Is de payroll outsourcen onderdeel van jouw bedrijfsstrategie of voert jouw onderneming de payroll binnenshuis uit? Payroll, zelf doen of uitbesteden.
Dit is geen gemakkelijke keuze om te maken, helemaal omdat de praktijk niet zo zwart-wit hoeft te zijn als alles zelf doen of volledig uitbesteden. Bovendien is deze keuze niet alleen afhankelijk van de wensen van de onderneming, maar ook van haar capaciteiten. Is er bijvoorbeeld voldoende mankracht en kennis van wet- en regelgeving aanwezig om de payroll binnenshuis te kunnen voeren?
Daarbij speelt het financiële plaatje van de onderneming natuurlijk ook een rol, aangezien voor het aanschaffen van payroll software of het inschakelen van een externe partij moet worden betaald. Elke genomen keuze brengt ook weer nieuwe te maken keuzes met zich mee.
Zo zal er bij het zelf verzorgen van de payroll – het zogeheten insourcing – voor een softwarepakket moeten worden gekozen dat aansluit bij de praktijk, wensen en portemonnee van de onderneming. En bij uitbesteding – het zogeheten outsourcing – moet er naar een geschikte en betaalbare partner worden gezocht. Al met al zijn dit belangrijke beslissingen die moeten worden genomen, die de nodige impact op de onderneming zullen hebben. Daarom is het inwinnen van informatie over de diverse mogelijkheden van belang, zodat de keuze weloverwogen kan worden gemaakt.
Zoals gezegd, hoeft de keuze voor de wijze van het voeren van de payroll niet per se in complete insourcing of complete outsourcing te liggen. Hier zijn uiteraard tussenvormen in mogelijk. En misschien biedt het op een andere manier benaderen van dit vraagstuk eigenlijk wel dé oplossing; wat nu als uw onderneming zelf zo min mogelijk hoeft te doen, waarbij de regie niet per se uit handen hoeft te worden gegeven? Is payroll uitbesteden dan niet juist een mooie uitkomst? Al deze mogelijke oplossingen komen hierna uitgebreid aan bod.
Bij insourcing voert jouw onderneming zelf de gehele HR- en payroll-administratie uit. De salarisverwerking en loonaangifte zijn jouw verantwoordelijkheid. Hiermee heb je alles in eigen hand en onder eigen beheer. Insourcing gebeurt over het algemeen met behulp van een softwarepakket. Bovendien zijn tegenwoordig de HRM- en payroll-administratie te integreren, zodat de loonberekeningen een logisch gevolg zijn van de HR-administratie. Daar komt nog bij dat de softwareleverancier ervoor kan zorgen dat de voor jouw onderneming geldende cao-bepalingen al in de software verwerkt zitten, naast de geldende wet- en regelgeving uiteraard. Dat scheelt je ook weer een hoop werk. Je hoeft alleen nog maar een bepaalde optie aan te vinken en met één druk op de knop rollen de salarisverwerking en loonaangifte uit de software. Wel is het wijs om enige kennis in huis te hebben rondom het payroll-proces. Denk bijvoorbeeld aan het doen van controles, maar ook voor vraagstukken vanuit de organisatie.
Het voordeel van insourcing is dat je de payroll zelf in de hand hebt en dus volledig eigen baas bent. Dit maakt jouw onderneming ook heel flexibel: op elk moment is direct en volledig inzicht in de gang van zaken mogelijk. Zo zijn managementrapportages en analyses op elk gewenst moment samen te stellen. Een re-run draaien of een pro-formaberekening maken, kan zo vaak gebeuren als gewenst.
Het feit dat bij dit soort handelingen geen externe partij hoeft te worden ingeschakeld, levert een direct kostenvoordeel op. Als er bovendien voor wordt gekozen om ook met e-HRM te werken, levert dat tijdswinst op. Hierdoor hoeven alle personeelsmutaties namelijk maar één keer te worden ingevoerd. De mogelijke keerzijde van insourcing is dat het essentieel is dat de onderneming over de benodigde deskundige mankracht beschikt om de payroll te kunnen voeren. Want hoe volledig het gebruikte softwarepakket qua geïmplementeerde cao’s en wet- en regelgeving ook is, de uitkomsten moeten nog wel door werknemers van jouw onderneming worden gecontroleerd.
Bij outsourcing geeft jouw onderneming de payroll uit handen aan een externe partij. Dit kan gebeuren in de vorm van uitbesteding van alleen de salarisverwerking of in de vorm van uitbesteding van de volledige salarisadministratie. Er bestaan vele partijen die je voor (gedeeltelijke) outsourcing kunt inschakelen, zoals externe administratiekantoren of sommige softwareleveranciers. Bij uitbesteding van alleen de salarisverwerking komt het erop neer dat jouw onderneming elk loontijdvak alle mutaties in de personeelsgegevens aan de uitbestedingspartner aanlevert, zoals aanpassingen van het loon of contracturen. De uitbestedingspartner verzorgt zaken als de verwerking van de personeels- en salarisgegevens, de loonberekeningen en de aangifte loonheffingen richting de Belastingdienst. Jouw onderneming ontvangt vervolgens de loonberekeningen retour.
