KOW is blij met ‘volledig gevulde schoenendoos’ van AFAS 


In ruim een jaar tijd heeft architectenbureau KOW flinke stappen gezet met de automatisering van cruciale onderdelen van de bedrijfsvoering. Vooral Projecten, Finance en HRM/Payroll zorgen voor efficiency en plezier op de werkvloer. “De software daagt je uit om continu te blijven nadenken over je processen.”

 

KOW in het kort

Branche:

Architecten

Aantal medewerkers:

40 medewerkers

Gevestigd in:

Den Haag en Eindhoven

Klant van AFAS sinds:

8 februari 2019

Softwaregebruik:

ERP

Interview met:

Debbie Visser (secretariaat)
Jill Hofbauer (verantwoordelijke HR en Finance)
Pieter Sitsen (algemeen directeur)

Toen Debbie Visser begin 2020 in dienst trad op het secretariaat bij KOW viel ze naar eigen zeggen met haar neus in de boter, want het architectenbureau was net met de software van AFAS gaan werken. Algemeen directeur Pieter Sitsen en Jill Hofbauer, verantwoordelijk voor HR en Finance, waren al wat langer actief betrokken bij Profit. Debbie heeft zich het applicatiebeheer razendsnel eigen gemaakt, zegt Pieter. “Sterker nog, ze gaat het beheer volledig van mij overnemen. Debbie is er eigenlijk ook al veel beter in dan ik en dat is uitermate geruststellend.”

De keuze voor AFAS komt uit de koker van Pieter en Jill. Zij voelden zich genoodzaakt zich te oriënteren op nieuwe bedrijfssoftware toen hun toenmalige leverancier werd overgenomen. Pieter: “Dat was een goed moment om eens kijken wat er nog meer op de markt te koop is.” Jill was wel te porren voor vervanging van de bedrijfssoftware: “Ik werkte op dat moment met een apart salarisprogramma en drie andere pakketten. Ik moest allerlei ingewikkelde handelingen verrichten om alles in één overzicht te krijgen. Het kon allemaal een stuk efficiënter. En vooral ook met minder van die bewerkelijke Excel-lijstjes.” 

Volledig gevulde schoenendoos

Tijdens hun oriëntatieronde ontdekten Pieter en Jill dat de meeste leveranciers werken met softwarepakketten in combinatie met een abonnementsstructuur. “Voor extra functionaliteit en aanvullende autorisaties moet je extra betalen”, stelt Pieter. “Als ondernemer hou ik daar niet van."

Pieter: "Van AFAS krijg je een volledig gevulde schoenendoos. Wat wij nodig hebben halen we eruit en we weten precies wat de kosten zijn, zonder verrassingen. Dat sprak ons aan.”

Pieter heeft daarnaast nog een persoonlijk motief. “Ik hoef helemaal niets te hebben uit China of de Verenigde Staten. Het voelt goed dat KOW afneemt van een degelijk Nederlands familiebedrijf.”

Voor een bedrijf dat zijn geld verdient met projecten, luistert de inrichting van het gelijknamige onderdeel van Profit uiteraard nauw. KOW had als eis dat de werknummers en bijbehorende data probleemloos in het nieuwe pakket in te lezen zouden zijn, maar dat is uiteindelijk niet gelukt. “Dat lag niet zozeer aan AFAS, maar aan ons vorige pakket”, blikt Pieter terug. “Dat was natuurlijk een flinke tegenvaller. Gevolg was dat we alle projecten handmatig moesten overzetten.” Ook Jill herinnert zich de vertraging nog goed. “We wilden aanvankelijk op 1 juli 2019 live, maar dat hebben we een half jaar uitgesteld. We zouden op 1 januari 2020 live gaan, maar pas in januari stonden de werkzaamheden voor HR en Payroll ingepland. Dat vonden wij vreemd, dus hebben we ervoor gepleit om dat al in oktober op te pakken. Dat is uiteindelijk ook gebeurd en zo is het toch nog goed gekomen.”
 

Flinke stap voorwaarts

Ruim een jaar later heeft KOW al flink stappen gezet qua automatisering, vindt Jill.

