HR-afdeling De Rijke houdt regie 
automatisering in eigen hand


Toen bij De Rijke de tijd was aangebroken om te kiezen voor één leverancier van HRM-software, pakte de HR-afdeling dat geheel zelfstandig op. Inmiddels is het bedrijf alweer enkele jaren een tevreden gebruiker van de HRM-/Payroll- en intranetfunctionaliteit. En het functioneel beheer? Dat doet de HR-afdeling ook helemaal zelf.




De Rijke in het kort

Branche:

Transport

Aantal medewerkers:

525 medewerkers

Gevestigd in:

Spijkenisse

Klant van AFAS sinds:

13 oktober 2014

Softwaregebruik:

HRM/Payroll

Interview met:

Ilona Corbeau (HR-manager)


De uitdagingen

De Rijke is in zijn bijna 75-jarig bestaan uitgegroeid tot een omvangrijke multinational. Deze eeuw pleegde het bedrijf in hoog tempo meerdere acquisities. Voor de HR-afdeling betekende elke nieuwe overname in de meeste gevallen ook de verwerving van afwijkende arbeidsvoorwaarden. “Om ervoor te zorgen dat het geheel met elkaar bleef communiceren, hebben we herhaaldelijk maatwerk laten ontwikkelen”, zegt HR-manager Ilona Corbeau. “Ideaal was dat bepaald niet”, herinnert ze zich, “het systeem was foutgevoelig, onbetrouwbaar en reactief.”

In 2014 brak het moment aan om een moderniserings- en professionaliseringsslag op het gebied van HRM-software te maken. De directie van De Rijke Group bood de HR-afdeling veel ruimte bij het kiezen van nieuwe software. De Rijke kreeg alleen de voorwaarden mee om te kiezen voor cloudsoftware en een leverancier die zijn beveiliging op orde heeft. Voor de rest had de IT-afdeling verder geen bemoeienis met de softwarekeuze, mede omdat de beheerfunctie volledig bij de HR-afdeling zou worden ondergebracht.



Goed gevoel


Vervolgens gaf de directie groen licht om een tenderprocedure op te starten. Daarop zette de HR-afdeling allereerst de eisen en wensen op een rijtje. Ilona: “Belangrijkste punten op dat lijstje waren dat we voor een oplossing wilden kiezen die zeer gebruiksvriendelijk en modern was, ruimschoots mogelijkheden bood voor ESS & MSS en zoveel mogelijk op standaardsoftware draaide.” Dat leidde in eerste instantie tot de selectie van zes leveranciers. Vervolgens werden er enkele referentiebezoeken afgelegd en bekende collega’s uit het vak bij andere bedrijven telefonisch benaderd om hun ervaringen te horen. Na het afvinken van de punten op het lijstje eisen en wensen viel uiteindelijk de keuze op AFAS. Met name het onderhoud van de cao’s door AFAS had invloed op de keuze. Tevens een belangrijk argument voor de keuze was dat deze leverancier vooroploopt in de ontwikkeling van de eigen software. Ilona: “Ik had er direct een goed gevoel bij.” Dat leidde tot een contract met de leverancier waaronder in oktober 2014 de handtekeningen werden gezet. 



Het juiste gereedschap

De bedoeling was om bij de start van het nieuwe kalenderjaar live te gaan met de nieuwe software. Het meest cruciale moment na de livegang zou de salarisbetaling van januari zijn, waarmee de HR-afdeling zich nog drie weken extra ademruimte verschafte. 

Hoewel de projectleider vanuit AFAS ook InSite het liefst op 1 januari operationeel had willen hebben, besloot de HR-afdeling daarmee te wachten, maar zichzelf wel op te leggen om dit direct aansluitend te implementeren. Ilona: “We kozen voor een gefaseerde aanpak, omdat we in eerste instantie vertrouwen wilden opbouwen in het nieuwe systeem. Niet alleen bij onze medewerkers in het bedrijf, maar ook op onze eigen afdeling.” Dat het systeem de eerste loonstrook in 2015 probleemloos produceerde, leverde daar een positieve bijdrage aan.



Inrichting volgens de standaard

De keuze om later live te gaan met InSite had ook te maken met de keuze voor standaardsoftware, wat gezien de zorgvuldigheid extra tijd kostte, legt Ilona uit. “In de oude situatie hadden we noodgedwongen afwijkingen in onze automatisering geaccepteerd. Die zaten ons op een gegeven moment flink in de weg, wat leidde tot kwetsbaarheid en een verminderde efficiency. We besloten het nu in één keer goed te doen door onze processen in te richten met standaardsoftware.” Uiteindelijk duurde het nog tot oktober 2015 voordat InSite live ging. “Van papieren processen voor mutaties, verlof en declaraties naar een volledig digitale omgeving is nogal een omschakeling”, aldus Ilona. “Daar hebben we ruim de tijd voor genomen.” De livegang van het nieuwe intranet viel samen met de introductie van een nieuwe huisstijl. De look and feel van InSite was daarmee meteen volledig huisstijlproof. Overigens spreekt niemand binnen De Rijke over InSite; het intranet heet er De Rijke TODAY.

