Wagemakers Bouw & Ontwikkeling wil vooruit, elke dag weer. Procesverbetering zit in de kern van haar organisatie, met als einddoel het beste resultaat voor de klant. Steeds verdergaande automatisering van processen helpt het bedrijf daarbij. Sinds de overstap naar AFAS zet Wagemakers nieuwe stappen met een opbrengst die naar meer smaakt: tijdsbesparing door het verdwijnen van administratieve handelingen, realtime inzicht in en dus meer grip op projecten en hogere gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers op kantoor én de bouwplaats. ‘Alle kleine stapjes samen vormen één megastap.’
Bouw
> 100 medewerkers
Oss
2024
ERP
Interview met:
Karin Wagemakers (Directeur)
Hans Wagemakers (Technisch Directeur)
Rob van Lanen (Hoofd Administratie)
De passie voor bouwen zit al drie generaties lang in de genen van familiebedrijf Wagemakers. Niet gek dus dat directeur Karin Wagemakers af en toe praat in bouwmetaforen, zélfs als het gaat over bedrijfssoftware. Ze ziet het zo: ‘AFAS levert ons het gereedschap zodat wij kunnen bouwen aan verdere digitalisering en automatisering van onze processen. Als de bestemming van onze reis met AFAS ons eigen droomkasteel is, dan hebben we inmiddels onze eigen vrijstaande villa gebouwd.’
Karin voegt daaraan toe dat Wagemakers zeker niet van ‘een plaggenhut’ komt, om de vergelijking door te trekken. De weg naar digitalisering is al even ingezet. Tegelijkertijd is er ook nog veel te winnen, zo concluderen Karin en haar collega’s enkele jaren geleden al. ‘We werkten met een pakket dat bestond uit verschillende losse modules. Voor nieuwe modules met extra of andere functionaliteit moesten we bijbetalen, die kwamen er niet automatisch bij. De wens om met een totaaloplossing voor al onze basisprocessen te gaan werken werd steeds sterker. Dat vergemakkelijkt ons werk niet alleen, het dwingt ons als organisatie ook om verder te digitaliseren en automatiseren. Gewoonweg omdat alle modules er al in zitten en nieuw ontwikkelde functionaliteiten eraan toegevoegd worden. Zo kun je processen blijven optimaliseren zonder dat je zelf hoeft uit te zoeken wat je echt nodig hebt.’
Er zijn in die periode ook nog wel wat slagen te maken op het gebied van digitalisering en automatisering. Hoofd administratie Rob van Lanen kan dat vanuit de dagelijkse praktijk het beste vertellen: ‘Onze uitvoerders schreven hun termijnen nog uit in Excel. Inkoopcontracten werden nog buiten het systeem om gemaakt en dat ging nog met een natte handtekening. Of neem de urenverantwoordingen: die zat iemand over te kloppen in het systeem, zodat de uren juist op de projecten en in de loonadministratie werden verantwoord. Daar liepen we altijd minimaal één week mee achter. Ook de tussentijdse projectbewaking en het bepalen van het onderhanden werk bij de jaarafsluiting was nog veelal een handmatige opgave. Bankmutaties werden nog van het afschrift met de hand overgeklopt in het systeem. Dat zeg ik als financiële man wel met een beetje schaamrood op de kaken, want dat kon anno 2024 eigenlijk echt niet meer.’
Met ook nog de transitie naar de cloud op de agenda is het in 2024 de hoogste tijd om uit te kijken naar nieuwe ERP-software die Wagemakers helpt om de digitaliseringsambities waar te maken. De wensen daarbij zijn helder: ‘Eén integrale oplossing voor onze basisprocessen, zodat we een betrouwbare projectadministratie kunnen voeren met geïntegreerde inkoop, projectbewaking en daarnaast HRM, met daarbij uiteraard een koppeling naar onze financiële administratie. Specialismen in ons bedrijf, zoals materieelbeheer en onze afdeling beheer en onderhoud, moeten makkelijk gekoppeld worden. Zodat het ERP-pakket de bron van informatie is en er geen invoer van dubbele gegevens nodig is. Gebruiksvriendelijkheid is daarbij ook belangrijk. Met andere woorden: we waren toe aan een pakket waarin onze mensen snel wegwijs zijn en we als organisatie niet voor ieder wissewasje een consultant nodig hebben.’
AFAS voldoet aan al die wensen, weet Rob uit ervaring. Bij zijn vorige werkgever, een handels- en productiebedrijf, werkte hij tien jaar met het softwarepakket. ‘Ik wist wat AFAS kon, al was ik nog niet bekend met de software die AFAS inmiddels voor de bouw had ontwikkeld. Nadat ik me daarin verdiepte wist ik genoeg: dit is een serieuze optie voor onze organisatie. Dat bleek ook in de gesprekken die we hebben gevoerd vanuit onze speciaal opgerichte werkgroep, zodat het een keuze van onze hele organisatie werd. We spraken dezelfde taal en de AFAS-consultant die uiteindelijk zou mee-implementeren wist precies wat we bedoelen met onderhanden werk, inkoopresultaten en kostenbewaking. De mensen van AFAS konden goed laten zien wat er mogelijk was binnen het pakket, maar waren ook eerlijk over verbeteringen die nog nodig zijn. Dat vinden we een kracht. Te vaak worden gouden bergen voorgeschoteld, totdat de handtekening staat en zich tijdens de implementatie onaangename verrassingen voordoen.’
Ook gevoelsmatig is er al snel een klik. Karin: ‘Wij vinden het fijn dat AFAS gewoon een Nederlands familiebedrijf is, net als wij. Er heerst een laagdrempelige cultuur waarin wij ons herkennen.’ Rob: ‘Bij AFAS noemen medewerkers de directeur ook gewoon bij zijn voornaam en kunnen ze bij hem naar binnenlopen. Dat is bij ons ook zo. Onze directie heeft geen dure kamer ergens boven in het gebouw, maar deelt gewoon een ruimte met een collega. Samen werken aan de organisatie is kenmerkend voor AFAS én Wagemakers. Sterker nog: als iemand bij ons in dient treedt, dan noemen we diegene vanaf dat moment net als al onze collega’s een ‘Samenmaker’.’
De implementatie verloopt boven verwachting soepel. Van elke afdeling haakt een collega aan voor specifieke inbreng bij de inrichting. Key users nemen deel aan een cursus bij AFAS en verderop in het traject krijgen alle medewerkers een workshop over de nieuwe software. Karin: ‘Het is een gouden greep geweest om met Rob en Jos Tieland, onze applicatiebeheerders, twee kartrekkers aan te wijzen. Hun enthousiaste begeleiding heeft de hele organisatie meegekregen. Van bovenaf hebben wij het ook aangemoedigd. Ambassadeurschap en draagvlak zijn essentieel voor een soepele adoptie. Ook hebben we een realistische planning aangehouden. Onze insteek is altijd: als we iets doen, dan doen we het goed.’
Het resultaat is een vlekkeloze livegang. Van de facturatie tot de projectadministratie: processen lopen door zoals gehoopt en collega’s gaan voortvarend met het nieuwe systeem aan de slag. Rob: ‘We dachten eerst: o jee, de timmermannen op de bouwplaats moeten met de AFAS Pocket app gaan werken, hoe zal dat gaan? Maar zij waren juist de enthousiastelingen die de eerste uren schreven op de nieuwe manier. De software ziet er visueel helder en logisch ingedeeld uit en is laagdrempelig te gebruiken. Je hebt niet veel computerkennis nodig om je weg te vinden.’
Een goed begin is het halve werk. Maar wat heeft werken met AFAS ruim een jaar later concreet opgeleverd voor Wagemakers? ‘We werken nu veel digitaler’, vertelt Rob. ‘Onze mensen boeken zelf hun uren in het systeem, waarna de projectleider/uitvoerder ze controleert. Hierdoor zijn we altijd bij en hebben we realtime inzicht in de stand van de arbeid ten opzichte van de begrote uren. Er is vervolgens ook tijd om te signaleren en eventueel bij te sturen.
Daarnaast verloopt het inkoopproces efficiënter sinds het is geïntegreerd in AFAS. Zo brengt het systeem automatisch alle betrokkenen op de hoogte als een inkoopcontract verstuurd is of getekend retour komt. Gebeurt dat laatste niet? Dan signaleert en bewaakt het systeem dat. ‘Dat hoeven wij niet meer bij te houden en scheelt ons veel werk’, zegt technisch directeur Hans Wagemakers, die zich veel met inkoop bezighoudt. ‘Uitvoerders en projectleiders hebben de contracten direct bij de hand in plaats van eerst te moeten zoeken. Ook de bewaking of het contract getekend retour is gekomen verloopt automatisch. Daarnaast hebben we meer grip op de inkoop. In één overzicht zien we vanuit de begroting snel wat we hebben ingekocht, wat we nog moeten inkopen en wat de inkoopresultaten zijn.’
‘Ook de inkoopfactuurverwerking gaat sneller’, vervolgt Hans. ‘Vanuit de inkoop werken we met door de uitvoerder uit te schrijven ontvangsten (termijnen). Het mooie van het systeem is dat het signaleert of de factuur matcht met deze ontvangst. Als dit klopt kunnen we het zo doorzetten. Is er een afwijking? Dan gaat de factuur meteen terug naar de leverancier. Omdat de termijnen in het systeem vastliggen kan een uitvoerder geen ‘fouten’ meer maken bij het uitschrijven van de bedragen. In Excel was dat foutgevoeliger.’
Van Lanen: 'De tijdsbesparing is fors; de medewerker die eerst al deze uren zat in te voeren vanuit Excel deed daar een dag per week over en heeft er nu ook nog leuker werk voor teruggekregen.’
Er zijn nog meer concrete opbrengsten. Zo vindt de volledige projectbewaking, inclusief het maken van projectprognoses, nu plaats vanuit AFAS. Excel komt er niet meer aan te pas, met meer inzicht in en grip op projecten als resultaat. Ook draait Wagemakers haar volledige loonadministratie in AFAS. Rob: ‘Het voordeel daarvan is dat er geen uren-export naar onze loonadministrateur nodig is. Alles gebeurt vanuit onze eigen AFAS-omgeving en de verwerking gaat ook sneller. De medewerkers hebben daarnaast altijd inzicht in hun loonstroken, verlofsaldo en geregistreerde gegevens. Ze kunnen bijvoorbeeld een verhuizing of ander bankrekeningnummer nu zelf makkelijk via de Pocket app doorgeven. Na goedkeuring door de salarisadministratie is het meteen doorgevoerd in het systeem. Wel zo handig en efficiënt.’
Wagemakers Bouw & Ontwikkeling is een organisatie die organisch groeit. Met het oog op de toekomst kan de software van AFAS daarbij helpen. ‘Met AFAS zijn we voorbereid op de groei van de organisatie’, vertelt Karin. ‘AFAS is makkelijk schaalbaar. Doordat we processen nu eenduidig hebben ingekleed en ingebed, werkt iedereen zoveel mogelijk op dezelfde manier. Dat zorgt voor efficiency. Dat betekent indirect dat we meer projecten zouden aankunnen. Binnen AFAS maakt het niet zoveel uit of je er nu met 25 gebruikers in werkt of met 150. De manier waarop we de verschillende rollen en rechten hebben neergezet, zorgt ervoor dat we makkelijk nieuwe medewerkers kunnen aanhaken.’
Bij Wagemakers weten ze: digitalisering is een proces dat nooit stopt. En dus is de kennis van het systeem goed geborgd in de organisatie en blijven de beheerders op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen. ‘Jos en ik bezoeken de AFAS open, kennissessies en specifieke branchedagen voor de bouw’, zegt Rob. ‘Ook zijn we onderdeel van de gebruikersgroep die AFAS heeft voor de bouwsector, om ervaringen en kennis uit te wisselen.’
In een vooruitstrevende organisatie zijn er altijd wensen en ambities. Ook met AFAS is er voor Wagemakers nog veel te bereiken.
Van Lanen: 'We gaan dit jaar met AI experimenteren om te kijken wat het voor ons kan betekenen. Vragen die ik nu krijg over de CAO zouden door Jonas, de AI van AFAS, beantwoord kunnen worden.'
Op de korte termijn willen we de processen rond in- en uitdiensttreding volledig via AFAS laten verlopen. Dat is nu nog een papieren tijger buiten het systeem. Ook gaan we alle personeelgerelateerde contracten digitaal maken, zoals een arbeidsovereenkomst, roosterwijziging of gebruikersovereenkomst als iemand een laptop of auto krijgt.’
‘Op de langere termijn gaan we ons materieelbeheer met een AFAS-partner koppelen’, vult Karin aan. ‘Uiteindelijk is het ons doel om met AFAS naar het spreekwoordelijke droomkasteel te gaan. Waar we nu staan, in onze vrijstaande villa, is al heel mooi. Het is en blijft een continu proces. Tot nu toe zijn we enthousiast. AFAS biedt ons telkens weer nieuwe functionaliteiten die ons dagelijks werk makkelijker én leuker maken.’
Wagemakers Bouw & Ontwikkeling is al drie generaties lang een Brabants familiebedrijf, met meer dan 75 jaar aan kennis en ervaring met uiteenlopende bouwprojecten. Van ontwikkeling tot realisatie: het team van Wagemakers verzorgt het hele proces, met kwaliteit als belangrijkste uitgangspunt.
‘Samen bouwen’ is het motto van Wagemakers Bouw & Ontwikkeling. Service en communicatie staan hoog in het vaandel. Net als flexibiliteit en vakmanschap. Bij ieder project staat duurzaamheid centraal en is innovatie een bron van inspiratie. Door de korte lijnen binnen het bedrijf werkt Wagemakers efficiënt en daadkrachtig, met kwalitatief hoogwaardige projecten als resultaat.
Automatiseer net als Wagemakers Bouw & Ontwikkeling en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |