Na een herijking van de strategie besloot dealerbedrijf Century Autogroep de financiële administratie onder te brengen in Profit ERP van AFAS. Daarmee haalde het bedrijf het gewenste bronsysteem in huis. “We zijn in omzet verdubbeld, maar in aantal mensen op de administratie gehalveerd.”
Automotive
440 medewerkers
Groningen
9 januari 2020
ERP
Interview met:
John Hofmeijer (Financieel directeur)
Century Autogroep is in Nederland een van de eerste dealerbedrijven die werkt met het dealermanagementsysteem Autoline in combinatie met Profit ERP van AFAS. Toen John Hofmeijer, eerder werkzaam in de accountancy, in 2017 als financieel directeur aantrad bij Century, was daarvan nog geen sprake. Autoline was er wel, maar taken als HR en de salarisadministratie waren (in AFAS) extern belegd bij moederbedrijf Pon. In 2019 werd besloten om die activiteiten te verhuizen naar de Century Autogroep. Bedoeling was om meer grip te krijgen op alle mutaties rond het personeelsbestand: van verlofsaldi tot ziektemeldingen en functioneringsgesprekken. Dat beviel goed. Zo goed zelfs dat een jaar later het besluit viel om het gebruik van AFAS uit te breiden tot de volledige ERP-suite van Profit. “Daar lag een herijking van de strategie op hoofdlijnen aan ten grondslag”, blikt John Hofmeijer terug. “Wij merkten dat in onze speerpunten voor de middellange termijn het verkopen van nieuwe auto's eigenlijk niet meer centraal stond. Dat betekent dat we onze expansie richten op ons leasebedrijf, op verhuuractiviteiten en schadeherstel. Daarnaast willen we groeien met de verkoop van fietsen en de exploitatie van wasstraten.”
De autobranche verandert enorm, constateert Hofmeijer. “Auto’s verkopen is marge technisch gewoon een moeilijke markt. Met uitzondering van de coronajaren zijn er altijd meer auto's beschikbaar dan er vraag naar was. Dus moeten wij het hebben van onderhoud, olie, banden en dergelijke. Maar in elektrische auto’s gaat geen liter olie en er zitten ook minder onderdelen op. Dus het verdienmodel rond de auto gaat op de schop. Dat maakt dat we onze activiteiten moeten spreiden.” Met de herijking van de strategie kwam er meer focus te liggen op activiteiten die zich traditioneel buiten het autobedrijf bevinden. Bovendien bevinden die activiteiten zich buiten de scope van Autoline, dat primair geen boekhoudsysteem is. “Bijvoorbeeld omdat er geen geschikte koppelingen beschikbaar waren”, legt Hofmeijer uit. “In Autoline waren dat allemaal handmatige imports, dus erg foutgevoelig. Onze wens was om de verschillende activiteiten van ons bedrijf financieel geconsolideerd, tijdig en gevalideerd bij elkaar brengen."
Hofmeijer: "Autoline is een prima dealermanagementsysteem, maar voor het voeren van een complexe financiële administratie is het veel minder geschikt.”
Century Autogroep werkte dus zelf al met HRM/Payroll van AFAS. De AFAS-partner die daarvan de implementatie verzorgde was Irixs. Volgens Hofmeijer een bedrijf dat de autobranche door en door kent. “Bij de mensen van Irixs heb ik het idee geopperd om de administratie deels buiten Autoline te brengen. Daar hadden zij ook wel ideeën over en toen was de connectie met AFAS ERP vrij vlot gemaakt, ook omdat ons personeel al in dat systeem zat. We hebben trouwens ook serieus naar andere pakketten gekeken, maar concludeerden uiteindelijk dat AFAS het best bij ons paste.”
In de oude situatie moest Century Autogroep de mutaties van activiteiten naast het verkopen van auto’s met de hand journaliseren. Dat was tijdrovend en foutgevoelig. Omdat er geen directe relatie was met een bronsysteem, was het voortdurend schipperen tussen systemen. Met de overstap naar Profit ERP kwam aan die situatie een einde. Wel leverde het een heleboel koppelingen met AFAS op, legt Hofmeijer uit. “We hebben een koppeling voor schade naar Delta/W, een directe koppeling naar Autoline voor de bedrijfsprocessen van een autodealerbedrijf, zoals magazijn, garantieafhandeling en werkplaatsplanning. Daarnaast hebben we een koppeling met het verhuursysteem RentWise, en een andere met WashOffice, daar zitten onze wasstraten in. Tot slot hebben we ook nog Cyclesoft, voor onze fietswinkels. Het werkt allemaal probleemloos.”
Hofmeijer: “De afhankelijkheid van Autoline neemt wel wat af doordat we steeds meer systemen krijgen die een deel van de taken overnemen."
"Dat zien we bij de verkoop van auto’s aan klanten met de Car Sales Tool en de digitale werkorder van Syntec. Daardoor besparen we op licentiekosten. We hebben het aantal gebruikers van Autoline inmiddels teruggebracht van 200 naar 140.”
Uiteraard maken alle 440 medewerkers van het bedrijf gebruik van InSite en de Pocket App voor het bijhouden van onder andere verlof, verzuim en declaraties. De managers van Century Autogroep gebruiken de dashboards van Power BI om inzicht in hun performance te krijgen. Volgens Hofmeijer is zijn bedrijf in de branche een voorloper als het gaat om het analyseren van data en het maken van prognoses, maar wel met een kanttekening. “Het lukt ons bijvoorbeeld nog steeds niet om te voorspellen wanneer een klant een onderhoudsbeurt voor de auto nodig heeft, het liefst in combinatie met een APK-keuring en een wissel naar zomer- of winterbanden. Als data in de toekomst toegankelijker wordt en beter visualiseerbaar is, hopen we op dat vlak stappen te kunnen maken.” Vooruitgang ziet Hofmeijer gelukkig wel. “Met de techniek van nu ben ik zelf in staat om onze marktaandelen in een bepaald postcodegebied te analyseren. Twee jaar geleden waren dat nog Excel-bestanden met miljoenen regels."
Hofmeijer: "Nu kan ik met een paar muisklikken zien hoeveel auto's we in een bepaalde periode hebben verkocht in Winschoten.”
Century Autogroep is voor wat betreft het gebruik van Autoline in combinatie met AFAS ERP een showcase binnen de VAG dealergroep. Die omvat 21 strategische retailpartners en ongeveer veertig onderhoudsbedrijven. Mogelijk gaan zij in de toekomst met een soortgelijke IT-configuratie werken als Century Autogroep. De doelstelling om kwalitatief efficiënter te gaan werken is volgens Hofmeijer geslaagd. “We hebben veel meer op administratief personeel kunnen bezuinigen dan gedacht."
Hofmeijer: "We zijn in omzet verdubbeld sinds we met Autoline en AFAS werken, maar we zijn in aantal mensen op de administratie gehalveerd."
Daarnaast is sprake van een meer efficiënte en inzichtelijke verwerking van primaire registratie. Dus: kas, bank, debiteuren en crediteuren. Ook voor de accountant is het beter volgbaar en idem dito voor de BTW-rondrekening. Bovendien is de kwaliteit van de audit trail beter. We kunnen nu elke omzetboeking herleiden naar een factuur, aan de inkoop-, verkoop- of aan de P&O-kant. Dat maakt het makkelijker om controles uit te voeren. Niet alleen door onszelf, maar ook door de accountant en de fiscus.”
Naast de gerealiseerde besparingen zag Hofmeijer de bezetting op zijn IT-afdeling toenemen vanwege de uitbreiding met een dataspecialist, een applicatiebeheerder voor AFAS (in combinatie met Autoline) en een medewerker die de koppelingen met het ERP-systeem managet. De IT-afdeling wordt volgens de financieel directeur steeds meer zelfredzaam. “Als we er zelf niet meer uitkomen, doen we een beroep op onze implementatiepartner Irixs. Maar dan hebben we meestal ook wel een echte uitdaging te pakken”, aldus Hofmeijer die AFAS als ‘het geweten van ons IT-landschap’ omschrijft. “Daar komt alles samen en ontstaat, als het goed is, ons succes.”
Met de dealerschappen van Audi, Volkswagen, Seat, Cupra en Škoda in combinatie met een eigen verhuur-, lease- en schadetak is Century Autogroep sinds 1932 uitgegroeid tot een gewaardeerde mobiliteitspartner met achttien vestigingen in Groningen en Drenthe. Century Autogroep biedt de particuliere en zakelijke rijder een totaaloplossing op het gebied van diens mobiliteitswensen.
Als toonaangevende speler in de regio willen Century Autogroep de verwachting van klanten overtreffen, ook als het gaat om duurzaam ondernemen. Alle 440 medewerkers zijn gepassioneerd met hun vak bezig. Door goed te luisteren en zich in iedere klant te verplaatsen, streven zij ernaar net even iets meer te doen dan nodig is. Het hoofdkantoor van Century Autogroep bevindt zich in Groningen.
Automatiseer net als Century en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |