Autonomie kan een wezenlijke bijdrage leveren aan het succes van zorgorganisaties.
Hoe meer je organiseert dat het systeem van AFAS zelfstandig functioneert, hoe meer tijd er vrijkomt voor persoonlijke aandacht voor medewerkers en ontwikkeling van nieuwe diensten. En juist dat is van groot belang met het oog op toekomstige uitdagingen. Maar hoe pak je dit aan? Lynda de Jongh, programmamanager HRM bij zorggroep De Opbouw, deelt haar kennis en inzichten in dit derde deel van een serie interviews.
‘Ik stip daarbij graag drie ingangen aan. Het kan in de eerste plaats gaan om de autonomie van het systeem van AFAS zelf; de mate waarin je het systeem zelfstandig laat functioneren. Als je bijvoorbeeld het beloningsbeleid implementeert in AFAS, hoef je dat bij de promotie van een medewerker niet meer in te voeren. Autonomie kan ook gaan over de vrijheid om taken in te richten zoals je die als team voor ogen hebt, zodat die aansluiten bij de manier van werken. Een andere component van autonomie in AFAS inregelen is dat je kunt komen tot snellere en betere besluitvorming. Koppel autonomie in het HR-landschap binnen de zorg sterk aan snelheid en efficiëntie. Elimineer omslachtige en onderzoekende zoektochten naar informatie en stel besluitvormers in staat om efficiënt te kunnen werken. Daardoor ontstaat ruimte om samen de schouders te zetten onder vraagstukken die steeds moeilijker en complexer worden. En er ontstaat tijd om met elkaar te bouwen aan een cultuur waarbinnen mensen graag willen werken.’
‘We moeten op alle fronten enorm efficiënt en effectief gaan werken om de zorgkosten naar beneden te krijgen en voor de zorgmedewerker maximale ruimte te organiseren voor hun primaire taak. Het organiseren van autonomie is daarbij zeer noodzakelijk. Hoe meer je je administratieve werkprocessen automatiseert en de gebruiker daarin maximaal digitaal faciliteert, hoe minder menskracht je daarvoor nodig hebt. Daar zit de winst, want menskracht op regeltaken en administratie vrijspelen is de grootste opbrengstenbron voor directe zorg en aandacht voor medewerkers. Door de vergrijzing moet elke spat energie van de zorgprofessional naar de zorg. Hoe fijn is het dan als er iemand even aandacht voor jou heeft. Eigenlijk is dat nu al nodig. ‘Aandacht is het nieuwe goud’ is niet voor niks een uitspraak die je steeds vaker hoort. Dat gaat over schaarste en werkdruk. De bedrijfspsycholoog als preventiewerker is niet voor niks in opkomst.’
‘Als alles lekker werkt en medewerkers kunnen tempo maken, zorgt dat voor meer werkplezier. Daarnaast ontstaat er tijd voor persoonlijke aandacht en een praatje. Dat draagt weer bij aan het behoud van mensen voor de organisatie. Als je als zorgorganisatie een visie op werkgeluk hebt, vertaal die dan door naar systemen: wat wil je eruit halen? Voor zorgmedewerkers is het fijn als ze zaken kunnen regelen wanneer het hun uitkomt en vragen direct kunnen stellen via InSite, bijvoorbeeld over hun salaris. Als je dat logt met een keuzemenu heb je direct weer stuurinformatie voor verbetering. Via e-mail gaat deze stuurinformatie verloren. Als je daarbij zorgt voor een aantrekkelijke omgeving waarin je als gebruiker het gevoel hebt dat je er welkom bent en opties hebt, dan kan dat bijdragen aan binding. Ook voor een P&O-team kun je autonomie faciliteren binnen InSite, door samen te kijken hoe het team taken wil verdelen en regelen op dit platform. Als het je als zorgorganisatie lukt om werkprocessen maximaal digitaal en automatisch in te richten, houd je tijd over voor de zachte kant van het werk waar je anders niet aan toekomt. In het kader van boeien en binden kun je denken aan het nabellen van een nieuwe collega om te vragen hoe diegene de onboarding heeft ervaren. En bij doorstroom kun je de medewerker succes wensen, om vervolgens te checken of alles goed geregeld is. Stuur automatisch via AFAS een bloemetje of een aardig briefje. Dat geeft een heel andere dynamiek dan mensen telkens te woord staan over wat misgaat.’
‘Een mooie eyeopener kreeg ik van onze succesmanager. Hij gaf uitleg over hoe je controletaken kunt laten vervallen, waardoor doorlooptijden korter worden en er minder handwerk nodig is. Denk aan declaraties zoals reiskosten en zakelijke kilometers. Die lopen tot een bepaald bedrag gewoon door zonder controle, omdat je wel weet wat iemand tenminste jaarlijks declareert. Laat pas een signaal afgaan als iemand eroverheen gaat. Ook opleidingsbeleid kun je zo inregelen. Een ander voorbeeld is het automatisch vullen van arbeidsovereenkomsten, die de kandidaat-medewerker vervolgens alleen nog digitaal hoeft te ondertekenen. Hoe minder invoer, regel- en controletaken een leidinggevende heeft, hoe meer aandacht er is voor het primaire proces. Ook ruimte bieden voor maatwerk levert autonomie op. Denk aan velden voor persoonlijke teksten en opties om informatie toe te voegen. Of neem het automatisch versturen van berichten en het in gang zetten van persoonlijke acties, zoals het versturen van een fruitmand aan een zieke collega of een babypakketje bij de melding van een zwangerschap.’
