Zo houdt Nettorama vaart in onboarding
Bij Nettorama draait alles om de winkels. De organisatie telt inmiddels 85 Nettorama filialen, en nog één Boni filiaal, twee kantoren en in totaal ongeveer 6.500 collega’s.
In zo’n omgeving raakt HR direct aan de dagelijkse praktijk: een nieuwe medewerker moet snel, goed en veilig kunnen starten. Met AFAS Software als basis voor de HR-processen laat Mario Tiemes, HR-applicatiespecialist bij Nettorama, zien hoe de organisatie onboarding eenvoudiger maakte. Zijn uitgangspunt is helder: “Meer meters, met minder moeite.”
Branche:
Retail
Aantal medewerkers:
6.500
Gevestigd in:
Oosterhout
Klant van AFAS sinds:
2017
Softwaregebruik:
HRM software
Interview met:
Mario Tiemes, HR-applicatiespecialist
De kracht van HR in een fusie
Nettorama en Boni vormen samen een organisatie in beweging. Winkels worden omgebouwd, teams veranderen en nieuwe collega’s blijven nodig. Voor HR in de retail betekent dat: personeelsadministratie, recruitment én onboarding moeten meebewegen zonder extra druk op filiaalmanagers te leggen.
Mario kent die praktijk goed. Hij werkte eerder twaalf jaar bij Jumbo, daarna als consultant bij een AFAS-partner en kwam via detachering bij Boni/Nettorama terecht. Retail en AFAS kwamen daar samen. “Retail, dat is iets van mij. Maar ook AFAS. Dus ik wil dat heel graag combineren,” vertelt hij.
Die combinatie zie je terug in de aanpak. Niet beginnen bij wat het systeem allemaal kan, maar bij de vraag wat een filiaalmanager op een drukke dag nodig heeft: overzicht, snelheid en zo min mogelijk losse handelingen.
Onboarding terugbrengen tot de kern
Sinds 1 januari 2025 werkt Nettorama met onboarding in AFAS. In korte tijd verwerkte de organisatie bijna 5.500 onboardingen, gemiddeld ongeveer 278 per maand. Dat lukt volgens Mario alleen wanneer het proces strak staat.
“Je kan het alleen maar bereiken met deze aantallen als je proces goed is ingericht door zo min mogelijk handwerk.”
Daarom koos Nettorama voor eenvoud. Waar onboarding al snel uit veel pagina’s en velden bestaat, houdt de organisatie het bewust beknopt. Per rol ziet de leidinggevende alleen de relevante profielen. Velden sluiten aan op wat nodig is voor de functie, de kostenplaats, het salaris en de koppelingen met andere systemen.
Mario noemt het proces bewust “hufterproof”. Dat klinkt stevig, maar in de praktijk is het logisch. Een medewerker met terugwerkende kracht indienst melden levert aan de achterkant problemen op, bijvoorbeeld met urenregistratie. Daarom is het proces zo ingericht dat dit niet kan. De techniek ondersteunt zo de afspraak die HR met de organisatie maakt.
De sollicitant vult in wat de winkel niet weet
Een belangrijk uitgangspunt bij Nettorama: leg werk neer bij de persoon die de informatie heeft. De sollicitant levert aanvullende gegevens zelf aan via OutSite. De leidinggevende hoeft die gegevens niet eerst op te vragen en daarna over te typen. “We vragen niks aan die bedrijfsleider om in te vullen. Waarom niet? Hij heeft die gegevens ook niet.”
Dat scheelt tijd op de winkelvloer. De filiaalmanager richt zich op de winkel, klanten en het team. HR controleert daarna de gegevens die ertoe doen, zoals ID-bewijsgegevens, loonheffingskorting en uitzonderingen. Bij herindiensttreding neemt het proces geldige ID-bewijsgegevens over. Ook dat voorkomt dubbel werk voor medewerker en HR.
Voor de medewerkerservaring is die eerste indruk van grote betekenis. Een sollicitant krijgt duidelijke taken, levert gegevens aan en ondertekent digitaal. Blijven gegevens liggen, dan stuurt het proces automatisch herinneringen. Leidinggevenden krijgen daarnaast de mogelijkheid om zelf een herinnering te sturen. Zo blijft de beweging erin zonder dat HR elke stap handmatig hoeft te bewaken.
Strak proces voorkomt grijs gebied
Retail kent piekdrukte. Juist dan wil je snel schakelen met nieuwe medewerkers. Nettorama houdt toch vast aan één duidelijke lijn: pas na digitale ondertekening van de arbeidsovereenkomst wordt de medewerker geregistreerd. Dan pas gaat de koppeling richting het roosterprogramma lopen.
Mario is daar duidelijk over. Als je dat niet strak organiseert, ontstaat een risico voor medewerker en organisatie.
“Dan lopen er medewerkers in je organisatie die al een periode hebben gewerkt en geen salaris hebben gehad. En als er wat gebeurt in de winkel, is diegene ook niet verzekerd. Dat wil je echt ten alle tijden voorkomen.”
Juist die scherpte is een belangrijk onderdeel van goed werkgeverschap. Winkelpersoneel behouden begint met vertrouwen: je start pas wanneer alles klopt. Dat geeft rust bij de medewerker, het team, de leidinggevende en HR.
Eenvoud helpt ook bij generatieverschillen
In het gesprek benoemt Mario een herkenbare uitdaging: jonge medewerkers lezen instructies anders en regelen veel op hun telefoon. Nettorama werkt daarom met gele toelichtingsvelden in het proces. Die geven direct aan wat iemand moet doen en waar de stap naartoe leidt. Bij de aanlevering van gegevens adviseert Nettorama sollicitanten om een vaste computer of laptop te gebruiken.
Tegelijk sluit de richting aan op mobiel werken. Aanvullende gegevens worden straks via de AFAS Pocket app aangeleverd. Voor HR in de retail is dat een belangrijke les: maak processen niet langer omdat mensen minder lezen, maar maak de juiste actie duidelijker en dichter bij de medewerker.
Ook bij documenten kiest Nettorama praktisch. Bij een niet-Nederlandse nationaliteit worden aanvullende velden verplicht. Bij loonheffingskorting maakt de sollicitant zelf de keuze, zodat duidelijk is dat HR of de leidinggevende die keuze niet namens de medewerker heeft gemaakt. Zo combineert Nettorama gemak met zorgvuldigheid.
Wat HR-teams kunnen leren van Nettorama
Nettorama laat zien dat HR in de retail sterker wordt wanneer processen kort, duidelijk en consequent zijn. Vacatures komen vanuit AFAS op de werken-bij-site. Binnenkomende sollicitaties worden vervolgens direct verwerkt in de HR-software. De sollicitant vult zelf gegevens in. HR controleert. De leidinggevende houdt tijd over voor de winkel.
Mario vat het zelf als volgt samen: “We hebben het geprobeerd zo eenvoudig mogelijk te houden, zo efficiënt mogelijk en met zo min mogelijk stappen. Daardoor hebben wij meer meters met minder moeite weten te realiseren.”
Voor andere retailorganisaties ligt daar de praktische les. Wie winkelpersoneel wil werven, binden en behouden, begint niet alleen met een betere vacature. Begin met een startproces dat klopt. Tel het handwerk, schrap dubbele stappen en maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Dan krijgt HR meer grip op het proces en krijgt de winkelvloer meer aandacht.
| Automatiseer net als Nettorama en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |