AZ: geen doorsnee softwaregebruiker

Patrick de Wit is als controller werkzaam bij AZ. Eind 1999 trad hij er als administratief medewerker in dienst. Toen speelde de club, die het jaar ervoor was gepromoveerd naar de eredivisie, nog in het oude stadion, de Alkmaarderhout. “Destijds was AZ een veel kleinere club dan tegenwoordig. Het was meer een soort veredelde amateurvereniging”, zegt De Wit, “De bedrijfsvoering was toen een stuk kleinschaliger van opzet.”

Verdubbeling van de exploitatie

In die periode had de club verbouwplannen voor het toenmalige onderkomen. In de jaren die volgden, bereidde de club zich voor op ongeveer een verdubbeling van de exploitatie. Zijn filosofie? “Het kapitaal van de club moet op het veld staan, maar wel binnen de grenzen van wat qua bedrijfsvoering mogelijk is.” Dat verraadt een zakelijke benadering. Maar als we De Wit vragen hoe hij AZ over vijf jaar graag ziet, klinkt in zijn antwoord ook de liefhebber door: “Ik hoop dat we dan een stabiele en financieel gezonde club zijn die structureel in de top 4 van de Nederlandse competitie speelt. En dan het liefst met een heel stel spelers in het eerste elftal die we zelf hebben opgeleid.”

Overstap naar ERP-oplossing

Met ingang van het seizoen 2010/2011 is AFAS hoofdsponsor van AZ en is de softwareleverancier ook naamgever van het stadion. “Dat was voor ons logischerwijs het moment om over te stappen op de ERP-software van de sponsor”, zegt De Wit. “We hebben daar overigens wel ruim de tijd voor genomen, ongeveer een half jaar. Die periode hebben we onder andere benut om onze relatiebestanden grondig op te schonen. Zo konden we op 1 januari 2011 redelijk probleemloos de overstap maken met de functionaliteiten HRM en Payroll en de financiële modules.”

Voetbalspecifieke inrichting 

“Een belangrijk voordeel van het huidige systeem is dat de software die we nu gebruiken in vergelijking met wat we gewend waren een stuk flexibeler is. Met name de beschikbaarheid van vrije velden in het systeem maakt dat je er in een organisatie als de onze, toch bepaald geen doorsneebedrijf, uitstekend mee uit de voeten kunt. Een voorbeeld van de voetbalspecifieke inrichting van het systeem heeft betrekking op onze samenwerking met ongeveer 120 amateurclubs. De vrije velden in het systeem bieden ons de mogelijkheid om het karakter van het partnership met die amateurclubs overzichtelijk vast te leggen.”

Toekomstdroom

Over de ingebruikname van OutSite denken we momenteel na, ik verwacht dat we de portal over een half jaar in de lucht hebben. We zouden bijvoorbeeld de traffic die verband houdt met het jaarlijkse golftoernooi van AZ via OutSite kunnen inrichten: van het versturen van uitnodigingen, tot het inschrijven en factureren. Mogelijk zouden we ook de halfjaarlijkse rapportageverplichting richting de KNVB via OutSite willen regelen. Het zou mooi zijn als we die overzichten niet meer naar de voetbalbond versturen als update in Excel, maar via Profit kunnen uploaden."

“Mijn belangrijkste advies is om, voordat je met het ERP-systeem gaat werken, heel goed na te denken
over welke output je uit het systeem wilt halen en dat vast te leggen in het implementatieplan.”

Benieuwd naar de rest van de ontwikkelingen bij AZ?