Hutten wil bijdragen aan het geluk van mensen. Met culinair ambacht en oprechte gastvrijheid. Alle bedrijfsprocessen moeten ondersteunend zijn aan die dagelijkse missie. Door de ERP-software van AFAS als het centrale systeem te gebruiken heeft de organisatie op dat gebied grote stappen gezet. Want dat zorgt voor meer gebruiksgemak, efficiency én inzicht. Ook helpt AFAS als bron van informatie bij de verdere ontwikkeling van Hutten als duurzame en inclusieve bedrijfscateraar.
Horeca
2500
Veghel
Januari 2019
ERP
Interview met:
Tom van der Laan (Demand Manager)
Caspar van Thiel (Data-analist)
Frank Dobbelsteen (Manager Strategy & Sustainability)
Gelijk maar even iets duidelijk maken. Medewerkers heten bij Hutten ‘samenwerkers’. En de afdeling Personeel & Organisatie (P&O) draagt de titel Samenwerkers & Organisatie (S&O). Het zegt alles over het karakter van dit bedrijf uit Veghel, dat door heel Nederland eten, drinken en gastvrijheidsdiensten verzorgt. Hutten is op deze aarde om mensen gelukkig te maken. Haar opdrachtgevers, gasten en patiënten, de samenleving en natuurlijk ook haar eigen ‘samenwerkers’. Zij zetten elke dag hun schouders onder het nastreven van hun gezamenlijke visie: samen waarde creëren voor een betere toekomst. Met inzet en veel aandacht voor de belangrijkste drijfveren van Hutten: klimaatpositief, gezond eten en sociale gelijkheid.
Om dat zo goed mogelijk te kunnen doen is het belangrijk dat op de achtergrond alle administratieve bedrijfsprocessen zijn geautomatiseerd in één ERP-systeem. Sinds 2017 brengt Hutten dat hele landschap onder in AFAS. Demand Manager Tom van der Laan, vanaf dag één betrokken bij de transitie, blikt terug op deze essentiële verandering in de organisatie. ‘Voor ons bedrijf was ICT in die periode een noodzakelijk kwaad’, vertelt hij. ‘Wij zijn heel goed in gastvrijheid, events organiseren en ervoor zorgen dat gasten gezond en lekker eten krijgen. Maar ICT is daar aan de achterkant natuurlijk wel bij nodig. We hadden in die tijd veel applicaties in eigen beheer ontwikkeld. Echt maatwerk, helemaal om de gebruiker heen gebouwd. Wil je een paars vakje? Dan maken we het vakje paars. Dat is de manier waarop we het altijd deden.’
Zo kon het zijn dat er een landschap was ontstaan met maar liefst 80 verschillende applicaties. Dat was met het oog op de toekomst geen wenselijk situatie. Tom: ‘Die applicaties waren veelal verouderd en hadden veel handwerk nodig om ze op elkaar aan te sluiten. Daardoor was onze fundering niet sterk genoeg meer om toekomstige groei aan te kunnen. Daarom hebben we destijds een nieuwe roadmap voor 5 jaar gemaakt: hoe gaan we 80 applicaties met veel maatwerk reduceren naar een minimum zodat er een stabiele fundering ontstaat?’
Bij die opgave had Hutten een krachtige ERP-oplossing nodig. ‘Wij zijn cateraar, geen software-ontwikkelaar. Schoenmaker blijf bij je leest. Dus zijn we op zoek gegaan naar de beste software in de markt. Zodat we daarmee processen zoveel mogelijk om applicaties heen konden bouwen, om de kloof daartussen zo klein mogelijk te houden. We kenden AFAS al en na een verdere verkenning kwam dat systeem als beste uit de bus.’
Met AFAS ging Hutten terug naar één integraal ERP-systeem voor alle administratieve bedrijfsprocessen in de organisatie: van CRM tot financiële boekhouding, van HRM tot recruitment. Tom: ‘Voor al die primaire processen werkten we met de beste afzonderlijke systemen, maar met 11 Messi’s win je het EK niet. In de nieuwe situatie zou het grotere geheel meer opleveren dan de som der delen. Samen met AFAS hebben we de organisatie daarin meegenomen. We hebben gekeken hoe we de processen op zo’n manier konden aanpassen dat het systeem er maximale ondersteuning aan zou bieden. In 2019 zijn we live gegaan met InSite als eerste functionaliteit, zodat onze samenwerkers alvast konden kennismaken. Dat hebben we in de afgelopen jaren uitgebreid tot de volledige scope van het pakket.’
