Volgens Wijtman ondersteunt de software hem bij een transparante bedrijfsvoering. “Wij hebben geen geheimen. Naar klanten stellen we ons zo open mogelijk op. Dat zie ik ook terug bij AFAS. Volgens mij is het een vooruitstrevend bedrijf met een scherp oog voor wat goed is voor klanten en medewerkers.” De zorg voor medewerkers bij WVH richt zich onder andere op veiligheid, gezondheid en milieu – het VCA-beleid. Twee keer per jaar ontvangen medewerkers via InSite een verplichte update over veilig werken. Alle informatie daarover, zowel tekst als filmpjes, staat in AFAS. Ook dit proces is ingericht met workflows.
Bart Halters, hoofd bedrijfsbureau WVH: “Die workflows zijn echt goud waard. Het hele systeem van triggers en alerts zorgt ervoor dat processen probleemloos verlopen. Op die manier houden we dus ook de kennis over veilig werken actueel.”
Medewerkers die de update niet binnen de daarvoor gestelde termijn bekijken, krijgen een alert. Desnoods volgt een herhaling. “Dat is het leuke van workflows”, zegt Halters. “Als je ze eenmaal hebt aangezet, kun je ze niet meer uitzetten.”
Dat WVH de dossiervorming in de ERP-oplossing uitstekend op orde heeft, illustreert een incident uit 2019. Na een bedrijfsongeval kreeg het bedrijf de Arbeidsinspectie op bezoek. Wijtman herinnert het zich nog precies. “Die inspecteur was meteen heel stellig in zijn opvatting dat de trap kapot was. Daarvoor zouden we een boete van € 25.000 krijgen. De trap was inderdaad niet in orde, maar wij konden aantonen dat we een week eerder succesvol een VCA-controle hadden ondergaan. Dat was allemaal gedocumenteerd in AFAS, samen met fotomateriaal waaronder een afbeelding van de bewuste trap.” De VCA-dossiers overtuigden de Arbeidsinspectie: de boete werd ongedaan gemaakt.