Als een gesloten IT-infrastructuur innovatie in de weg gaat zitten, dan is het tijd om op een toekomstbestendig systeem over te stappen. Bordex Packaging verruilde om die reden een gedateerd ERP-pakket voor de software van AFAS. Met veel extra voordelen: “Direct klantcontact is een stuk leuker dan het overtypen van klantorders.”
Groothandel
25 medewerkers
Apeldoorn
4 april 2022
ERP
Interview met:
Bert Hengeveld (managing Director)
Hans Kroesen (operations manager)
Robert Hengeveld (project manager)
Innovatie is voor Bordex echt een sleutelwoord. Het bedrijf uit Apeldoorn werkt continu aan verbetering: van het ontwikkelen van circulaire verpakkingen tot het optimaliseren van interne processen. Managing Director Bert Hengeveld, Business Unit Manager Packaging Hans Kroesen en Business Unit Manager Direct Robert Hengeveld houden zich samen bezig met de inrichting van het IT-landschap en vertellen hoe de vernieuwingsdrang niet alleen de systemen veranderde, maar ook de manier van werken: slimmer, efficiënter en met meer focus op de klant.
Die vooruitstrevende houding vraagt ook om software die aansluit bij de visie van het bedrijf. “Innovatie is echt mijn passie”, legt Bert uit. “We hebben wat dat betreft enorme slagen gemaakt, maar we constateerden ook dat onze systemen onze ambities onvoldoende ondersteunden. Dat was een van de redenen om voor een nieuwe ERP-oplossing te kiezen.”
De keuze viel op de software van AFAS, waarmee alle processen samenkomen in één geïntegreerd systeem dat ruimte biedt voor verdere ontwikkeling. Kostenbesparing was volgens Bert niet zozeer een drijfveer. “Het is juist de bedoeling dat AFAS bijdraagt aan onze ambitieuze groeiplannen.”
In de oude situatie werkte Bordex met een mix van software-systemen, die niet allemaal goed met elkaar communiceerden. Daardoor was sprake van veel handmatige activiteiten, waar het bedrijf van af wilde, legt Robert uit. “Destijds werden bestellingen vanuit de webshop handmatig ingevoerd in het toenmalige ERP-systeem en de verzendlabels werden met een paperclip aan de magazijnbonnen bevestigd. Erg omslachtig allemaal en bovendien foutgevoelig. We hadden een goed beeld van hoe het beter kon. Het liefst wilden we het volledige IT-landschap aan een ERP-systeem koppelen.” Bert bevestigt dat: “De ruime koppelbaarheid met vele andere slimme software-oplossingen is een belangrijk argument geweest voor de keuze voor AFAS.”
Een sterk punt van de ERP-software is volgens Robert de gebruiksvriendelijkheid. “Het is bijvoorbeeld makkelijk zoeken in AFAS, mede dankzij de handige filters. Maar belangrijker is nog dat het aan de achterkant allemaal goed werkt.”
Robert: “AFAS is het primaire platform, het hart van ons IT-landschap.”
Bedoeling was de bedrijfsonderdelen Bordex en Packaging Direct verder te integreren, de bedrijfsvoering te stroomlijnen en daarmee de efficiëntie en de productiviteit te verhogen. Eerst werden processen in kaart gebracht en de repetitieve handelingen zoveel mogelijk geautomatiseerd. “Een andere strategische doelstelling was om een basis neer te zetten die ons in staat kon stellen om achterwaartse integratie mogelijk te maken”, legt Robert uit. “Zo wisselen wij nu inkooporders geautomatiseerd uit met leveranciers en halen wij informatie bij leveranciers op die wij geautomatiseerd in AFAS laden.”
Net als in de oude situatie wilde Bordex met een goederenbesturingssysteem werken voor het magazijn. Het bedrijf koos voor de logistieke software van AFAS-partner Actemium. “Het is een te configureren pakket”, merkt Robert op, “gemaakt door mensen met gevoel voor logistiek, dat goed past bij Bordex. Met de scanmodule van Actemium kunnen we in het magazijn volledig digitaal werken. De medewerker in het magazijn ziet orders binnenkomen op zijn scanner en kan direct aan de slag.” Hans wijst daarnaast op het systeem van batch picking voor online orders. “Dat hebben we samen met Actemium ontwikkeld. Het stelt ons in staat om in 50 procent van de tijd hetzelfde aantal orders te verwerken met minder kans op fouten. Daarnaast gebruiken we Eazystock voor onze voorraadoptimalisatie, waardoor we een hogere servicegraad bereiken met minder backorders.”