‘Wellicht naïef, maar die zie ik niet. Zeker als het gaat om de productie binnen AFAS zijn er in mijn ogen weinig risico’s. De vrije ruimte die je gebruikers biedt is afgebakend binnen kaders en te borgen via ingebouwde signalen. Wellicht loop je enig risico als het gaat om samenwerken, onderling verdelen van taken en invullen van vrije teksten via InSite. Maar dat is te ondervangen met een goede cultuur, zoals afspraken over met elkaar meekijken en samenwerken, en door ervoor te zorgen dat je medewerkers de juiste vaardigheden hebben. Het bieden van keuzes wanneer en of een aanvrager een bloemetje, cadeaubon, taart of kaartje kiest gaat ook over vertrouwen op gezond verstand. Bovendien kun je budgetsignalen instellen en alle data is te evalueren. Op basis daarvan kun je beleid en uitvoering bijstellen. Nog een risico dat mij te binnen schiet: inschalingen en toeslagen van nieuwe medewerkers bij een krappe arbeidsmarkt buiten AFAS om doen. Regel afspraken over ruimte en afwijkingen van het afgesproken salarisbeleid, of toeslagen in de lijn van de workflow. Daarmee voorkom je trouwens ook dat het P&O-team onder druk komt te staan in het bewaken van het salarisbeleid.’
‘Ga ermee aan de slag! Vraag naar hun behoefte, handel ernaar en organiseer werksessies rond dit thema. Onderzoek waar de knelpunten en ontwikkelbehoefte liggen én wat bijdraagt aan werkplezier. Zorg voor een context zodat het logisch is verantwoordelijkheid te nemen. Medewerkers die het gevoel hebben actief bij te dragen aan de bedrijfsvoering ervaren meer motivatie en denken beter mee. Zorg ook voor een goed structureel platform waardoor de medewerkers die met AFAS werken gehoord en gezien worden in wat zij aandragen. Het is logisch dat niet alles tegelijkertijd kan. We hebben geen zakken vol geld. Verre van zelfs. Werk daarom met jaarplannen met budget die gericht zijn op structurele ontwikkeling, om de toekomst die op ons afkomt op te vangen. Communiceer nieuwe faciliteiten en wijzigingen met de gebruikers. Zorg voor een goed ondersteuningsplan voor de gebruiker, bijvoorbeeld voor de mensen die minder digitaal vaardig zijn.’
‘Met deze vraag is dit verhaal volgens mij rond. Hoe meer autonomie je faciliteert en hoe meer er automatisch gaat, hoe minder fouten of olifantenpaadjes mensen maken. En hoe minder menskracht je hiervoor hoeft in te zetten, hoe meer stabiliteit je hebt en hoe meer tijd je overhoudt voor innovatie en ontwikkeling om het hoofd te kunnen bieden aan wat er op ons afkomt.’
‘Binnen de zorg is er een wezenlijke omslag gaande. Deze omslag is niet meer zorgen voor je cliënt of patiënt, maar zorgen dat hij of zij de zorg krijgt die nodig is, waar geen tijd voor is. Dat gaat over het verzwaren van zorgdruk op verwanten en familie, zoals mantelzorg aan huis of in de zorginstelling zelf. Er is niet voor niks steeds meer aandacht voor eenzaamheid en sociale buurtzorg. Wat ik pijnlijk vind is dat zorgprofessionals die ik spreek de zorg zijn ingegaan om voor iemand te zorgen. Om liefde en aandacht te kunnen geven. Daar is nu al amper tijd voor, laat staan rond 2040 op het hoogste punt van de vergrijzing. Het hebben van vrijwilligers is cruciaal. Richt daarom ook je vrijwilligersorganisatie goed in in AFAS. Ik gun het ons in de zorg dat we tijdig in staat zijn om zoveel mogelijk werk dat we kunnen automatiseren, zoveel mogelijk weten in te regelen in ondersteunende systemen.'
Lynda de Jongh is programmamanager HRM bij zorggroep De Opbouw, een landelijke zorgorganisatie met 5.000 medewerkers. Daar begeleidt ze de omslag naar structureel digitaliseren en automatiseren van werkprocessen binnen AFAS. Voor de samenwerking met De Jongh voor deze interviewreeks doet AFAS een donatie aan een goed doel.
Dat onze HRM-software ontzettend veel kan, schreeuwen we graag van de daken. Toch draaien we het liever even om. Wat zijn je doelen? Wat gaat er goed, en wat juist niet? Eerst jouw wensen, dan de software. Om vervolgens samen te bepalen hoe we jouw doelen gaan bereiken.