10 taken die je als HR-professional niet zelf meer hoeft te doen


Als HR-manager kun je veel tijd kwijt zijn aan administratieve taken. Een HR-systeem kan je helpen zodat je weer toe komt aan de dingen die je vak het leukst maken, bijvoorbeeld persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling en coaching.


Een derde van de tijd gaat op aan administratie: zonde!

HR-afdelingen zijn een derde van hun tijd kwijt aan het afhandelen van allerlei handmatige administratieve processen, zo blijkt uit het Ken- en Stuurgetallen Personeelsmanagement-onderzoek van Berenschot. Dat is jammer, want een HR-systeem kan veel van deze taken automatiseren. We sommen 10 taken op die een HR-systeem voor je uit handen kan nemen.

1. Onboarding

Als een nieuwe werknemer in dienst treedt, zorgt dat voor aardig wat papierwerk. Dit proces kan goed geautomatiseerd worden; laat een medewerker zelf zijn persoonlijke gegevens invoeren, stel een contract op, laat dat digitaal tekenen en zorg dat de IT-afdeling en de facilitaire dienst automatisch worden ingelicht over een computer, telefoon en werkplek. Voor iedere nieuwe medewerker levert dit wekelijks een tijdsbesparing van een aantal uren op.

2. Bijwerken persoonlijke gegevens van werknemers

Wie kan beter de gegevens van een werknemer bijhouden dan de werknemer zelf. Zorg dat hij zelf adreswijzigingen kan doorvoeren, bankrekeningen kan wijzigen of zijn huwelijkse staat kan aanpassen. Dat scheelt werk en voorkomt fouten.

3. Verlofaanvragen registeren

Het inkloppen en uitrekenen van de verlofdagen van een werknemer is een aardige klus. Laat een HR-systeem verlofdagen berekenen en zorg dat de werknemer zelf zijn dagen kan aanvragen.

Lees ook: een losse verlofapp? Dit zou een standaard onderdeel van je HR-systeem moeten zijn.

4. (Langdurig) verzuim registeren en controleren

Het begeleidingsproces van een medewerker die (langdurig) uit de running is, is een intensief proces. Dit proces is te automatiseren van de eerste ziekmelding tot de WIA-aanvraag. Het systeem kan je automatisch op de hoogte houden van de stappen die genomen moeten worden.

5. Salarisstrook verstrekken

Het verstrekken van een digitale loonstrook – die automatisch, na de salarisronde wordt verstuurd – levert je niet alleen tijd op, je bespaart ook nog papier en portokosten.

6. Verwerken declaraties

Laat medewerkers via een online tool (het liefst via een mobiele app) declaraties invoeren. Na goedkeuring van de manager(s), worden de declaraties met een druk op de knop toegevoegd aan de salarisbetaling. Automatisch wordt de specificatie op de loonstrook verantwoord.

7. Selecteren en doorsturen van cv’s

Vaak ligt de taak van het ontvangen, selecteren en doorsturen van cv’s nog bij de HR-afdeling. Door kandidaten via de website te laten reageren in het recruitmentsysteem kan een manager na inloggen zelf zien wie interesse in de vacature heeft getoond. Ook uitnodigingen of afwijzingen kunnen via dit systeem worden verstuurd.

8. Nakomen functionerings- en beoordelingsgesprekken

Zorgen dat managers functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren, kost soms tijd. Een HR-systeem kan een manager herinneren aan het voeren van deze gesprekken, de vorige beoordelingen laten bekijken en de nieuwe beoordeling laten vastleggen. En mocht dat ter zake doen, dan kan ook een aanpassing aan het salaris worden doorgevoerd.

9. Maken van rapportages

Zorgen dat de directie over de juiste cijfers beschikt, kan veel tijd kosten als de gegevens uit verschillende systemen – of zelfs van papier – moet worden gehaald. Slimme rapportagetools kunnen met een druk op de knop de juiste data uit het systeem halen en grafisch weergeven.

10. Salarissen uitbetalen

Payrollsoftware heeft vaak de cao-afspraken ‘ingebakken’, waardoor die automatisch op het salaris worden toegepast. Hetzelfde geldt voor bruto-netto berekeningen. Zo hoeven alleen de uitzonderingen worden ingevoerd en kan daarna met een druk op de knop de salarissen worden berekend.

De administratie ook beperken met één HR-systeem?

Of het nu gaat om verlof, verzuim, de salarisverwerking of werving & selectie, met de HRM software van AFAS beschik je over één volledige HR-oplossing om de administratie tot een minimum te beperken.