Yellow Spring is een jonge en groeiende ICT-dienstverlener die meebeweegt met de nieuwste ontwikkelingen. Onderdeel daarvan is dat het bedrijf onder aanvoering van oprichter Matthijs Hardeman succesvol inzet op digitalisering en automatisering van interne bedrijfsprocessen. Zo ook de HRM- en salarisadministratie. Waar er voorheen nog handmatige handelingen aan te pas kwamen, lopen er nu geautomatiseerde workflows in HRM-software van AFAS. Daardoor voert Yellow Spring een efficiëntere administratie, is de kans op fouten sterk verminderd en waarderen nieuwe medewerkers de professionele en soepele indiensttreding.
ICT-dienstverlening
15 medewerkers
Barneveld
2023
HRM
Matthijs Hardeman, Managing Director
Slimmer werken is onderdeel van het DNA van Yellow Spring. Na een snelle groei in de eerste jaren ziet eigenaar Matthijs Hardeman waar het beter kan. Hij besluit om bedrijfsprocessen zoveel mogelijk te automatiseren. Zoals hij het zelf zegt: geen ‘overhead’ meer. De managing director van Yellow Spring ziet het zo: ‘Iemand met passie voor HR wordt niet gelukkig van alle administratieve rompslomp. Dan kunnen we die taken veel beter automatiseren of uitbesteden aan een gespecialiseerde partner. Zeker voor ons als innovatief bedrijf is automatiseren een must. Het maakt dat we efficiënter werken en meer grip hebben op onze processen. Door meer te automatiseren kunnen we meer werk verzetten met hetzelfde aantal medewerkers.’
Matthijs schetst de situatie zoals die in de beginperiode vanaf 2022 was. ‘Ik ben op mijn 24ste met het bedrijf begonnen op het kantoor van mijn vader, die ook ondernemer is. Bij een start wil je de kosten zo laag mogelijk houden. De HR-medewerker van het bedrijf van mijn vader deed vanaf dat moment ook voor ons de HR-administratie. Daar kwam veel handmatig werk bij kijken. We stelden arbeidscontracten nog zelf op en hielden bijvoorbeeld verlof eigenhandig bij. Dat kostte veel tijd en er sloop weleens een foutje in een arbeidscontract of het verlofsaldo. Dat voelde niet prettig. De administratie moet gewoon in één keer goed zijn. Daarnaast irriteerde het mij dat we arbeidscontracten met de pen lieten invullen en ondertekenen, om ze vervolgens in te scannen om ze digitaal te maken. Omslachtig en onnodig. Ik dacht: dit moeten we anders gaan doen.’
De stap naar een eigen kantoor eind 2023 is voor Yellow Spring het moment om te investeren in automatisering. De doorgemaakte groei biedt daarvoor ook de ruimte. Matthijs nodigt AFAS uit voor een kennismaking en demonstratie en legt daarbij zijn wensenlijst voor. ‘Ik had wat aanvullende verzoeken, zoals het digitaliseren van de ontwikkelingsreis van onze medewerkers en het bijbehorende competentiemanagement. Die hele cyclus van voortgangsgesprekken - we doen er vier per jaar - hielden we tot dat moment bij in een Word-document. Wat je wil is dat software dit faciliteert en daarnaast een geheugensteun vormt: let op, er moet weer een voortgangsgesprek ingepland worden. AFAS kwam langs en dit bleek naast onze basisbehoefte allemaal te kunnen. Ik ben goed geadviseerd en de HRM-software voor het MKB is duidelijk toegelicht. Ik was meteen om en hoefde niet verder te kijken.’
De implementatie in samenwerking met Visser & Visser verloopt soepel en de HRM-software van AFAS maakt begin 2024 een zachte landing in de organisatie van Yellow Spring. ‘Het gebruiksgemak voor onze eindgebruikers was meteen groot’, zo blikt Matthijs terug. ‘De software was makkelijk te adopteren. Het scheelt natuurlijk dat wij het als IT’ers gewend zijn om met digitale portalen te werken. We plukten al snel de vruchten van het pakket.’
Dergelijke workflows zijn alleen professioneler en inzichtelijker, maar ook efficiënter en minder foutgevoelig, zo ervaart Mathijs. ‘Efficiënter werken is heel fijn, maar vooral de foutreductie vind ik belangrijk. De salarisadministratie, verlof, declaraties: dat moet gewoon secuur gebeuren. Je wil erop kunnen vertrouwen dat het goed zit en AFAS helpt ons daarbij. De kans op fouten is sterk verminderd.
‘Zijn er vragen over HR? Iedereen in onze organisatie weet: InSite is de plek om die te stellen.'
Dat gaat dus niet meer via Teams of e-mail. Daardoor verloopt het gestroomlijnder. Nog een voorbeeld: ook de administratie rond onze leaseauto’s hebben we ondergebracht in AFAS. En ook dat biedt overzicht en scheelt ons handmatige handelingen.’
De verwerking van de salarisadministratie tot loonstroken heeft Yellow Spring nu in eigen beheer, terwijl in de oude situatie de accountant dat verzorgde. ‘Nu doet onze officemanager dat in AFAS. Daardoor besparen we kosten en het biedt ons daarnaast meer mogelijkheden. Een belangrijk voordeel daarbij is dat AFAS de jaarlijks veranderende regels op het gebied van cao’s en belastingen aan de achterkant doorvoert. Daar hoeven wij ons geen zorgen om te maken, we weten dat het goed gebeurt. We hebben er geen omkijken meer naar.’
Blij is de ambitieuze ondernemer ook met de geautomatiseerde workflow voor het proces van indiensttreding. Sterker nog: dat ondersteunt hem en zijn team bij de groei van Yellow Spring. Matthijs: ‘De eerste indruk van een potentiële nieuwe medewerker is essentieel, zeker in deze tijd van krapte op de arbeidsmarkt. Nu ons volledige proces van onboarding in AFAS loopt, straalt dat meer professionaliteit uit. Dat krijg ik ook terug van sollicitanten. Zodra ik met een sollicitant in gesprek ga, registeren we diegene én de gesprekken in het systeem. Is er een extra afspraak nodig? We regelen het via AFAS OutSite. Gaan we uiteindelijk over tot de werkelijke indiensttreding, dan maak ik met een muisklik een nieuwe medewerker aan. Die vult zijn gegevens in en het systeem genereert automatisch de arbeidsovereenkomst, die we vervolgens allebei digitaal ondertekenen. Dat gaat vlot, makkelijk en het is allemaal terug te vinden op één en dezelfde plek.’
Terugkomend op de aanvullende wens die Matthijs had bij het eerste gesprek met AFAS: hoe verloopt het proces van competentiemanagement nu? De Word-documenten om de ontwikkelingsreis van een medewerker vast te leggen zijn verleden tijd, dat gebeurt nu in de HRM-oplossing. En dat maakt dat de medewerker, die daartoe toegang heeft, altijd kan inzien wat zijn doelen waren en hoe zijn ontwikkeling ervoor staat. Matthijs: ‘Dat biedt transparantie. Voorheen was er geen check als ik wat over de ontwikkeling had opgeschreven, nu zitten we altijd op één lijn. Jaarlijks houden we een doelstellingengesprek, drie voortgangsgesprekken en een eindejaarsgesprek. De notulen daarvan zijn allemaal terug te vinden. Daarnaast geeft het systeem ons een seintje als we het volgende gesprek moeten inplannen of een verslag moeten maken. We zijn op deze manier altijd in control over dit proces.’
Na anderhalf jaar werken met de HRM-oplossing weet Matthijs het zeker: met de bedrijfssoftware van AFAS heeft Yellow Spring de juiste keuze gemaakt. ‘De conclusie is dat we een hogere medewerkerstevredenheid hebben, een efficiëntere en meer gestroomlijnde administratie van onze HR-processen en een hoge mate van digitalisering hebben bereikt. Dat geeft mij als ondernemer de mogelijkheid om zo min mogelijk menskracht in te schakelen voor onze administratie. Wij kunnen meer werk aan met hetzelfde aantal mensen. Ik geloof er sterk in dat repeterend werk in de toekomst vervalt. Het gaat om de toegevoegde waarde van je expertise. Zo kijk ik ook naar HR. AFAS is op dat gebied de perfecte partner voor ons. Zij hebben veel kennis en zien welke nieuwe ontwikkelingen zich in de wereld voordoen.’
Matthijs kijkt uit naar de verdere reis van Yellow Spring met AFAS. Concrete wensen of ambities zijn er op dit moment niet, maar hij weet zeker dat die weer gaan komen. ‘Ik ken AFAS als een partij die veel ontwikkelt. Ik volg de kennissessies en innovaties op de voet. Als ik iets zie waarvan ik denk: dat helpt ons verder, dan schroom ik niet om het in te zetten. Ik waardeer het dat AFAS snel, oplossingsgericht en klantvriendelijk helpt als we bepaalde verzoeken hebben. Dat geldt ook voor support. Al met al zijn we heel happy met AFAS en de stappen die we met het product hebben gezet. Het is voor ons de weg die we blijven volgen.’
Yellow Spring is een in Barneveld gevestigde ICT-partner voor het MKB die alle zorgen van ondernemers en hun organisaties rondom ICT uit handen neemt. Het team van zestien gedreven techneuten zorgt ervoor dat ICT-omgevingen werken - veilig, passend, slim en constant up-to-date. Yellow Spring staat altijd achter de klant: beschikbaar met persoonlijke service en direct contact.
Daarnaast is Yellow Spring een ICT-partner die geen genoegen neemt met wat is, maar vooral kijkt naar wat kan. Die positieve mindset zorgt ervoor dat ondernemers hun ICT niet alleen op orde hebben, maar die ook kunnen inzetten om beter, sneller en succesvoller te worden. De oplossingen die Yellow Spring aanbiedt sluiten naadloos aan op de manier van werken van haar opdrachtgevers - en zijn ook nog eens innovatief en toekomstgericht.
Automatiseer net als Yellow Spring en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |