naar ‘Trust over control’. Bij heel veel processen hadden we soms wel zeven controlestappen ingebouwd voordat er een besluit kon worden genomen. Het streven was om dat aantal terug te brengen naar twee. Op een kleine hoeveelheid uitzonderingen is dat in de praktijk goed gelukt.” Ook de onboarding van nieuwe medewerkers is sterk verbeterd, benadrukt Brinkman. “Mede dankzij de digitale ondertekening van contracten loopt dat proces als een zonnetje. Alleen nieuwe medewerkers in landen als Turkije of Iran hebben soms te maken met providers die sms voor digitaal ondertekenen niet ondersteunen. Daar moeten we dan een workaround voor verzinnen, maar voor de rest gaat het als een tierelier. Daar winnen we heel veel tijd en vooral ook kwaliteit mee.”
Al sinds de oprichting in 1961 is de Universiteit Twente sterk verbonden met het rijke industriële erfgoed van de regio en haar inwoners. Vandaag de dag fungeert de universiteit als katalysator in high tech communities en sectoren met sterke banden in uiteenlopende industrieën en maatschappelijke domeinen. De UT participeert in baanbrekende, wereldomspannende netwerken en programma’s en manifesteert zich daarmee als een uitgesproken ondernemende universiteit. De organisatie schakelt continu met overheid, bedrijfsleven en kennisinstellingen om baanbrekend onderzoek te genereren. De UT biedt werkgelegenheid aan ruim 3.000 medewerkers die met elkaar jaarlijks ongeveer 13.000 studenten opleiden. De UT onderhoudt een actief netwerk van meer dan 45.000 alumni over de hele wereld.
Benieuwd naar het klantverhaal van Universiteit Twente?