Bij volledige uitbesteding van de payroll komt de volledige salarisadministratie buiten de deur te liggen. Dit wordt ook wel Business Process Outsourcing (BPO) genoemd. Jouw HR-afdeling levert hierbij alle mutaties aan en de softwareleverancier verzorgt de rest, te weten de complete verwerking van de gegevens, de loonberekeningen, de controles en benodigde aanleveringen aan instanties en het voeren van de administratie.
Het voordeel van payroll uitbesteden is dat er binnen de onderneming minder kennis over de salariswet- en regelgeving aanwezig hoeft te zijn en dat er minder mankracht nodig is. Zo maakt onderneming gebruik van de expertise van de uitbestedingspartner en legt daar het werk en de verantwoordelijkheden neer. Dit is zeker voor kleine ondernemingen met een kleine backoffice is dit een aantrekkelijke optie. Het nadeel van payroll uitbesteden is de afhankelijkheid van de uitbestedingspartner en het kostenplaatje dat ermee gepaard gaat. Door de afhankelijkheid heb je zelf minder (actueel) inzicht in en grip op de gang van zaken. Bovendien kan het zijn dat jouw onderneming voor elke gewenste extra handeling, zoals het maken van managementrapportages, analyses of re-runs, extra moet betalen.
Het zelf zo min mogelijk doen zonder hiervoor de payroll van jouw onderneming per se te moeten uitbesteden lijkt misschien onverenigbaar, maar dat is het niet! Het is namelijk de bedoeling om jouw onderneming zo efficiënt mogelijk te laten laten werken, zodat het werk dat overblijft geen onmogelijke kluif voor uw onderneming zelf is. En mocht je er alsnog voor kiezen om dat laatste restje uit te besteden, voorkom je in elk geval dat je processen die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden bij een externe partij neerlegt. Hierbij staat het empoweren van de klant centraal, omdat de gedachte is dat ondernemingen veel werkzaamheden prima zelf kunnen uitvoeren. Hierbij wordt gestreefd naar het laten verdampen van werkzaamheden, in plaats van ze te verplaatsen naar een externe partij.
Voor kleine ondernemingen kan outsourcing immers een mooie oplossing zijn, maar ondernemingen met meer dan vijftig werknemers moeten hierbij een goede afweging maken. Want het zonder meer de gehele payroll uitbesteden aan een externe partij is zonde. Veel mooier is het om zelf de regie in de hand te hebben. En dat kan uiteraard prima met ondersteuning van de kennis en expertise van een externe partij, maar dan wel alleen voor het werk waarbij dat echt nodig is. De bedoeling is om de administratievelastendruk voor jouw onderneming te verminderen door zo veel mogelijk werkzaamheden weg te automatiseren. Dit gaat verder dan alleen digitaliseren. Het gaat om het daadwerkelijk benutten van de kracht van automatiseren.
Voor kleine ondernemingen kan outsourcing immers een mooie oplossing zijn, maar ondernemingen met meer dan vijftig werknemers moeten hierbij een goede afweging maken.
Door de integratie van de HRM- en payroll-administratie, het feit dat de cao’s al in de software verwerkt zitten en het gebruik van e-HRM – zoals onder ‘Insourcing’ al is aangegeven – wordt ervoor gezorgd dat er geen werkzaamheden worden verricht die eigenlijk onnodig zijn. Met slechts één druk op de knop valt er dan vanuit jouw onderneming van alles te regelen, van salarisverwerking en loonaangifte tot tussentijdse analyses en managementrapportages.
Jouw onderneming heeft de regie in eigen hand, waarmee je constante transparantie hebt over de gang van zaken en de mogelijkheid van real-time management. Na deze grondige automatiserings- en optimaliseringsslag blijft er nog maar een klein deel aan uit te voeren salarisadministratie over. De rol van de salarisadministrateur verandert hiermee van die van salarisverwerker naar salariscontroleur. Door de met de juiste automatisering binnenshuis gerealiseerde tijdwinst blijft er bovendien meer tijd over voor een signalerende en adviserende rol richting directie en management. Dat versterkt de positie van de afdeling salarisadministratie binnen de onderneming. Daar hoort ook salarissoftware bij. Als jouw onderneming het overgebleven restje payroll niet (volledig) in eigen beheer kan of wil uitvoeren, is uitbesteding daarvan een goede optie. Je zou ook alleen de bijbehorende controletaken kunnen uitbesteden.
Jouw onderneming besteedt dan alleen de processen uit die niet kunnen worden geautomatiseerd. En dat bespaart je natuurlijk geld!
Een juist berekend loon dat op tijd wordt betaald is een belangrijke plicht voor jou als werkgever. Met de payroll software van AFAS vereenvoudig je het proces, leg je verantwoordelijkheden neer waar ze horen en geniet je van automatische controles zodat je altijd een juist loon uitbetaalt. De software is volledig geïntegreerd met de HRM-oplossing van AFAS waardoor de loonadministratie een logisch gevolg wordt van de HR-administratie. En daarmee krijgt een kwart van werkend Nederland zijn of haar loonstrook via AFAS.