Orpheus Theater en Congres maakt onder andere gebruik van de functionaliteit Financieel, HRM, CRM, InSite, Abonnementen en de Pocket App. Het theater en congrescentrum werkt sinds 1999 met de HR-oplossing van AFAS en nu meer dan tweeënhalf jaar met de volledige ERP-suite.
Anno 2019 zijn de resultaten voor de hele organisatie zichtbaar. “Het volledige salestraject en de klantreis leggen we nu vast in AFAS”, zegt financieel manager Martin Berkhoff. “Met behulp van het CRM bouwen we enorm veel kennis over onze klanten op. We kennen ze door en door.” Daarbij helpt het enorm dat de organisatie heeft gekozen voor een geavanceerde vorm van dossieropbouw. Elk contactmoment gaat het systeem in, mede dankzij een koppeling met Outlook. “Zo zijn de dossiers altijd compleet”, stelt Danny Berens.
Hoe een en ander in de praktijk werkt, legt administrateur Daniëlle Berens uit. “Als er een aanvraag voor een evenement binnenkomt, maken wij een offerte in het planningsysteem Yesplan. Tegelijk maken we een forecast aan in AFAS, waarin we de diverse fases van het proces meenemen. Op die manier weten we altijd precies hoever het traject is gevorderd. Hebben we alleen nog een prijsindicatie afgegeven, of is er al een locatiecontract? Op basis van een analyse van die forecasts maakt ons BI-team een rapportage.”
‘Ons BI-team’ van Orpheus houdt zich bezig met business intelligence en bestaat uit twee mensen: Danny en Dennis. “Wij gaan wekelijks aan de slag met de data uit AFAS”, licht Danny toe. “Omdat werkelijk alles wordt vastgelegd, bijvoorbeeld ook aanvragen voor evenementen die uiteindelijk niet doorgaan, kunnen we daar heel interessante managementinformatie uithalen. Een simpel voorbeeld is de performance per branche, maar we weten ook precies wat de gemiddelde leadtime is in een bepaalde periode.” De output van het BI-team fungeert als intern dashboard voor het management team, stelt Martin. “Zo kunnen wij de begrote opbrengsten vergelijken met de werkelijke resultaten en beoordelen of bijstelling van de begroting nodig is.”
Orpheus Theater & Congres is een gerenommeerde instelling in Apeldoorn voor theatervoorstellingen en evenementen. Dat is het al sinds 1965 toen Orpheus zijn deuren opende voor een uitvoering van Tsjaikovski’s Zwanenmeer. Orpheus behoort tot de vijf grootste theaters in Nederland en biedt een gevarieerd aanbod aan optredens: van cabaret tot klassieke muziek, van toneelstukken tot theaterconcerten.
Benieuwd naar het hele succesverhaal van Theater Orpheus?