De implementatie bij De Rijke ging van start in 2014: “We kozen voor een gefaseerde aanpak, omdat we in eerste instantie vertrouwen wilden opbouwen in het nieuwe systeem. Niet alleen bij onze medewerkers in het bedrijf, maar ook op onze eigen afdeling” zegt HR-manager Ilona Corbeau. Dat de software de eerste loonstrook in 2015 probleemloos produceerde, leverde daar een positieve bijdrage aan. “Van papieren processen voor mutaties, verlof en declaraties naar een volledig digitale omgeving is nogal een omschakeling”, aldus Ilona. “Daar hebben we ruim de tijd voor genomen.” De livegang van het nieuwe intranet viel samen met de introductie van een nieuwe huisstijl.
De mogelijkheden die het intranet op het gebied van self service biedt, zijn niet zonder gevolgen gebleven voor de HR-afdeling, aldus Ilona. “Enerzijds kunnen we toe met minder fte’s en anderzijds is de invulling van ons takenpakket veranderd. Het verdwijnen van saai inklopwerk heeft ons de mogelijkheid gegeven om activiteiten op te pakken waar eerder minder tijd voor was, zoals een aantal tenderprocessen voor verschillende HR suppliers, projecten gericht op de ontwikkeling van ons human capital en het begeleiden van diverse omvangrijke veranderingstrajecten in de business. Ook het maken van handmatige rapportages en overzichten van medewerkers is verleden tijd. Managers hebben rechtstreeks inzicht in gegevens van hun eigen team en halen sturingsinformatie met betrekking tot verlof en ziekteverzuim nu zelf uit het systeem.”
Het intranet van De Rijke - beter bekent als De Rijke TODAY - functioneert met behulp van een groot aantal workflows. “Eigenlijk kun je wel stellen dat elke mutatie die vaker dan eenmalig voorkomt, is ondergebracht in een workflow”, stelt Ilona. “In het begin was dat wel wennen voor zowel medewerkers als managers. Intussen weet men niet beter.” Een belangrijke verandering was ook de digitalisering van alle personeelsdossiers. Daarnaast speelt het intranet een centrale rol in de nieuwsvoorziening aan medewerkers. Waar ze vroeger een papieren nieuwsbrief bij hun loonstrook ontvingen, krijgen ze al het bedrijfsnieuws nu via het intranet aangeleverd. Voor medewerkers die veel onderweg zijn, zoals vrachtwagenchauffeurs, zijn er flexwerkplekken met computers ingericht in kantines en garages. Desgewenst kunnen ze het nieuws ook raadplegen op hun smartphone. Het intranet wordt goed bezocht, mede dankzij CEO Kees de Rijke die het intranet actief promoot.
Opgericht in 1945 is het zelfstandig familiebedrijf uitgegroeid tot een multinational met meer dan 1.300 medewerkers en 26 vestigingen in 7 Europese landen en een joint venture in het Midden-Oosten. De dienstverlening van De Rijke is gebaseerd op drie pijlers: Supply Chain Solutions, Warehousing & Value Added Logistics en Transport. Deze totaaloplossingen krijgen onder andere vorm door toegevoegde waarde en innovatieve logistieke oplossingen aan te dragen en voortdurend interesse in de bedrijfsvoering van klanten te tonen.