Dat voert verder dan standaard administratieve processen. ‘Op onze locaties waar we bedrijfscatering verzorgen maken we bijvoorbeeld gebruik van projectadministratie’, vervolgt Tom. ‘Ordermanagement zetten we ook in. Als iemand jarig is, een jubileum te vieren heeft of vader wordt, staat er een webshop met diverse geschenken klaar. Leidinggevenden kunnen daar een cadeau bestellen. We gebruiken OutSite voor sollicitanten en onze klanten. Opdrachtgevers kunnen in het klantportal terecht voor facturen en gespreksverslagen. Buiten die kernprocessen streven we ernaar om alle taakgestuurde processen in workflows in AFAS te vangen.’
Wat deze transitie de organisatie van Hutten brengt? Tom somt de voordelen op: ‘Het brengt onze samenwerkers een hoop gebruiksgemak en snelheid in hun administratieve handelingen. Ze doen veel kernactiviteiten in één en hetzelfde systeem. Declaraties indienen, verlof aanvragen: de samenwerker kan het zelf doen, het is een doorlopend taakgestuurd proces. Voorheen hadden we veel Excel-sheets aan elkaar geknoopt. Dat was inefficiënt en leidde tot verschillende gegevens. Dankzij ons huidige systeem hebben we één versie van de waarheid. Of het nu gaat om verloning van onze samenwerkers, nieuwe sollicitanten, doorstroom naar een andere functie: het is dé bron voor alle informatie.’
En dat leidt weer tot nieuwe inzichten waarop de organisatie van Hutten gericht kan sturen. Data-analist Caspar van Thiel is daar blij mee. ‘Werken met AFAS maakt het ons mogelijk om meer en makkelijker data te verzamelen. Die data kunnen we vervolgens als stuurinformatie gebruiken. Bijvoorbeeld informatie over verzuim is inzichtelijker geworden. We hebben nog een reis af te leggen. De basis staat, nu kunnen we verder. Datagedreven werken is een van de pijlers in onze IT-strategie. Bijvoorbeeld om bewijslast te creëren als het gaat om duurzaamheid, vitaliteit en CO2-reductie.’
Voor alle niet-foodgerelateerde processen binnen de organisatie van Hutten is AFAS inmiddels het bronsysteem. De cijfers onderschrijven dat. ‘We zitten op 1,9 miljoen aanroepen van functionaliteiten in AFAS per maand’, vertelt Tom. '2200 samenwerkers gebruiken het systeem intensief. Er zijn 8000 debiteuren in vastgelegd en vanaf 2020 hebben we 2,5 miljoen financiële mutaties doorgevoerd via het systeem. Alle primaire systemen zijn aangesloten op AFAS.’ De ‘samenwerkers’ van Hutten kunnen zich een werkomgeving zonder de software van AFAS nauwelijks meer voorstellen. Al in de beginperiode omarmden zij het systeem. Tom: ‘De adoptie verliep verrassend goed. De implementatiefase was een voorbeeld voor implementaties van andere systemen.’
Het geheim? ‘Het vertrekpunt was al goed, omdat de directie overtuigd was van het nut en de noodzaak van de migratie van AFAS in ons applicatielandschap.’ Daarnaast bleek het een gouden zet om de gehele organisatie met een duidelijke communicatieplan mee te nemen in het vervangingsproces. Tom: ‘Zo ontstond een grote mate van betrokkenheid. Het was voor onze samenwerkers al snel duidelijk wat AFAS hen zou brengen.’
Uit deze goede start is binnen de organisatie van Hutten een complete beheerafdeling voor alle softwaresystemen ontstaan. Twee van de zes ‘samenwerkers’ in dit team focussen zich volledig op het beheer en de optimalisatie van AFAS. ‘Zij werken nauw samen met onze key-users. Het mooie daarvan is dat de key-users een grote achterban in onze organisatie vertegenwoordigen en het net ophalen met verzoeken voor functioneel beheer. De focus ligt sterk op optimalisaties die ondersteunend zijn aan de gemaakte jaarplannen.’
