Scholengroep PCOU Willibrord zet onderwijs altijd op één. Dat betekent dat ondersteunende processen zoveel mogelijk in dienst moeten staan van de medewerkers die zich bezighouden met die primaire taak. Daarom brengen functioneel beheerders Hakim El Achak en Jos Witteveen de software van AFAS (HR en Financieel) zoveel mogelijk naar de gebruiker. Het duo zet op dit gebied grote stappen binnen de organisatie, onder meer door workflows te optimaliseren (minder klikken, meer doen) en strakkere controlemechanismes in te bouwen (geen verrassingen). Wat dat oplevert? Meer regie, gemak én inzicht voor de ruim 2.800 medewerkers, waardoor zij zich inderdaad meer op onderwijs kunnen focussen.
Onderwijs
2800 medewerkers
Utrecht
1992
Financieel & HRM
Interview met:
Hakim El Achak & Jos Witteveen, Functioneel beheerders
Al vele jaren werkt PCOU Willibrord met de software van AFAS voor financiële processen. Sinds 2020 is dat uitgebreid door ook het HR-pakket af te nemen. In dat jaar stapte de scholengroep over naar een nieuwe omgeving met daarin de software voor HR- én financiële processen. ‘We hadden goede ervaringen en AFAS scoorde de meeste punten in onze aanbesteding’, zegt Hakim.
Zelf is hij in datzelfde jaar in dienst gekomen als functioneel beheerder om het systeem zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten. De visie die daarbij in het leven is geroepen is sindsdien heilig. ‘Onderwijs op één is waar we elke dag voor gaan’, licht Hakim toe. ‘Dat maakt dat wij als beheerders weten voor wie we het doen. Van de docenten tot de directeuren: wij willen de collega’s van onze 45 scholen zoveel mogelijk ondersteunen bij administratieve processen, zodat ze meer tijd kunnen besteden aan het onderwijs. Dan wil je niet dat administratieve handelingen lastig zijn, veel tijd kosten of fout kunnen gaan. Een belangrijk onderdeel van onze visie is daarom dat we de software naar de gebruiker brengen. Maar daarbij geldt ook: als de medewerkers van onze scholengroep iets willen, moeten ze er wél wat voor doen. Ziek melden of ouderschapsverlof aanvragen: ze moeten én kunnen dat zelf in de software regelen.’
Dat proces moet dan wel zo gemakkelijk, overzichtelijk en efficiënt mogelijk te volgen zijn. ‘In één keer goed, dat is wat wij met de software van AFAS willen faciliteren voor onze collega’s’, vervolgt Hakim. ‘We hebben strakkere controlemechanismes ingebouwd die ervoor zorgen dat gebruikers niet voor verrassingen komen te staan. En we richten het systeem zo in dat er vrijwel geen workflows afgekeurd hoeven te worden.’
Hakim neemt het aannemen van een nieuwe medewerker als voorbeeld. ‘In de oude variant waren de schoolleider en de administratief medewerker daar veel handelingen en dus tijd aan kwijt. Nu we dat hebben geautomatiseerd in AFAS hoeven ze er niet meer over na te denken; ze volgen het proces en hoeven er niet bang voor te zijn dat ze een medewerker per ongeluk op de verkeerde plek aanmelden of verkeerde rechten toekennen. De controles die medewerkers voorheen achteraf uitvoerden, hebben we nu zoveel mogelijk in de workflows ingebouwd. Daarmee dwingen we af dat processen goed lopen. Medewerkers zijn daardoor minder met administratieve handelingen bezig en kunnen zich meer op onderwijs focussen.’
De functioneel beheerders van PCOU Willibrord gaan ver om de visie op software na te leven in de praktijk. Jos: ‘Veel van onze inrichting in het systeem doen we schoolspecifiek om ervoor te zorgen dat de schoolspecifieke gegevens vooraf al ingevuld zijn en de collega’s dit niet zelf hoeven te doen. Zo hebben we maar liefst 240 onboardingsprofielen gebouwd. Ook dat zorgt ervoor dat betrokken medewerkers zo makkelijk mogelijk zelf processen kunnen volgen. Zolang de gebruiker er profijt van heeft, zetten wij als functioneel beheerders graag een stap extra. Maar dan is het wel belangrijk dat het draagvlak er is als we een nieuw proces inrichten. De scholen moeten meebepalen wat we gaan realiseren. Die betrokkenheid is een voorwaarde voor succes.’
Hoe Hakim en Jos dat voor elkaar krijgen en medewerkers meenemen in de visie van PCOU Willibrord? ‘Wees als functioneel beheerder zichtbaar in de organisatie’, zegt Hakim. ‘Ga niet mailen, maar kijk mensen in de ogen. Zoek ze op, ga in gesprek. Waar loop je tegenaan? Wat kan beter? Je moet ervoor zorgen dat je helder hebt voor wie je het doet en dat wat je doet aansluit bij de behoefte van de gebruiker.’
Jos: ‘Als scholen vervolgens doorhebben dat we het voor én met ze willen doen, hebben we al veel gewonnen. Onderwijsmedewerkers zien dat we niet zomaar iets nieuws opleveren en presenteren. Ze ervaren de meerwaarde als ze meegaan in dat proces en erbij betrokken zijn. Neem onze lopende overstap naar AFAS als factuurverwerkingsflow. We hebben van tevoren gevraagd: hoe ervaren jullie het proces nu? Wat kan beter? Vervolgens hebben we laten zien wat AFAS kan betekenen. Zo toon je aan wat de meerwaarde is en maak je medewerkers warm voor de verbetering.’
Hakim en Jos zijn blij met AFAS als het systeem waarbinnen zij als functioneel beheerders elke dag weer werken om processen te optimaliseren. ‘AFAS biedt ons veel vrijheid. Natuurlijk heeft AFAS standaard processen, dat is ook de kracht van het systeem, maar daarbinnen kun je realiseren wat je wil om die processen passend te maken voor je eigen organisatie. Die controle om de software in te zetten zoals wij dat willen is erg fijn.’
Hakim volgde bij AFAS ook het Succesbeheer Traineeship: ‘Je doet daar niet alleen kennis op van de software, maar je leert ook omgaan met veranderingen en projectmanagement. En je bouwt een waardevol netwerk op. Zo kan ik nog beter kansen herkennen in onze organsatie en automatiseren. ’
Wat werken met AFAS concreet oplevert voor de organisatie van PCOU Willibrord? Hakim en Jos hebben dat als beheerders scherp: ‘De scholen zijn veel meer in control dan voorheen. Ze hebben zelf de regie in handen. Waar de personeelsadministratie in de oude situatie veel taken moest uitvoeren, kunnen de scholen nu zelf veel doen. Neem het aannemen van personeel. De onboarding verloopt nu via geautomatiseerde taken in AFAS, waardoor het voor iedereen duidelijk is wat er moet gebeuren als een nieuwe medewerker in dienst komt. HR hoeft alleen nog maar de documenten te controleren, in plaats van dat ze erachteraan moeten blijven zitten om het geregeld te krijgen. Dat doet het systeem nu. Dat is een welkome verlichting van de administratieve lasten en levert tijdswinst op.’
Jos wijst ook op het nieuwe werving- en selectieportaal dat hij samen met Hakim in AFAS heeft gebouwd. ‘Daar landen al onze vacatures op, waar sollicitanten vervolgens op reageren. Het mooie daarvan is dat we dit proces op die manier op elk moment inzichtelijk hebben. Voorheen kwamen cv’s en sollicitatiebrieven per e-mail binnen en moest HR vervolgens losse onderdelen opvragen bij de sollicitant. Dat is gelukkig verleden tijd. Je moet je voorstellen dat er soms veel sollicitaties op een vacature binnenkomen. Dan is het veel extra werk als je alles per e-mail binnenkrijgt. Nu loopt het proces via een workflow. Daardoor is de status altijd zichtbaar.’
De processen gaan nu veel vaker in één keer goed, voegen de beheerders daaraan toe. ‘Dat is misschien wel de grootste winst. Er hoeft veel minder achteraf gecorrigeerd te worden, een wereld van verschil. We zetten profielen en voorkeurswaarden zo neer dat medewerkers zo min mogelijk hoeven in te vullen. Ze vullen alleen datgene in wat relevant is. Ook is er minder maatwerk en daardoor meer eenduidigheid in processen.’
‘AFAS verdient complimenten voor de automatische berekening, want dat is complex’, vervolgt Jos. ‘De berekening sluit meer aan op de werkelijkheid dan hoe wij het voorheen deden. Om een voorbeeld te geven: stel dat een medewerker ouderschapsverlof opneemt op maandag, dan vallen daar ook verschillende feestdagen op. Het systeem zorgt ervoor dat ze op die feestdagen niet gekort worden op hun salaris, want ze zijn dan toch al verplicht vrij. Daardoor kunnen wij als organisatie letterlijk de waarheid bieden aan medewerkers; ze hoeven niet in te leveren op iets wat ze niet afnemen.’
De twee functioneel beheerders delen graag hun tips voor andere onderwijsinstellingen die met ouderschapsverlof aan de slag willen. Hakim: ‘Ga eerst intern inventariseren hoe de organisatie het wil hebben. Neem de verschillende scholen of teams mee in het proces. Je kunt niet iets van bovenaf neerzetten en verwachten dat medewerkers het goed gaan gebruiken. Je moet het echt samen doen. Nog een tip: start eerst met een pilot als het gaat om veel verschillende scholen. En begin met de scholen die vooruitstrevend zijn, want die kunnen je helpen door te delen wat het oplevert als je het verder gaat uitrollen. Start klein, zoek de contractuele details uit, de cao, alles wat je moet weten. Wees creatief en toon lef om te ontwikkelen. En ga dan testen, eerst zelf als beheerder. Ik had uiteindelijk wel 41 testkinderen in het systeem, haha. Op die manier leer je de functionaliteit door en door kennen.’
Digitalisering is een proces dat nooit stopt. PCOU Willibrord en haar functioneel beheerders hebben hun ambities helder. ‘We zitten met smart te wachten op verdere AI-toepassingen. Het zou heel tof zijn als AI straks in AFAS alvast relevante velden kan invullen, zodat we dat niet meer zelf hoeven te doen. Ook willen we meer controles voor zwaardere documenten zoals inkoopcontracten en verwerkingsovereenkomsten inbouwen. De tijd die medewerkers daarmee winnen kunnen ze inzetten voor de toekomst van ons onderwijs. Verder brengen we zoveel mogelijk processen onder in AFAS. Wij zijn zoveel aan het spitten in het systeem dat we de meeste mogelijkheden wel denken te kennen, maar we worden nog steeds verrast. Dan denken we: wat tof, dat moeten we doen! Zo blijven we steeds weer nieuwe stappen zetten.’
PCOU Willibrord biedt op 26 scholen voor basisonderwijs, 4 scholen voor gespecialiseerd onderwijs, 14 scholen voor voortgezet onderwijs en een voorziening in en om Utrecht plek aan leerlingen om te leren, groeien en ontwikkelen. Er is ruimte voor alle kinderen en jongeren, ongeacht geloof of achtergrond. Vanuit haar christelijke basis omarmt de scholengroep diversiteit en dat zie je terug: elke school heeft een eigen uniek profiel en onderwijsaanbod. Ook biedt PCOU Willibrord alle vormen van voortgezet onderwijs: speciaal onderwijs, praktijkonderwijs, vmbo, mavo, havo, vwo en gymnasium. Zo zorgt de organisatie voor een passende plek voor ieder kind.
Automatiseer net als PCOU Willibrord en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |