De Omgevingsdienst Twente kiest in aanloop naar die ontwikkeling voor AFAS als ondersteunende bedrijfssoftware. Het voordeel dat alle onderdelen in één pakket zijn ondergebracht geeft in dit aanbestedingstraject de doorslag; een alles-in-1-oplossing voor de hele organisatie is precies datgene waar behoefte aan is. De Omgevingsdienst Twente voorziet dat zij haar administratieve basisprocessen binnen Finance en HR, zoals verloning en facturatie, efficiënt kan inrichten in één krachtig ERP-systeem.
In de praktijk pakt dat ook zo uit, vertelt Assistent Controller Johanneke Helbig bijna twee jaar na de start met AFAS. ‘We hebben onze overhead strak neergezet. Daar helpt de software van AFAS ons absoluut bij. Een voorbeeld is dat we niet in een Excel-bestand allemaal suboverzichten hoeven bij te houden. Dat was in de oude situatie wel zo. Toen waren we overgeleverd aan een systeem waar we niet snel even zelf in konden kijken. Het kostte veel tijd om overzichten op te vragen. Nu hebben we meerdere bedrijfsprocessen geautomatiseerd met AFAS. De tijd die daardoor vrijkomt besteden we aan taken waarvoor we in dienst zijn genomen. Daarnaast zorgt de software ervoor dat we geen enkel proces vergeten. Het systeem houdt ons scherp waardoor we meer inzicht in onze data hebben.’
Er staat inmiddels een stabiel fundament en dat schept ruimte voor verdere optimalisaties. De doorontwikkeling van het systeem is binnen verschillende disciplines in volle gang. Mooi voorbeeld is de werken-bij pagina die de Omgevingsdienst Twente momenteel koppelt aan de software van AFAS. ‘Superfijn dat dit mogelijk is, want straks kunnen we nieuwe medewerkers direct via het systeem aannemen’, zegt Lauren Robles, communicatiemedewerker bij de Omgevingsdienst Twente.
Ook op de afdeling Finance van de Omgevingsdienst Twente volgen de (door)ontwikkelingen in het systeem elkaar op, voornamelijk op het gebied van CRM. Johanneke noemt bijvoorbeeld de verdere automatisering van contractbeheer. ‘Daardoor hebben we te allen tijde inzicht in de status van contracten. Als iemand actie moet ondernemen, dan krijgt diegene een melding. Dankzij de automatisering van dat proces hoeven we er niet meer steeds achteraan te hollen om het voor elkaar te krijgen. We hebben diverse checks ingebouwd en vangen daarmee af wat vaak achteraf nog even gedaan moest worden. Grip zorgt voor tijdwinst.’
De Omgevingsdienst Twente werkt aan een veilige en duurzame leefomgeving, zodat iedereen in Twente prettig kan wonen, werken en leven. In samenwerkingsverband met de provincie Overijssel en de veertien Twentse gemeenten, verleent de organisatie vergunningen, houdt toezicht en voert controles uit bij bedrijven. Zo ziet zij erop toe dat bedrijven de wettelijke milieu- en veiligheidsregels naleven die horen bij hun bedrijfsactiviteiten.