Daarover gesproken: volgens Tom schuilt het succes van AFAS op de werkvloer van Hutten óók in dat continue proces van doorontwikkeling. ‘We vangen nieuwe processen en gieten die in het systeem om steeds geautomatiseerder te werken. Dat brengt ons nog meer efficiency en inzicht.’ De beheerorganisatie is hier volledig op ingericht. ‘Zij borgt samen met de key-users dat optimalisatie altijd een bijdrage levert aan efficiency of automatisering van processen óf de jaarplannen van de betreffende afdeling. Hierdoor zijn we in staat om de kosten voor het beheer op een juiste wijze te verantwoorden.’
Tom maakt concreet hoe het proces van optimaliseren er in de praktijk uitziet: ‘Vragen, incidenten en wensen verlopen bij ons via InSite. Het ticketsysteem hebben we zelf gebouwd met workflows, aanvraagpagina’s en werkpagina’s voor service-afdelingen. Nadat optimalisaties op de wensenlijst geplaatst zijn, delen de beheerders deze wensen in overleg met de key-user per kwartaal in, om zo onze jaarkalender te vullen. Vervolgens doorlopen zowel grote als kleine optimalisatieprojecten het volgende proces: aanvragen van optimalisatie, intake inplannen met aanvrager (key-user), uitwerken van de oplossing, ontwikkelen en inrichten, testen en valideren van de oplossing door de key-user en oplevering. Alle taken die voortkomen uit de optimalisatiewens starten we vanuit het dossier-item, zodat een totaaldossier ontstaat en de status realtime inzichtelijk is voor zowel aanvrager als beheerder.’
De beheerafdeling van Hutten Catering houdt haar kennis continu bij. Om te beginnen doorlopen alle beheerders het Succesbeheer Traineeship van AFAS. Daarnaast volgen zij aanvullende trainingen die waarde toevoegen voor hun deel in het beheer (HR/Payroll of ERP). Tom: ‘Ook mogen onze beheerders altijd deelnemen aan de kennisevenementen bij AFAS, zoals de Dag van de AFAS Beheerder, het Succestival, AFAS Open en klantendagen. Naast het opdoen van kennis stimuleren wij ze om daar te netwerken, zodat ze ervaringen uitwisselen met andere AFAS-klanten.’
De organisatie van Hutten kijkt altijd vooruit. De vervolgstappen voor de nabije toekomst zijn al helder. ‘Zo willen we een slag maken met de instroom en onboarding van nieuw personeel. De arbeidsmarkt is veranderd. Hoe boeien en binden we nieuwe medewerkers, zodat ze voor een lange periode bij Hutten willen werken? Gestroomlijnde HR-processen in AFAS kunnen daaraan bijdragen.’
Een minstens zo grote ambitie is dat AFAS de organisatie van Hutten nog meer gaat helpen een duurzame en inclusieve bedrijfscateraar te zijn. Het bedrijf wil in 2030 klimaatpositief zijn, maakt gezond eten tot een speerpunt en zet zich in voor sociale gelijkheid. ‘Wij zien kansen om AFAS in te zetten om duurzaamheid in ons eigen bedrijf op een gestandaardiseerde manier te controleren’, vertelt Frank Dobbelsteen, Manager Strategy & Sustainability. ‘Zo leren we onszelf op dat gebied beter kennen en zien we waar we kunnen verbeteren. Ook op menselijk vlak. Wij vinden het belangrijk dat onze organisatie bestaat uit mensen met verschillende achtergronden, voorkeuren, ideeën en overtuigingen. Bij ons is iedereen gelijk. Duurzaamheid, diversiteit, inclusie: AFAS kan ons als bron van informatie helpen om op die thema’s stappen te zetten. Dat geldt ook voor mobiliteit. Wat de ambitie ook is, AFAS is de bron die ons daarbij ondersteunt.’
Hutten is oorspronkelijk gestart als bakkerij in 1929. Bijna honderd jaar later verzorgt het bedrijf eten, drinken en gastvrijheidsdiensten in heel Nederland. Vol energie streeft Hutten ernaar om waarde toe te voegen bij haar opdrachtgevers, leveranciers, elkaar en de samenleving. Haar diensten helpen opdrachtgevers hun doelen te bereiken, waarbij de gast altijd centraal staat. Of het nu gaat om een gezonde lunch, het beste voedingsconcept of heerlijk eten tijdens events, Hutten zorgt voor een gastvrije ervaring. Bij Hutten draait alles om bijdragen aan geluk. Daarom zetten haar ‘samenwerkers’ zich elke dag in voor een betere toekomst, bevorderen ze gezond eten en zetten zij zich in voor sociale gelijkheid.
Automatiseer net als Hutten en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |