Vlak na de aanschaf van de ERP-software van AFAS belandde ZB Communicatie & Content in een overgangsjaar. Automatisering had toen even geen prioriteit, maar later haalde ZB dat dubbel en dwars in. “Ons bureau had een Ford nodig, maar het lijkt er sterk op dat we een BMW in huis hebben gehaald.”
Zakelijke Dienstverlening
22
Ede
3 april 2018
ERP-software
Interview met:
Marcel Baas (algemeen directeur)
Merel van den Berg (operationeel manager)
Tussen de creatievelingen van ZB werkt Merel van den Berg. Als operationeel manager zorgt zij voor structuur. Ze werkt er sinds april 2019 en vormt met een collega de backoffice van het bureau. Zij zorgen ervoor dat alle bedrijfsprocessen op rolletjes lopen, met ondersteuning van de software van AFAS uiteraard. “Gaandeweg nemen we steeds meer functionaliteit in gebruik”, stelt Merel. “Het facturatieproces gaat tegenwoordig beduidend sneller en ook de controle op projecten is sterk verbeterd.”
Projectbegrotingen
Voor de backoffice van ZB functioneert de software van AFAS inmiddels als basis voor de bedrijfsvoering. In het begin was dat voor sommige medewerkers trouwens nog wel even wennen. Dan bewaarden ze printouts ergens in een kast omdat ze bang waren dat de documenten in het systeem zouden verdwijnen.
Met de inrichting van het onderdeel Projecten is ook het budgetteringsproces sterk verbeterd. Merel: “Nu hebben alle medewerkers inzicht in projectbegrotingen en is er ook meer awareness. Neem een brainstorm die flink uitloopt, terwijl daar maar één uur voor begroot was. Dan proberen de collega’s die extra tijd op andere onderdelen van het project in te halen. Of, als de langere brainstorm het gevolg is van een wens van de klant, leggen zij dat vast in het ERP-systeem en wordt die tijd als meerwerk aan de klant gefactureerd.” Ook voor de opdrachtgevers van het bureau is er een verbetering. Merel: “Indien gewenst kan ik met één druk op de knop op ieder moment nauwkeurig laten weten hoeveel uren er op een project zijn verbruikt.”
Met het onderdeel Ordermanagement van AFAS Software is ook het inkoopproces naar een hoger niveau getild. De omvangrijke inkoopschema’s in Excel zijn de deur uitgedaan. “De manier waarop we tegenwoordig werken is veel minder foutgevoelig”, concludeert Merel. “We hebben duidelijk meer grip op de bedrijfsvoering."
De backoffice van ZB heeft net de inrichting van workflows voltooid. “Wat eerst via geprinte versies ging, gaat nu veel efficiënter”, legt Merel uit. “Via de workflow krijgen mijn collega’s een signaal, klikken een bestandje open, controleren het, drukken op een knop en klaar is kees. InSite is echt geweldig voor dat werk.” Momenteel onderzoekt Merel op welke manier ZB het proces van onboarding via OutSite kan inzetten. ZB wil de komende jaren namelijk flink groeien, ook in het aantal medewerkers.
“Voor de komende jaren heeft ZB een duidelijke groeiambitie”, bevestigt Marcel Baas, sinds januari 2019 algemeen directeur en mede-eigenaar van ZB. Waar het bureau tot 2018 maximaal vijftien medewerkers telde, zijn dat er nu 22. “Het is de bedoeling dat dit aantal over vijf jaar is opgelopen tot ongeveer vijftig”, zegt Marcel. “We verwachten dat de software in die periode gewoon met ons meegroeit.”
Marcel houdt zich onder andere bezig met de dagelijkse leiding, new business en complexe communicatieopdrachten. De beslissing om met de software van AFAS te gaan werken, dateert van voor zijn komst. Niettemin heeft hij er wel een beeld van hoe deze beslissing in de praktijk uitpakt. “Volgens mij had ons bureau destijds een Ford nodig, maar het lijkt er sterk op dat we een BMW in huis hebben gehaald. Gezien onze groei buitengewoon prettig.”
2019 noemt hij deels een overgangsjaar. “We hebben ons de eerste helft van het jaar vooral bezig gehouden met de samenstelling van ons dienstenpakket. We hebben gekozen voor een bredere propositie. Dat had op dat moment prioriteit. Pas daarna konden we aan de slag met het nieuwe softwaresysteem. Met ingang van 2020 zit de volledige begroting van ZB in het systeem.”
Inzicht in de bedrijfsvoering
Marcel werkt op dit moment (nog) niet met dashboards terwijl hij dat in een eerdere managementfunctie wel gewend was. “Dat was in een veel grotere organisatie die sterk gericht was op het sturen op ratio’s. Bij ZB vinden we het niet nodig dat de cijfers onze marsroute bepalen, maar zeker als we gaan groeien is een grotere mate van inzicht in de bedrijfsvoering wel wenselijk. Op dit moment volstaat een maandelijkse rapportage. Real-time vind ik niet nodig; we kunnen nu nog prima uit ons onderbuikgevoel afleiden hoe we ervoor staan”, aldus Marcel.
Opmerkelijk genoeg heeft Merel werken met de ERP-software zelf aangeleerd. Moeilijk vond ze dat niet. “Ik heb affiniteit met IT en heb eerdere implementaties gedaan. Daarom weet ik wat een implementatie moet opleveren. Bovendien begrijp ik de gedachtegang achter de software.” Om die reden is Merel geen voorstander van het gebruik van vrije velden. “Je denkt een handigheidje in te bouwen, maar uiteindelijk creëer ik hiermee extra werk voor mezelf. Dat kan niet de bedoeling zijn.”
Onder de indruk is Merel van de ondersteuning die de softwareleverancier uit Leusden biedt. “Je wordt direct geholpen. En ze weten doorgaans ook snel wat het probleem is.” Merel herinnert zich slechts één geval waarin dat niet lukte. “Het had te maken met een eigenaardigheid van de toetsencombinaties van Apple. Daar wisten de mensen van AFAS ook niet zo snel raad mee. Met een paar collega’s hebben we het zelf uitgevogeld.” Om er lachend aan toe te voegen: “Net iets eerder dan de specialisten in Leusden.”
ZB is een creatieve cocktail van strategen, communicatieadviseurs, online specialisten, contentmakers en vormgevers. Samen bijten zij zich vast in veelal complexe vraagstukken op het gebied van merkstrategie, reputatiemanagement, campagnes, formules en concepten. Dit doen men met veel plezier voor opdrachtgevers als SNS Bank, BPD, PGGM, ACHMEA, Aalberts Industries en Shell Pensioenfonds. Bij het in Ede gevestigde bureau werken 22 mensen.
Automatiseer net als ZB Communicatie & Content en ruim 12.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |