Denk je aan Corendon, dan denk je aan vakantie, zon en ontspanning. In de afgelopen 25 jaar groeide het bedrijf uit tot een toonaangevende reisorganisatie met eigen airlines en hotels & resorts in binnen- en buitenland. Sinds 2011 draagt de ERP-software van AFAS bij aan die groei. Niet alleen in Nederland, maar ook op Curaçao. Hoe? Door een grote automatiserings- en efficiencyslag binnen administratieve processen mogelijk te maken én gemak te bieden in het aansluiten van nieuwe bedrijfsentiteiten op het systeem.
Reisbranche
700+ medewerkers
Badhoevedorp
2011
ERP
Eugène La Haye (Directeur Accounting & Reporting)
Erhan Sogut (Directeur Digital Innovation)
De gezamenlijke geschiedenis van AFAS en Corendon gaat nog verder terug dan het begin van de samenwerking met Corendon Hotels & Resorts. Bijna vijftien jaar geleden al laat Eugène La Haye, Directeur Accounting & Reporting bij Corendon, zijn oog vallen op de ERP-software van AFAS voor verdere automatisering van de administratie van Corendon Dutch Airlines.
‘We gebruikten een boekhoudpakket met een beperkte financiële module’, zo herinnert Eugène zich. ‘Het was wel duidelijk dat we toe waren aan verdere professionalisering van onze administratieve processen voor financieel en HR. We zijn op zoek gegaan naar een pakket dat past bij ons als touroperator en airline. AFAS kwam daarbij als de beste oplossing uit de bus. Een goede prijs-kwaliteitverhouding en de flexibiliteit die het ERP-pakket ons biedt waren voor ons aanleiding om voor dit alles-in-één-systeem te kiezen.’
In die beginperiode bewijst de software direct haar waarde. Eugène: ‘We zijn begonnen met het inrichten van onze HR- en payroll-processen. Een goed voorbeeld is de administratie rond de volledige personele bezetting die we voor onze vliegtuigen nodig hebben. Van de piloten en de cabin attendants tot de cateringmedewerkers en het kantoorpersoneel: we konden de gehele organisatie in de HRM-module van AFAS onderbrengen. We hebben gelijktijdig een HR-afdeling opgetuigd, een salarisadministrateur in huis gehaald en in combinatie met het ERP-pakket van AFAS de regie in eigen hand genomen.’
Dat smaakt naar meer. Of, zoals Eugène het zegt: ‘Als je dan toch beschikt over een pakket met ook een goede financiële module, zijn we gelijk doorgegaan met verdere professionalisering en automatisering. Het begin van ons boekjaar in 2011 was een goed moment om ook de financiële administratie van alle Corendon-entiteiten over te brengen naar AFAS.’
Bij de oprichting van Corendon Hotels & Resorts in 2014 is het vrijwel meteen duidelijk: ook de administratie van deze nieuwe tak gaat naar AFAS. Eugène: ‘We hadden immers een goed systeem staan waar we meerdere omgevingen en administraties in kunnen onderbrengen. Onze hotels daaraan toevoegen was een logisch gevolg. Mooie bijkomstigheid was dat AFAS toen al met een kantoor op Curaçao (en ook België) gevestigd was, waardoor we met onze bedrijven daar lokale support konden krijgen.’
De groei van Corendon zet door in de jaren die volgen. Met als resultaat dat ruim tien jaar later maar liefst 40 bv’s van Corendon binnen 3 omgevingen zijn ondergebracht in het systeem van AFAS. Daaronder bevinden zich ook de 9 vestigingen van Corendon Hotels & Resorts in zowel Nederland als op Curaçao. ‘Dat is een omvangrijk geheel, maar de flexibiliteit van AFAS geeft ons de mogelijkheid om het zo in te richten’, vertelt Eugène. ‘Inmiddels doen we alles wat met administratie te maken heeft in het systeem. Al onze medewerkers hebben een login en werken erin. Ze kunnen via AFAS Insite veel zelf doen: van het aanvragen van verlof tot het doorgeven of ze gebruikmaken van onze lunch of de fietsvergoeding, om maar wat te noemen.’