Verdwijnen van saai inklopwerk

De mogelijkheden die het intranet op het gebied van self service biedt, zijn niet zonder gevolgen gebleven voor de HR-afdeling, aldus Ilona. “Enerzijds kunnen we toe met minder fte’s en anderzijds is de invulling van ons takenpakket veranderd. Het verdwijnen van saai inklopwerk heeft ons de mogelijkheid gegeven om activiteiten op te pakken waar eerder minder tijd voor was, zoals een aantal tenderprocessen voor verschillende HR suppliers, projecten gericht op de ontwikkeling van ons human capital en het begeleiden van diverse omvangrijke veranderingstrajecten in de business. Ook het maken van handmatige rapportages en overzichten van medewerkers is verleden tijd. Managers hebben rechtstreeks inzicht in gegevens van hun eigen team en halen sturingsinformatie met betrekking tot verlof en ziekteverzuim nu zelf uit het systeem.” Het intranet van De Rijke functioneert met behulp van een groot aantal workflows. “Eigenlijk kun je wel stellen dat elke mutatie die vaker dan eenmalig voorkomt, is ondergebracht in een workflow”, stelt Ilona. “In het begin was dat wel wennen voor zowel medewerkers als managers. Intussen weet men niet beter.” Een belangrijke verandering was ook de digitalisering van alle personeelsdossiers.



De Rijke TODAY

Het intranet speelt een centrale rol in de nieuwsvoorziening aan medewerkers. Waar ze vroeger een papieren nieuwsbrief bij hun loonstrook ontvingen, krijgen ze al het bedrijfsnieuws nu via het intranet aangeleverd. Voor medewerkers die veel onderweg zijn, zoals vrachtwagenchauffeurs, zijn er flexwerkplekken met computers ingericht in kantines en garages. Desgewenst kunnen ze het nieuws ook raadplegen via de browser op hun smartphone. Het intranet wordt goed bezocht, mede dankzij CEO Kees de Rijke die het intranet actief promoot. Medewerkers weten de button ‘Vraag het Kees’ op De Rijke TODAY steeds beter te vinden.

De Rijke wil in de nabije toekomst nieuwe functionaliteiten op het gebied van onboarding van nieuwe medewerkers en sollicitant self service in gebruik gaan nemen. Met name het automatiseren van onboarding is een vurige wens, mede gezien de uiteenlopende activiteiten die De Rijke ontplooit. Ilona: “Veel nieuwe medewerkers zijn volledig gericht op het onderdeel waar ze in dienst treden. Vaak is niet voldoende bekend welke activiteiten De Rijke nog meer heeft in binnen- en buitenland, zoals onze joint venture in Saoedi-Arabië. Een geautomatiseerd onboardingprogramma kan ons helpen om meer bekendheid te genereren ten aanzien van andere onderdelen van onze organisatie en medewerkers er bewust van maken dat we een breed assortiment diensten op het gebied van Supply Chain Management aanbieden, een dienstverleningsconcept waar volgens het strategisch plan van De Rijke de komende jaren de focus op ligt. Het onboardingprogramma is er vooral voor bedoeld dat nieuwe collega’s zich welkom voelen, wegwijs worden gemaakt en zodoende op een gestructureerde manier dezelfde ‘vliegende start’ krijgen. Door het onboardingprogramma te laten ondersteunen door de software van AFAS zorgen we, naast een uitgebreid naslagwerk voor nieuwe collega’s, ook voor geautomatiseerde taken voor de medewerker en leidinggevende en dragen we hiermee meteen zorg voor vastlegging in het systeem.”



Applicatiebeheer

Het applicatiebeheer bij De Rijke is verdeeld over drie HR-medewerkers. Toen twee van hen eind 2017 plotseling tegelijk het bedrijf verlieten, was dat wel even schrikken. Gelukkig vond het bedrijf een nieuwe HR-collega met ervaring in functioneel beheer. De nieuwe HR-collega heeft diverse diverse cursussen gevolgd voor zowel de rol als gebruiker als beheerder. Ook de AFAS consultant die de afgelopen periode een aantal dagen bij De Rijke is geweest heeft de HR-medewerkers veel geïnspireerd. Overigens is het team applicatiebeheer met de komst van nog een nieuwe HR-collega weer volledig op sterkte.

Voor ondersteuning van de leverancier verzamelt de HR-afdeling ‘losse eindjes’ die gedurende enkele dagen per jaar met een consultant worden doorgenomen. Voor grotere projecten, zoals onboarding, worden consultancydagen ingeroosterd. Het team van applicatiebeheerders is daarnaast enthousiast bezoeker van de verschillende evenementen die AFAS organiseert, zoals inspraaksessies en de AFAS Open. Door de toetreding tot het Inspiratienetwerk van AFAS heeft De Rijke in 2017 bovendien voor het eerst een aantal kennisdelingssessies bijgewoond en kennisgemaakt met het fenomeen ‘Succesmanager’. De succesmanager kijkt en denkt mee over het gebruik van de software in relatie tot het HR-plan. Het is een heel verfrissende manier om eens op een andere manier over het werk bij De Rijke te sparren.



Over De Rijke

Opgericht in 1945 is het zelfstandig familiebedrijf uitgegroeid tot een multinational met meer dan 1.300 medewerkers en 26 vestigingen in 7 Europese landen en een joint venture in het Midden-Oosten. De dienstverlening van De Rijke is gebaseerd op drie pijlers: Supply Chain Solutions, Warehousing & Value Added Logistics en Transport. Deze totaaloplossingen krijgen onder andere vorm door toegevoegde waarde en innovatieve logistieke oplossingen aan te dragen en voortdurend interesse in de bedrijfsvoering van klanten te tonen. In de eigen bedrijfsvoering van De Rijke gaat veel aandacht uit naar kwaliteit, gezondheid, veiligheid en milieu.

De Rijke maakt in Nederland gebruik van de HRM-/Payroll-software van AFAS. In België is de Payroll uitbesteed aan een ‘sociaal secretariaat’, waarmee een interface is gerealiseerd. Daarnaast functioneert InSite in zowel Nederland als België als intranet en als toegangsportaal voor de employee en manager self service (ESS & MSS). 


Over AFAS Software


AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

Maak een afspraak

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!


Download de brochure

Download de HRM brochure

Wil je meer weten over de HRM/Payroll-software van AFAS?
Download dan de brochure.