Werkt jouw bedrijf op projectbasis? Hoe meer projecten er lopen, hoe lastiger het wordt om overzicht te houden. Daarom heb je een goed georganiseerde projectadministratie nodig. Zo houd je grip op projecten, hoeveel het er ook zijn.
Wanneer je op projectbasis werkt, kun je eigenlijk niet zonder goede projectadministratie. Projectadministratie omvat alle administratieve werkzaamheden van projecten. Zo weet je per project hoe het zit met de voortgang, gemaakte uren en kosten. De projectmanager is verantwoordelijk voor een goede projectadministratie en voor projectmanagement in het algemeen.
Met projectadministratie schrijven medewerkers hun uren beter en verlopen je projecten efficiënter. Als je je projectadministratie op orde hebt, kun je al bijsturen als projecten nog lopen. Bovendien verzamel je de tools om projecten doorlopend te verbeteren.
Ook voor je klanten is een goede projectadministratie belangrijk. Zij ontvangen facturen die volledig kloppen. Doordat je alles in de gaten houdt, voorkom je dat een project uitloopt. Je kunt je projectadministratie ook digitaal regelen met projectsoftware.
Je kunt technisch gezien nog met Excel uit de voeten als je niet zoveel projecten hebt lopen. Maar veel bedrijven gebruiken projectadministratie-software, vooral omdat ze teveel projecten tegelijk onder handen hebben en behoefte hebben aan overzicht. Met deze software digitaliseer en automatiseer je alle processen en administratie rondom projecten.
Zo houd je je projectadministratie en projectmanagement in de hand. Met projectsoftware houd je overzicht over allerlei belangrijke zaken, zoals projectvoortgang, budgetten en gewerkte uren per project. Daarnaast heb je volledig inzicht met speciale dashboards.
Projectadministratie is goed, digitale projectadministratie is beter. We zetten de 3 grootste voordelen van digitale en automatische projectadministratie voor je op een rij:
Het nachtmerriescenario voor iedere projectmanager: een klant vraagt om een update van de projectstatus, maar je loopt net een beetje achter de feiten aan en je kunt niet direct antwoord geven. Er lopen veel projecten tegelijkertijd, en je bent het overzicht even kwijt. Je belooft die dag nog een update te sturen. Het gevolg: je bent de hele middag bezig om de juiste gegevens bij elkaar te rapen, voordat je de rapportage kunt sturen.
Met een digitale projectadministratie voorkom je deze stressmomenten. Als klanten vragen om een update, wil je die snel en accuraat kunnen geven. Daarvoor moet je projectadministratie helemaal bij zijn én moet je in een oogopslag de status kunnen zien. Met digitale projectadministratie heb je alle informatie meteen bij de hand. Je kunt erop vertrouwen dat je klanten op ieder moment goed kunt informeren.
Misschien wel het belangrijkste onderdeel van projectadministratie: dat de klant kloppende facturen krijgt. Als je projectsoftware gebruikt, volgt de factuur automatisch uit de gemaakte uren en eventuele andere geschreven kosten. Handmatig facturen opstellen en versturen is verleden tijd.
Over gemaakte uren gesproken: met digitale projectadministratie heb je de urenregistratie altijd tot in de puntjes in orde. Medewerkers schrijven hun uren namelijk in de bijbehorende urenregistratiesoftware. Zo zie je hoe efficiënt er wordt gewerkt en check je of er niet te veel uren aan een project worden besteed.
Door consequent uren te schrijven, werk je een stuk nauwkeuriger. Je verstuurt betere offertes, kunt sneller en makkelijker factureren, hebt meer inzicht in winst en verlies en bewaakt je projectvoortgang.
Je hebt inzicht in de hele breedte en diepte van ieder project. Met intelligente dashboards zie je de status van ieder lopend en afgerond project. De data komt direct uit het systeem en is daardoor altijd actueel. De dashboards zijn een logisch gevolg van de data uit je projectsoftware.
Een ander voordeel van digitale projectadministratie is dat je hiermee de handvatten hebt voor een goede evaluatie. Doordat alle gegevens centraal staan opgeslagen en goed vindbaar zijn, kun je projecten volledig evalueren en vergelijken. Hierdoor zie je eventuele knelpunten snel.
Plan je projecten goed in, of zit je eigenlijk altijd net aan de krappe kant? Dan kun je de urenschatting misschien beter verruimen. Zie je dat sommige medewerkers langer met taken bezig zijn dan anderen? Bespreek dat en kijk of talenten van medewerkers misschien beter tot hun recht komen met een net iets ander takenpakket.
Projectadministratie wordt stukken makkelijker wanneer je werkt vanuit één oplossing. Hoe? Met ERP Direct, geschikt voor bedrijven tot 25 medewerkers.
Aan de hand van voorbeelden leggen we uit wat onderhanden werk is, welke definities er zijn en bespreken we de methodes die je het beste kunt toepassen.