De salarisadministratie, HR, financieel, ordermanagement voor de catering in vliegtuigen: Corendon heeft deze bedrijfsprocessen allemaal voor een groot deel geautomatiseerd in AFAS. Wat dat de organisatie brengt? Eugène: ‘AFAS betekent voor mij: intuïtief boekhouden. Je kunt vrij eenvoudig grote datasets ontsluiten en vanuit AFAS koppelen met andere systemen. Dat maakt het voor ons een flexibele oplossing. Ook koppelingen met bijvoorbeeld de belastingdienst en pensioendiensten zijn geautomatiseerd. Dat is ideaal voor ons, het neemt ons veel werk uit handen.’
In al die jaren van werken met AFAS slaat Corendon een grote automatiseringsslag, met een flinke efficiencywinst als resultaat. Eugène maakt het concreet met een voorbeeld: ‘We zijn met onze administratie in Nederland niet gegroeid in het aantal medewerkers, terwijl onze omzet verveelvoudigd is. Dat zegt genoeg. Facturen inlezen, bijlagen toevoegen, declaraties goedkeuren, salarismutaties doorvoeren: het gebeurt allemaal automatisch. Zulke processen hebben we in workflows gegoten. Dat is ook prettig voor de accountant, want die heeft alle gegevens inzichtelijk in één systeem.’
‘AFAS zorgt ervoor dat we slimmer, makkelijker en efficiënter werken. Stapels facturen op een bureau vind je niet meer.'
Bij Corendon zien ze het open karakter van het systeem als een groot voordeel. ‘AFAS is goed te koppelen met de andere systemen die we gebruiken’, vertelt Erhan Sogut, Directeur Digital Innovation bij Corendon. ‘Het realtime importeren en exporteren van gegevens gaat daardoor makkelijk en snel. Het is top dat we daarvoor zelf GetConnectoren kunnen inrichten om een verbinding met een andere applicaties tot stand te brengen. Dat hebben we bijvoorbeeld voor verzuim en niet geklokte uren gedaan. Op dit moment zijn we bezig ons proces van in- en uitdiensttreding in AFAS te koppelen aan applicaties van Microsoft 365. Stel dat een medewerker uit dienst treedt, dan hoeven we diegene niet eerst handmatig in alle systemen af te melden. De gegevens in de gekoppelde systemen zijn zo altijd up-to-date.’
Of neem de matchingtool die Corendon Hotels & Resorts gebruikt om de inkoopverplichting en facturatie bij elkaar te brengen. Erhan: ‘De export daarvan lezen we direct in via de importfunctie in AFAS. Dat hebben we zelf kunnen bouwen. Er gaan elke week duizenden facturen AFAS in voor betaling en consolidatie in diverse valuta. Dan is het prettig dat dit soort mogelijkheden er zijn, helemaal als je ze ook nog zelf kunt bouwen.’
Voor Corendon Hotels & Resorts is AFAS hét bronsysteem dat overzicht en inzicht biedt. ‘Een overzicht van opbrengsten en kosten halen we makkelijk en snel uit AFAS, dat is het voordeel van alle gegevens op één plek. Daardoor zijn we in staat om maandelijks een goed financieel rapport op te stellen en weten we waar we aan toe zijn. We hebben direct inzicht in winst en verlies en kunnen ook snel met de data aan de slag. We kunnen er van op aan dat het klopt, dus het is een goede basis voor onze rapportages. Dat geldt ook voor de accountants. Die halen de gegevens uit het systeem, lezen ze netjes in in de eigen systemen en dan zijn er ook nog goede koppelingen met de belastingdienst en de pensioenfondsen.’
Corendon is een groeiende organisatie. Dat geldt niet alleen voor de reisorganisatie, maar ook voor de Hotel & Resorts-tak. Dan is het prettig om te werken met een systeem dat die groei ondersteunt, vertelt Eugène. ‘We kunnen makkelijk nieuwe entiteiten toevoegen en ze mooi van elkaar scheiden in verschillende omgevingen in één pakket. AFAS vormt de ruggengraat van onze gehele administratieve organisatie en is daarbij ook nog goed beheersbaar. Het is prettig om te weten dat het systeem onze groei aankan en op een eenvoudige manier ondersteunt. Of het nu gaat om een uitbreiding van onze activiteiten of de toevoeging van nieuwe hotels: we weten dat we ze makkelijk kunnen onderbrengen in het systeem.’
Voor het beheer van AFAS heeft Corendon vier ‘super users’ aangewezen binnen de organisatie. Eugène is één van hen. ‘Wij kunnen het pakket goed doorgronden en richten workflows zelf in. Als we hulp nodig hebben is er lokaal support, dat werkt ook op Curacao heel fijn.’ Erhan: ‘AFAS neemt ons ver van tevoren goed mee in nieuwe releases, in nieuwsbrieven en vanuit haar accountmanagers. We weten wat we wanneer kunnen verwachten.’ Eugene knikt instemmend: ‘Dat AFAS alle cao’s in het systeem bijwerkt op basis van nieuwe fiscale regelgeving, ook op Curaçao is een groot pluspunt.’
En de eindgebruikers in de organisatie van Corendon? ‘Die zijn gewend aan het systeem en positief. Van stagiair tot medewerker, iedereen vindt er vrij snel zijn weg in. Het is gebruiksvriendelijk en, wat we als organisatie zeer waarderen, het gebeurt zelden dat het systeem niet werkt. De beschikbaarheid is heel betrouwbaar.’
Wat zeggen Eugène en Erhan als ze na bijna vijftien werken met AFAS de balans opmaken? ‘We kunnen steunen op een betrouwbare administratie, dat is het allerbelangrijkste. Het biedt ons gemak bij administratieve werkzaamheden en flexibiliteit bij het koppelen met andere applicaties die we nodig hebben. Ongetwijfeld benutten we het systeem nog niet optimaal, want er is veel mogelijk. Zo maken we nog lang niet optimaal gebruik van de rapportagetools voor finance. Dat is het mooie: er blijft altijd wat te verbeteren.’
Corendon is in 2000 begonnen als Turkije-specialist. Inmiddels is het bedrijf uitgegroeid tot een toonaangevende en succesvolle touroperator voor populaire zonvakanties binnen en buiten Europa. Corendon biedt vakanties aan vanuit Nederland, België, Duitsland en Denemarken. Daarnaast heeft Corendon een eigen hotelketen en luchvaartmaatschappij. Hierdoor is de organisatie flexibel en kan zij snel schakelen om de consument zo optimaal mogelijk van zijn welverdiende vakantie te laten genieten.
Het hotelportfolio van Corendon Hotels & Resorts bestaat momenteel uit 9 hotels. Op Curaçao is de organisatie de trotse eigenaar van het Corendon Mangrove Beach Resort, het Livingstone Jan Thiel Resort, The Rif at Mangrove Beach en The Ritz Village. In Turkije biedt zij twee All Inclusive resorts aan in de populairste badplaatsen langs de Turkse kust: het Corendon Playa Kemer en Grand Park Lara. In Amsterdam en omgeving vind je Corendon Amsterdam Schiphol Airport hotel, het Corendon Amsterdam New-West hotel en The College Hotel.
Dankzij de jarenlange ervaring in het inkopen van hotels en haar sterke positie in de markt, zorgt Corendon voor de scherpste prijzen van haar vakantiedeals. Daarnaast houdt Corendon haar overheadkosten laag, waardoor haar aanbod van pakketreizen of haar eigen hotels de beste prijs-kwaliteitverhouding hebben.
Automatiseer net als Corendon en ruim14.000 Nederlandse organisatiesje bedrijfsprocessen met AFAS Software. |
Benieuwd wat AFAS voor jouw hotel kan betekenen? Bekijk dan de branchepagina.