Jill: “In vergelijking met de oude situatie hebben we al veel voordelen behaald met het boeken van facturen, dat gaat nu veel efficiënter.

"Bankafschriften worden automatisch ingelezen, dus die hoef ik niet meer handmatig in te boeken. Mijn fte-overzichten komen automatisch uit het systeem rollen en ik kan alles heel makkelijk exporteren. Geen handtekeningetjes op papier meer voor akkoord, maar met één druk op de knop geregeld via een workflow.” Pieter vindt het een uitkomst dat hij via een workflow automatisch een signaal krijgt als bijvoorbeeld een contract afloopt. “Vroeger kreeg je zo’n grote ordner op je bureau en die bleef daar dan een weekje of zes onaangeroerd liggen. Dit is voor ons een flinke stap voorwaarts.”

Blijven verbeteren 

Ondanks dat is er nog genoeg te automatiseren. Debbie: “We zitten nu misschien op zo’n zeventig procent van wat we willen. We hebben onder andere nog heel veel ambitie in de HR-sfeer.” Jill noemt daarvan enkele voorbeelden: “We willen de gesprekkencyclus dit jaar nog in het systeem inrichten. Ook op de agenda staan een BHV-pagina en het hele arbotechnische verhaal. Mogelijk gaan we OutSite in de toekomst gebruiken voor werving en selectie.” In de praktijk ontdekt Jill elke keer nieuwe mogelijkheden om processen nog slimmer te organiseren. “Dus het is niet zo dat je na een jaar klaar bent met inrichten. Je blijft bezig en dat vind ik erg leuk."

Jill: "De software daagt je uit om continu te blijven nadenken over je processen. En je af te vragen: hoe kunnen we het nog handiger aanpakken?”

Muizen op het vloerkleed

Volgens Pieter komt het er vooral op aan om goed te snappen wat het programma kan, want dat is nogal wat. “Ik vergelijk Profit weleens met een kat in een kamer met twintig muizen op het vloerkleed. In het begin weet de kat gewoon niet op welke muis hij moet tikken, zoveel zijn het er. Wij gebruiken inmiddels de voor ons belangrijkste functionaliteiten van Profit, maar neem van mij aan dat er nog steeds een hoop muizen rondlopen hoor.” Debbie valt hem bij: “En dan is het ook nog eens zo dat je weet dat AFAS blijft ontwikkelen. Dus als wij op een gegeven moment al onze muizen een plekje hebben gegeven, dan komt AFAS weer met een boel nieuwe muizen aanzetten. Dat maakt het zo leuk.”

Ook voor Pieter is het zonneklaar dat KOW nog lang niet is uitontwikkeld. “Naarmate we verdere verbeteringen doorvoeren, gaat dat ons gewoon geld opleveren. Ik zou bijvoorbeeld graag een workflow koppelen aan de voorcalculatie zodat er een signaal naar de projectleider gaat als het begrote aantal uren een bepaald percentage overschrijdt. Dat is overigens nog niet zo eenvoudig om zelf te doen. Gelukkig kunnen we altijd de backup van AFAS invliegen om de wat meer gecompliceerde vragen op te lossen”, aldus Pieter. Hij heeft trouwens ook ideeën om via OutSite fasedocumenten voor goedkeuring toe te sturen aan de klant. “Dat onze klanten via OutSite alle relevante documenten kunnen downloaden, zou superluxe zijn. Dat maakt een professionele indruk.” 
 

Vinger aan de pols

Wat levert het werken met de ERP-software in de praktijk nou eigenlijk op? Pieter: “We beschikken nu over een geautomatiseerd en integraal beeld van onze bedrijfsvoering. Dat scheelt ons sowieso accountancy. Voor het eerst hebben wij nu met één druk op de knop alle gegevens voor de jaarrekening naar onze accountant gestuurd. Die zou nu in principe heel snel de jaarrekening op moeten kunnen stellen. Dus dat zou een financieel voordeel kunnen opleveren.”

Jill ervaart dag in dag uit hoeveel tijd ze bespaart in vergelijking met de oude situatie. 

Jill: “Ik win duidelijk tijd met alle processen. Bovendien werk ik voor HR en Finance nu nog maar met een dun ordnertje. Zo goed als alle dossiers zitten nu digitaal in het systeem.”

Pieter: “Voor de projecten is de nacalculatie goed georganiseerd, net als het aanmaken van fases en projectprofielen. Het grote voordeel daarvan is dat je standaardrapportages op InSite kunt publiceren voor het management. Daarin kun je de stand van zaken van de projecten uitlezen en je krijgt een goed beeld van hoe je als bedrijf presteert. Je kunt dus heel goed de vinger aan de pols houden.” Pieter is blij is dat de tijd achter hem ligt dat hij druk was met het maken van rapporten in Excel. “We ontdekken trouwens ook steeds meer handige dashboards in het systeem”, merkt Debbie op. 

Vinkjeskabouter

Nog niet ter sprake kwam de Pocket App, waarvan Pieter een enthousiast gebruiker is. “Die app biedt mooie functies. Als ik lang in de trein zit, loop ik altijd even de projectresultaten langs. En natuurlijk bekijk ik ook het overzicht van de verjaardagen van collega’s”, aldus Pieter die ook zijn weg in Profit goed heeft weten te vinden. Al ging dat niet altijd even soepel. “Ik heb weleens een moment van grote paniek beleefd”, herinnert hij zich. “Toen ik het programma nog niet zo goed kende en mijn scherm opende, waren ineens alle projecten weg. Dat zorgde even voor een lichte hartstilstand. Er was natuurlijk iets met een filter ofzo, maar dat wist ik op dat moment niet.” Op haar beurt schrikt Debbie niet meer zo snel van onverwachte situaties: “Als iets even niet goed werkt, is het eerste wat bij me opkomt: ergens in het systeem zal wel een vinkje verkeerd staan. Waarvan wij de schuld altijd aan de bij ons bekende vinkjeskabouter toeschuiven.” Zulke problemen lost Debbie bijna altijd zelfstandig op. Een beroep op AFAS Help is dan niet nodig.

Extra ondersteuning

In het begin was het wel anders, herinnert Pieter zich. “Toen hadden we regelmatig technische ondersteuning nodig. Voor die begeleiding betalen we natuurlijk, maar we krijgen wel waar voor ons geld.” Debbie is op haar beurt zeer te spreken over de proactiviteit van de softwarepartner: “We kregen deze week nog een mailtje van onze consultant bij AFAS waarin ze meldde dat ze tijd heeft om wat extra ondersteuning te bieden als dat nodig is. Dan voel je je echt gewaardeerd als klant.” 

Afsluitend concludeert Pieter dan ook: “Als ik zie wat AFAS ons allemaal biedt, dan is de prijs/kwaliteitverhouding gewoon goed.” 

 

Over KOW

KOW is een veelzijdig architectenbureau met veertig ervaren medewerkers. Met elkaar dagen zij gevestigde denkbeelden uit en moedigen ze nieuwe oplossingsvormen aan. Gedreven door de gebruiker, de functie en de omgeving maakt het architectenbureau ruimtes waar mensen graag verblijven en waar ze zich mee verbonden voelen. Met als onderlegger de missie ‘Natuurlijk.Stedelijk.Leven’ onderzoekt het bureau het ontwerpen en bouwen 3.0. Het resultaat zijn vernieuwende, flexibele en functionele ontwerpen. Dat bereikt KOW door een visie op ‘Natuurlijke architectuur ontwikkeld vanuit gefundeerd onderzoek’. Met een multidisciplinair, innovatief en samenwerkingsgericht team creëert het architectenbureau de duurzame en gezonde omgeving van morgen. Daarbij staat circulair ontwerpen met oog voor de toekomst centraal. KOW werkt vanuit vestigingen in Den Haag en Eindhoven.

Over AFAS Software

AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vijfhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor de zakelijke markt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 11.500 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

Maak een afspraak

Afspraak maken

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!

 

Download de brochure

Download de ERP-brochure

Wil je meer weten over de ERP-software van AFAS?
Download dan de brochure.