Hans: “Door de juiste partners te selecteren en te koppelen aan AFAS, zijn we in staat om veel korter op de bal te spelen en op te schalen voor de toekomst.”
Sinds de livegang heeft Bordex grote stappen gezet. “We hebben de afgelopen jaren steeds verder uitgebreid”, vertelt Hans. “Met Power BI beschikken we over actuele inzichten in omzet en voorraad, terwijl CRM ons helpt om verkoopkansen beter te volgen en klantrelaties gestructureerd te beheren.” De verdere integratie van systemen zorgt voor rust en voorspelbaarheid. “Onze maandafsluitingen verlopen soepel en we weten al vroeg in de maand waar we financieel gaan eindigen”, zegt Robert. “Daardoor kunnen we sneller bijsturen en beter vooruitkijken.”
Ook de webshop is verder geoptimaliseerd. “Klantgegevens, prijzen en voorraden worden realtime bijgewerkt,” legt Hans uit. “Verkooporders lopen rechtstreeks het systeem in, zonder handmatig werk. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.” Die efficiëntie is terug te zien in de dagelijkse praktijk. Robert: “We halen onze cut-off tijden nu met gemak, waardoor klanten hun zending snel ontvangen en wij meer tijd over hebben voor extra orders.” Hans vult aan: “Het mooie is dat we met hetzelfde aantal mensen méér kunnen doen. Minder handmatig werk betekent meer tijd voor persoonlijk contact met klanten. Direct klantcontact is tenslotte een stuk leuker dan het overtypen van klantorders. Onze klanttevredenheid is daardoor verder gestegen.”
Een extra argument voor Bordex om voor AFAS te kiezen was dat dat je alle belangrijke onderdelen in één geïntegreerd pakket krijgt en niet hoeft te betalen voor aanvullende functionaliteit. “Dat is een belangrijk voordeel vergeleken met de oude situatie”, zegt Hans. “Met ons vorige pakket waren we voor een nieuwe koppeling zomaar vele duizenden euro’s kwijt. Dat remt innovatie en maakt het lastig om echt door te ontwikkelen.” Wat volgens Robert ook meespeelt: AFAS heeft een zeer omvangrijke community van gebruikers. “Daar maken wij regelmatig gebruik van, bijvoorbeeld door automatiseringsvragen te posten op LinkedIn. Dat levert verrassend vaak praktische antwoorden op.”
Wat begon als een modernisering is uitgegroeid tot een manier van werken. “We blijven verbeteren en kijken voortdurend waar we processen slimmer kunnen maken”, vertelt Hans. “De systemen lopen soepel en dat geeft rust in de organisatie.” Robert vult aan: “Waar we vroeger tot het laatste moment bezig waren, is het werk nu vaak eerder klaar. Dat levert ruimte en energie op om met klanten in gesprek te gaan of nieuwe ideeën te realiseren.” Afsluitend constateert Bert dat AFAS en Bordex goed bij elkaar passen. “We hebben ongeveer dezelfde filosofie. Zowel wij als AFAS zijn veel bezig met duurzaamheid, zo werken we beide aan een schoner milieu.”
Bordex Packaging is al ruim 45 jaar toonaangevend in foodverpakkingen en folies. Het bedrijf voorzien de levensmiddelenindustrie, horeca en luchtvaart van duurzame food- en drankverpakkingen. Die zijn ontworpen met het oog op voedselveiligheid en reductie van voedselverspilling. Verpakkingsoplossingen zijn gericht op volledige circulariteit; producten worden maximaal hergebruikt en/of gerecycled. Bordex Packaging is onderdeel van de Bordex Group. Twee andere bedrijfsonderdelen zijn PackagingDirect en SCE Technology. PackagingDirect is uitgegroeid van een bescheiden webshop tot een tot een volwaardig online platform, met een uitgebreid verpakkingsaanbod voor het MKB. SCE Technology is de exclusieve distributeur van de SinterCell productietechnologie voor de Europese markt. Het hoofdkantoor van de Bordex Group is gevestigd in Apeldoorn.
|
Automatiseer net als Bordex Packaging en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |