ASKO werkt dagelijks met ruim honderd medewerkers en flexibele krachten aan schone en veilige werkomgevingen. Dat gaat nog beter sinds het schoonmaakbedrijf bedrijfsprocessen automatiseert met de software van AFAS en geïntegreerde oplossingen van Appreo en VOXTUR. Handmatig papierwerk behoort tot de verleden tijd, rayonleiders hebben meer inzicht in de werkplanning en de directie heeft razendsnel stuurinformatie tot haar beschikking.
Facilitair/Schoonmaak
100
Amsterdam
November 2023
ERP
Interview met:
Sander Epping - Chief Cleaning Officer
Ricardo Salet - Algemeen Directeur
Sander Epping en Ricardo Salet zijn ondernemers die snel vooruit willen. Daarbij geloven zij in de kracht van automatisering. Dus toen Ricardo in 2022 en Sander in 2023 als directieleden aantraden bij ASKO, zagen zij samen met het al langer actieve directielid Harry Neuteboom waar de uitdagingen lagen én hoe die processen beter konden.
‘Wij hebben eerder voor een multinational gewerkt en zijn het gewend om met twee vingerknippen informatie tot ons te krijgen om te sturen op business’, vertelt Sander. ‘Op het moment dat we bij ASKO binnenkwamen zagen we dat er werd gewerkt met een traditioneel softwaresysteem voor de schoonmaakbranche. Daarnaast werd er veel gedaan op de ouderwetse manier. Urenregistratie, kosten, klantinformatie: dat werd allemaal bijgehouden in Excel-sheets in verschillende systemen. Dat was arbeidsintensief en niet meer van deze tijd. Dat kon veel meer geautomatiseerd worden.’
De directie van ASKO had twee opties: het toenmalige softwarepakket uitbreiden of overstappen naar een andere oplossing. De keuze was snel gemaakt. Sander: ‘Ons toenmalige systeem zou ook met uitbreiding te beperkt blijven voor onze ambities. Wij willen ook andere, aan schoonmaak verwante diensten gaan aanbieden. Dan is het wenselijk om alle onderliggende bedrijfsprocessen in één systeem onder te brengen, waarin we altijd de juiste informatie tot onze beschikking hebben.’
Dat systeem vond ASKO via het netwerk van Sander in AFAS. ‘Ik ken een consultant van AFAS. Zij liet mij wat functionaliteiten zien en daar werd ik heel blij van. Ik zag dingen voorbijkomen die ik niet eens bij mijn vorige werkgever tot mijn beschikking had, terwijl het daar heel goed voor elkaar was.’
Waar ASKO tot dat moment werkte met specifieke software voor de schoonmaakbranche, zag de directie de voordelen van de gestandaardiseerde software van AFAS. Sander: ‘3,5 miljoen Nederlanders krijgen hun loonstrook via AFAS. Dat is nogal wat.’
Sander: ‘Als je met dit systeem werkt, maak je indirect gebruik van de kennis, ervaring en best practices van alle schoonmaakbedrijven die er al mee werken.’
Bij aanvang van de implementatie in november 2023 was Sander vol goede moed. Met zijn kenmerkende gedrevenheid dacht hij dat de klus snel geklaard zou zijn. ‘Alle seinen stonden op groen. We hadden onze medewerker Robbert Hage helemaal vrijgemaakt voor dit project. Hij kreeg een nieuwe rol als functioneel beheerder. 1 januari 2024 helemaal over naar het nieuwe systeem, dat moest volgens alle betrokken partijen kunnen.’
Het bleek te optimistisch gedacht. De facturen van januari en een deel van februari heeft ASKO nog via het oude systeem moeten versturen. Toch lukte het om in januari wel met de salarisverwerking van start te gaan in AFAS. En inmiddels verloopt ook de facturatie via het nieuwe systeem. Een belangrijke rol bij het inrichten van de nieuwe software was en is weggelegd voor VOXTUR.
‘Zij bieden ons als implementatiepartner de begeleiding die we nodig hebben’, licht Sander toe. ‘De kracht van VOXTUR is dat ze op alle onderdelen een expert hebben. Samen met die specialisten lopen we de inrichting helemaal door en kijken we wat het beste voor ons werkt. Wat kunnen we hoe automatiseren? Zo komen we er ook steeds meer achter waar we behoefte aan hebben. Je moet het zien als een puzzel. De buitenranden liggen inmiddels, dat zijn de essentiële processen. Maar we hebben nog twee handen met puzzelstukjes die op hun plek gelegd moeten worden. Ik ben een ongeduldig persoon. Maar als we terugkijken op de zwaarte van het implementatietraject, en de tijd waarin we dat hebben gedaan, dan is het succesvol geweest.’
Over uitdagingen gesproken: hoe kreeg ASKO de interne organisatie mee in dit hele proces? Open communiceren over wat er stond te gebeuren was de sleutel. Sander: ‘Natuurlijk ging er wel wat veranderen voor medewerkers. Zeker voor rayonmanagers en de mensen die bij ons op kantoor werken. Tegen hen hebben we gezegd: dit is het plan van aanpak en dit is wat het oplevert. Het is anders dan wat we al tien jaar doen en dat is even vervelend. Het gaat een bumpy ride worden, maar uiteindelijk gaan we er allemaal profijt van hebben.’
En zo pakt het ook uit. Rayonmanagers, schoonmaakmedewerkers, de mensen op kantoor: ze ervaren steeds meer de voordelen van werken met AFAS. ‘Dat is grappig om mee te maken. Dan roept iemand van administratie ineens: wow, als dit kan, dan gaat het me zoveel werk schelen! De snelheid, de trucs: we leren het systeem kennen. Voor ons zijn AFAS, Appreo en VOXTUR onmisbare schakels om een omgeving te creëren waarin mensen makkelijk en prettig kunnen werken. Steeds meer gaan we de kracht van automatiseren van processen inzien.’
Wat levert werken met de nieuwe ERP-software ASKO tot nu toe op? Sander: ‘Meer inzicht, nu al. Vanmorgen nog ben ik heel blij geworden van de rapportages uit AFAS. Per maand kan ik marges monitoren. Met twee klikken heb ik de informatie die ik nodig heb gevonden. Als ik naar klanten toe ga kan ik het gesprek goed voorbereiden, want we leggen alle informatie vast in dossiers in AFAS. We kunnen altijd zien wat er speelt, of facturen betaald zijn, wat de betalingstermijnen zijn, noem maar op. Het scheelt ook gewoon werk en levert dus tijdwinst op.’
Appreo, partner van AFAS, vult de oplossing voor ASKO aan met schoonmaakspecifieke software. Daardoor heeft het bedrijf niet alleen zijn roosters en reguliere werk in één overzicht, maar ook het specialistische werk, trappenhuizen en glasbewassing. Al die verschillende soorten dienstverlening vergen namelijk een andere afhandeling op het gebied van planning, uitvoering en facturatie. Kortom: meer grip, meer plezier en minder papier.
‘Als we AFAS even zien als een taart, dan is Appreo voor ons een belangrijke taartpunt’, zegt Sander. ‘Kregen onze medewerkers vorig jaar nog de werkplanning in een pdf-bestand, nu hebben we een app waarin onze rayonmanagers het team precies op de juiste klus zetten. Het maakt dat we repeterend werk voor een heel jaar op de juiste manier kunnen doorplannen. Elke medewerker is op de juiste tijd op de juiste plaats. Op het moment dat iemand uitvalt, ziek is of op vakantie gaat, hebben we in één oogopslag duidelijk waar we voor invulling moeten zorgen.’
Sander: ‘De controlerende functie in de software levert een grote foutreductie op, want we kunnen zelf niets meer vergeten.’
