In 2015 kwam Elize de Jong (expert integraties en applicatiebeheerder ) in dienst bij BLOS Kinderopvang. De organisatie telde toen vijf locaties in Nieuwegein en Utrecht. ‘We hadden zo’n 100 medewerkers, denk ik. En daarvan werkten er zeven op kantoor. Je snapt dat iedereen daar dus een beetje van alles deed. Van de planning tot de personeelszaken.’ Met de komst van de Wet innovatie en kwaliteit kinderopvang (Wet IKK), werd dat een stuk ingewikkelder. ‘Heel kort door de bocht kwam het erop neer dat kleine organisaties gewoon niet meer winstgevend konden zijn. De kwaliteitseisen werden stapje voor stapje opgeschroefd. Een gevolg is ook dat je echt wilt dat je medewerkers op locatie zich honderd procent op de kinderen kunnen focussen. Voor al het andere heb je een sterk ondersteunend kantoor nodig. Een servicekantoor, eigenlijk.’
Voor die groei was een platform nodig dat flexibel en toekomstbestendig was. En waarbij je makkelijk een nieuwe organisatie kunt integreren, en tóch snel geconsolideerde cijfers kunt krijgen. Nadat de keuze voor de software van AFAS werd gemaakt, is er snel gehandeld. We wisten dat je AFAS goed kunt koppelen met KidsKonnect, het programma dat we gebruiken voor de planning, het schrijven van uren, en de ouder- en kindadministratie.
De Jong: ‘Onze systemen zijn zo ingericht dat medewerkers voor veel dingen zelf verantwoordelijk zijn. Zij kunnen zelf declaraties, vragen en wijzigingen insturen via de AFAS Pocket app. En we maken ook al vanaf het begin gebruik van InSite, het intranet dat AFAS biedt. Dat biedt enorm veel voordelen voor de personeel- en salarisadministratie, en het sturen van de organisatie. Bij iedere overname willen we zo snel mogelijk van toegevoegde waarde zijn voor de nieuwe vestigingen. En stap één is dat we de administratie overnemen. Dat betekent dat we veel workflows en work-arounds zelf ontwikkelen. Want hoe afwijkend de regels en afspraken soms ook zijn, we willen wél dat het allemaal klopt, dat zoveel mogelijk geautomatiseerd wordt, en dat we zelf goed overzicht houden. Alleen dan kunnen we ook zorgen dat de juiste informatie op de juiste plek beschikbaar is. Voor veel van onze nieuwe locatiemanagers is dat een zegen: die krijgen na de overname opeens veel meer en actuelere stuurinformatie. Ze kunnen beter managen, en hebben er minder werk van!’
BLOS is een superflexibele organisatie, die groeit als kool, en waar steeds meer kennis, tijd en ruimte is om kinderen een zo fijn mogelijke plek te bieden. De Jong: ‘Dat had nooit gekund als we de overstap naar AFAS niet gemaakt hadden. Het hele idee was dat we een goed servicekantoor wilden opzetten. Nou, dat is gelukt. Het maakt niet uit of er nieuw beleid geïmplementeerd moet worden, of er veranderingen op het ouderportaal moeten worden doorgevoerd, of dat een manager even extra ondersteuning nodig heeft. De financiële administratie, de marketing, het beleid, bouwen aan kwaliteit, HR-zaken, facilitaire zaken, oudersupport. We regelen het allemaal, voor de hele organisatie.’
De Jong: ‘Doordat wij alles regelen, hebben de vestigingen rust en duidelijkheid. Daar hoeven ze zich echt alleen nog maar op de kinderen te focussen.’
Bij BLOS Kinderopvang kunnen kinderen van alle leeftijden terecht – baby’s, peuters, kleuters én kinderen uit alle groepen van de basisschool. Ze treffen bij BLOS een omgeving die altijd fijn en veilig voelt, en waar ze autonoom en zeker verder kunnen groeien. Spelend ontdekken wie je bent en wat je in je hebt, staat er centraal. Bij BLOS is elke dag een avontuur. Op dit moment telt BLOS maar liefst 316 vestigingen. En ruim 2000 medewerkers. Niet al die vestigingen opereren onder de naam BLOS, maar ze horen wel bij dezelfde familie. En ze bieden allemaal dezelfde hoge kwaliteit, juist doordat ze met zoveel zijn. Maar één ding is vanaf de eerste dag niet veranderd: de passie van BLOS voor kinderen en hun ontwikkeling.