MK administratie: slimmer werken, meer tijd voor advies

MK Administratie werkt voor ondernemers, organisaties met een eigen AFAS-omgeving en andere accountants- en administratiekantoren. Het kantoor van Meindert en Lammy Kramer maakt daarbij één duidelijke keuze: klanten leveren digitaal aan en het team werkt bewust met AFAS. Niet met twintig losse pakketten naast elkaar. Die keuze klinkt streng. In de praktijk geeft het juist rust. Voor klanten, voor medewerkers en voor de groei van het kantoor. Minder zoeken, minder herstellen en meer tijd voor advies: daar draait het om.

 

MK Administratie in het kort

Branche:

Accountancy

Aantal medewerkers:

18

Gevestigd in:

Creil

Klant van AFAS sinds:

2004

Softwaregebruik:

ERP, Payroll Cloud, AFAS SB

Interview met:
Meindert Kramer (Medevennoot)
Lammy Kramer (Medevennoot)

Van archiefkasten naar digitaal overzicht

Meindert Kramer, medevennoot van MK Administratie, werkt al zo'n dertig jaar met AFAS. Hij herinnert zich de tijd van ordners, archiefkasten en volle dossierkamers. Bij een belastingcontrole was hij soms een dag kwijt aan het zoeken naar de juiste mappen.

Een waterlekkage in de archiefruimte maakte de noodzaak van digitaal werken duidelijk. Dossiers moesten drogen, gevolgd door twee weken inscannen. Inmiddels staat het archief digitaal in AFAS. Dat scheelt ruimte, zoekwerk en risico. Maar de grootste verandering zit in de werkwijze. Veel ondernemers gebruikten verschillende pakketten voor boekhouding, facturatie en andere processen. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.

Bewuste keuze voor één platform

Voor MK Administratie waren losse systemen geen toekomstbestendige oplossing. Klanten verwachten sneller antwoord en actueel inzicht, terwijl goede salarisadministrateurs schaars zijn. Daarom werkt het kantoor met Profit, AFAS SB en Payroll Cloud in samenhang.

Het voordeel is helder: medewerkers verdiepen zich in één platform en bouwen specialistische kennis op. Dat is belangrijk bij complexere vragen over bijvoorbeeld onderhanden werk, verloning, verlof en procesinrichting. Die kennis zet MK Administratie breed in. Klanten met een eigen AFAS-omgeving krijgen ondersteuning in hun eigen systeem, bijvoorbeeld bij salarisadministratie of inrichting.

 

Loonadministratie vraagt meer dan een druk op de knop

Juist bij loonadministratie ziet MK Administratie hoe belangrijk vakkennis blijft. Andere accountants- en administratiekantoren huren het kantoor in voor de verloning van hun klanten. MK Administratie logt dan in op de omgeving van het kantoor of de klant en verzorgt daar de salarisadministratie. Soms gebeurt dat zichtbaar als MK Administratie, soms op de achtergrond namens het andere kantoor. Dat werk vraagt meer dan software bedienen.

Lammy Kramer, medevennoot en verantwoordelijk voor de salarisadministratie, verteld: “Veel kantoren denken in eerste instantie: verlonen is toch gewoon een druk op de knop? Maar achter die knop zit een wereld aan regels. Cao’s, pensioenregelingen, transitievergoedingen, verlof, nieuwe medewerkers en controles op mutaties. Dan is het fijn als er iemand meekijkt die zowel het systeem als de regels goed kent.”

De schaal laat zien hoe serieus dit onderdeel is. Lammy en een collega verwerken samen ongeveer 1.200 loonstroken per maand. Daarbij komen 40 tot 50 cao's voorbij. Sommige klanten maken zelf medewerkers aan en laten MK Administratie controleren. Andere klanten besteden het hele proces uit, omdat herstellen meer tijd kost dan het direct goed vastleggen.

Payroll Cloud past in die werkwijze: het helpt MK Administratie om loonadministratie als vaste dienst aan te bieden naast boekhouding en advies. Voor klanten is dat prettig, omdat ze hun financiële administratie en salarisadministratie niet los van elkaar hoeven te organiseren. Voor andere kantoren is het een manier om klanten goed te blijven bedienen, ook wanneer eigen capaciteit ontbreekt. 

Digitaal werken begint bij het proces

MK Administratie verwacht dat klanten digitaal werken. Niet omdat digitalisering een doel op zich is, maar omdat het proces daardoor beter loopt. Een voorbeeld uit de praktijk gaat over een klant met hijskranen. Die klant legt via de app vast waar en hoeveel uur er is gewerkt. Daardoor ontstaat de administratie direct vanuit het werkproces. Geen losse notities. Geen achteraf zoeken. Minder kans op fouten.

Ook facturatie en betalingen verschuiven naar AFAS SB. Klanten doen meer zelf, maar wel binnen een werkwijze die het kantoor grip geeft. Ze boeken, betalen en kijken mee. MK Administratie controleert en adviseert. Daarbij is de afspraak duidelijk: de boekhouding is minimaal twee keer per week bijgewerkt. 

Actuele cijfers veranderen het gesprek

De rol van het administratie- en accountantskantoor verandert. Vroeger leverde je vooral achteraf een jaarrekening en belastingaangifte. Nu wil een ondernemer weten hoe het bedrijf er vandaag voor staat. AFAS SB helpt MK Administratie om dat gesprek actueler te voeren. Ondernemers hoeven niet eerst te bellen of te mailen voor inzicht. Ze kijken zelf mee en zien hoe hun bedrijf ervoor staat. Daardoor gaat het gesprek minder over cijfers die al maanden oud zijn en vaker over keuzes voor vandaag en morgen. Een klant die eerst met meerdere losse pakketten werkte, zag tijdens een demo dat alles in één omgeving samenkwam. Dat gaf de doorslag. Vooral omdat hij 's avonds zelf kon inloggen en direct overzicht had.

Automatisering helpt, mensen maken het verschil

De toekomst van het administratie- en accountantskantoor draait niet alleen om technologie. MK Administratie kijkt daar nuchter naar. AI helpt nu al bij praktische taken, zoals het vertalen van een jaarrekening naar het Engels. Dat scheelt tijd. Maar het echte verschil zit in de combinatie van software, vakkennis en klantgericht werken. Want een klant wil niet alleen dat de administratie klopt. Een klant wil weten wat de cijfers betekenen, waar kansen liggen en welke keuzes verstandig zijn. Met één geïntegreerde werkwijze bouwt MK Administratie aan precies dat kantoor: minder intikken, minder herstellen en meer vooruitkijken.

Wat kantoren hiervan kunnen leren

De aanpak van MK Administratie laat vier duidelijke keuzes zien. Drie lessen springen eruit.

  • Kies bewust voor standaardisatie: Werk niet met elk pakket dat een klant meebrengt. Kies een basis, bouw daar kennis op en ga de diepte in. Maak klanten onderdeel van het proces. Laat klanten zelf factureren, betalen en meekijken. Dan groeit hun betrokkenheid en werkt je kantoor met actuelere data.
  • Zie loonadministratie als vakwerk: Software versnelt het proces, maar cao's, pensioenregelingen, controles en uitzonderingen vragen kennis. Juist daar maak je als kantoor verschil.
  • Gebruik automatisering voor beter advies: Automatisering vervangt het vak niet. Het haalt ruis weg, zodat meer tijd overblijft voor uitleg, richting en advies. 

 

Over MK Administratie

MK Administratie is een zelfstandig administratie- en advieskantoor in de Noordoostpolder. Sinds de oprichting in 2004 helpt het kantoor bedrijven en particulieren met onder meer financiële administratie, boekhouding, salarisadministratie en fiscaal advies. Het team bestaat uit administratief specialisten, loonspecialisten en bedrijfsspecialisten. Persoonlijk contact speelt daarbij een belangrijke rol. Vanuit Creil werkt MK Administratie voor organisaties in verschillende branches en met uiteenlopende rechtsvormen.

 

 

Automatiseer net als MK Administratie en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software.

Wil jij ook slimmer werken?