De oplossing van Appreo vergemakkelijkt en versnelt de samenwerking, zo ervaart het team van ASKO. Robbert: ‘Als iemand ziek is, dan staat het binnen vijf minuten in de app. En ook nog op de juiste manier. Voorheen moesten we heen en weer bellen om dingen te regelen. Het is voor ons ideaal dat AFAS samenwerkt met Appreo.’
Robbert: ‘De systemen praten met elkaar, zodat alle informatie juist en op één plek terug te vinden is.’
‘Ook de werkprogramma’s hebben we inmiddels in AFAS gezet. Onze medewerkers openen de app als ze bij de klant komen en weten precies welke verschillende soorten werkzaamheden ze op dat moment moeten doen. Dat geldt ook voor eventuele vervangers.’
ASKO ondervindt dagelijks de meerwaarde van de samenwerking van AFAS en Appreo. ‘We hebben het gevoel dat we in een ecosysteem werken, waarin alle functionaliteiten op de juiste manier met elkaar verbonden zijn. Wat we niet moeten vergeten te benoemen, is het bewijs van service dat Appreo ons biedt. We kunnen altijd aantonen dat de schoonmaker ’s ochtends het trappenhuis heeft schoongemaakt. Dat geeft de klant zekerheid en haalt een hoop discussie weg.’
Ook VOXTUR voegt, naast de eerder genoemde hulp bij de implementatie, precies toe wat in de ‘AFAS-taart’ nog mist voor ASKO: geautomatiseerde salarisadministratie. Dat scheelt niet alleen tijd, het biedt ook zekerheid met het oog op alle wet- en regelgeving. ‘VOXTUR ontzorgt onze mensen daarmee en faciliteert dat onze mensen op de juiste manier op tijd hun salaris krijgen. Het is gemak voor ons. Het draait, mensen krijgen hun salaris en dat gebeurt goed.’
Dit is pas het begin. ASKO is pas een half jaar onderweg met AFAS, Appreo en VOXTUR en heeft verschillende wensen voor de toekomst. ‘We zitten nog in onze wittebroodsweken, we zijn nog niet klaar met leren en finetunen. Een voorbeeld is de planningapp van Appreo. Ons flexteam werkt daar al mee en dat gaat hartstikke goed. We zijn nu druk bezig om ook de onderaannemers die glasbewassing voor ons uitvoeren over te zetten in Appreo.’
En zo werkt het team van ASKO samen met de softwarepartners verder aan de gedroomde puzzel. Om daar nog meer stappen in te zetten volgt Robbert na de zomer het Succesbeheer Traineeship bij AFAS. Met de kennis die hij daarbij opdoet, kan hij de organisatie van ASKO verder helpen. Sander: ‘Uiteindelijk willen we alle functionaliteiten die voor ons relevant zijn benutten. Ook diverse workflows moeten we nog inrichten en optimaliseren. Maar als je kijkt naar waar we vandaan komen, dan hebben we flinke stappen gezet. Ik ben in het begin misschien iets te optimistisch geweest, maar het is gaaf om te zien hoe ver we zijn.’
ASKO is al sinds 1971 een betrouwbare partner voor een schone en veilige omgeving. Van kleine VvE tot grote multinational, van mkb-kantoor tot zorginstelling: het in Amsterdam gevestigde schoonmaakbedrijf levert consistente en hygiënische resultaten in alle omgevingen.
ASKO onderscheidt zich door professionals uit het hele spectrum van de facilitaire dienstverlening aan zich te binden. Het leidinggevende team is samen goed voor meer dan 100 jaar facilitaire kennis, zowel op nationaal als internationaal niveau.
De missie van ASKO luidt: een duurzame maatschappij waarin hygiëne en veiligheid vooropstaan. Daarmee is het bedrijf een partner waar veiligheid, continuïteit en zekerheid centraal staan. Schoon, betrouwbaar en innovatief.
Automatiseer net als ASKO en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |