Hoe was het ook alweer? De ‘nieuwe’ situatie voelt al vertrouwd, maar IJle van der Meulen gaat graag even terug in de tijd. Hij is binnen de provincie Groningen de projectleider die zich bezighoudt met AFAS én geeft leiding aan het team Personeels- & Salarisadministratie. De ideale man dus voor een gesprek over wat de HRM & Payroll-software van AFAS de organisatie van de provincie Groningen brengt.
Het brengt hem op de hoofdvraag uit die periode: ‘Hoe kunnen we onze teamleiders en medewerkers meer aan het stuur krijgen bij HR-processen? Veel werd nog door tussenpersonen gedaan, zoals HR-adviseurs. Dat wilden we doorbreken.’
En zo kon de reis beginnen. De implementatie in de tweede helft van 2020 bevestigde het goede gevoel. IJle: ‘We hebben een soepele overgang naar AFAS ervaren. Weinig klachten vanuit medewerkers gehad, weinig showstoppers. Medewerkers ervaren meer gebruiksgemak en -vriendelijkheid sinds we met AFAS werken. De inrichting is in de basis goed geweest, al is er natuurlijk altijd wel wat te verbeteren. Doorontwikkeling stopt nooit.’
Veel sneller declaraties doen
Er is veel verbeterd sinds de provincie Groningen voor haar HR-processen en salarisadministratie met AFAS werkt. Om te beginnen de salarisverwerking, volgens IJle het proces waar alle ogen op gericht zijn. ‘Vooraf hadden we gesteld dat we op uitbetaling 99 procent wilden scoren. Dat is 100 procent geworden. Dat is geweldig. AFAS heeft ons zo begeleid dat we samen met onze salarisadministrateurs tot een goede salarisverwerking zijn gekomen. Die overgang is soepel verlopen.’
Alle gegevens hebben een logische plek in het systeem. Dat is volgens IJle een van de grootste voordelen die werken met AFAS oplevert. Want dat biedt weer de ideale basis om data te gebruiken als stuurinformatie. ‘Dit systeem biedt een structuur waarbij je actuele gegevens makkelijk kunt ontsluiten voor rapportages. De database is eenvoudig te doorgronden, zodat je snel bij je data kunt én die aan elkaar kunt knopen. Ik zeg weleens: elk veld dat je invult kun je uit de database halen om er vervolgens iets mee te doen. Dat is een grote verbetering. Niet iedereen in onze organisatie werkt ermee, maar ze hebben er wel allemaal profijt van.’
Procesoptimalisatie door middel van verdere automatisering is een reis die altijd doorgaat. Bij de provincie Groningen zijn ze doordrongen van dat besef. ‘De wereld verandert, dus we moeten meebewegen’, zegt IJle. ‘Wijzigingen in wet- en regelgeving en de cao volgen elkaar op, waardoor we regelmatig aanpassingen moeten doorvoeren in het systeem. Het is een doorlopend proces van bijschaven.’
Vanuit hartje Groningen zetten ruim 1000 medewerkers zich dagelijks in voor een mooie provincie. Een provincie waar het prettig wonen en werken is. Waar mensen zich veilig voelen. Waar veel valt te zien en te beleven. Waar duurzaamheid en economie hand in hand gaan, met voldoende plek voor de natuur. Hier werkt de provincie Groningen aan. Soms alleen, maar vaak met andere overheden, maatschappelijke organisaties en bedrijven. De provincie biedt veel ruimte voor eigen initiatief en het nemen van eigen verantwoordelijkheid. Medewerkers werken aan uiteenlopende opdrachten, in een complexe en uitdagende omgeving. De provincie verzilvert kansen op het gebied van leefbaarheid, economie, vergroening, digitalisering en ecologie.
Werk kan zo veel leuker en beter. En met meer oog voor de maatschappij. In veel organisaties zijn mensen druk met de verkeerde dingen. Onnodige handelingen, dubbel werk, fouten herstellen: het kost handenvol tijd en komt de kwaliteit niet ten goede. De missie van AFAS Software is: inspireert beter ondernemen. Dat doet AFAS met software en alles wat ervoor nodig is om die software zo te gebruiken dat je er een hoger doel mee bereikt. Organisaties houden tijd over voor wat ze echt belangrijk vinden, kwaliteit en werkplezier.