Digitalisering van administratieve processen kan zowel het bedrijf als de accountant veel opleveren. Hoe overtuig je de klant die verknocht is aan zijn papieren loonstrookjes en zijn schoenendoos met bonnetjes?
De aankoopbon van de printer in de welbekende schoenendoos, de uitgeprinte factuur netjes in de map, de handgeschreven btw-berekening op een kladblaadje… Hoewel de meeste ondernemers inmiddels beschikken over een smartphone en een laptop, worden veel administratieve handelingen nog op de ouderwetse manier gedaan. Digitalisering van deze processen levert veel voordelen op; niet alleen voor de accountant, maar ook voor de klant. Met welke argumenten overtuig je klanten met koudwatervrees?
1. Kleiner risico op fouten
Een rekening- of debiteurennummer verkeerd overtypen of verkeerd verwerken kan vervelende gevolgen hebben. De kans op een menselijke misser wordt aanzienlijk kleiner als je werkt met een softwareprogramma dat gegevens onthoudt en automatisch opslaat.
2. Informatie is veilig
Veel ondernemers zijn bang dat digitaal opgeslagen gegevens verdwijnen, maar met een goede back-up is dat risico nihil. De kans dat een aankoopnota zoekraakt tussen de papieren, is daarentegen een stuk groter. Wie de gegevens bovendien veilig opslaat in de cloud, loopt geen risico dat informatie verloren gaat door bijvoorbeeld brand, lekkage of een gecrashte harde schijf.
3. Je hebt overzicht
Digitaal opgeslagen informatie is makkelijker terug te vinden. Maar dat niet alleen. Een goed online boekhoudprogramma maakt voor zowel de klant als de accountant direct en real-time inzichtelijk hoe het bedrijf ervoor staat. Je hoeft niet te wachten op een kwartaalrapportage, maar ziet meteen hoe de omzet zich ontwikkelt en hoe hoog de bedragen zijn die nog bij klanten uitstaan. Hierdoor kan waar nodig direct worden bijgestuurd.
4. Informatie is overal beschikbaar
Data die is opgeslagen in de cloud is overal te raadplegen. Een ritje naar het kantoor is niet nodig. Wie beschikt over een laptop of mobiele telefoon en een veilige internetverbinding, kan belangrijke documenten ook tijdens een zakenreis of een afspraak buiten de deur inzien en bijwerken. Hierdoor blijft informatie altijd up-to-date. De informatie is bovendien ook toegankelijk voor medewerkers en de accountant, wat de samenwerking vergemakkelijkt.
5. Bespaart tijd
Met een goed systeem hoeven medewerkers minder administratieve stappen te doorlopen. Zo kunnen facturen automatisch worden aangemaakt en verstuurd. Dat bespaart tijd en vermindert het risico op fouten. Je zult eerst moeten investeren, maar beleeft een hoop plezier voor de toekomst.
6. Milieuwinst
Wie niet alles hoeft te kopiëren of uit te printen en facturen online verstuurt, bespaart veel papier, inkt, energie en postzegels. Dat is niet alleen goed voor het milieu, maar het bespaart ook tijd en kosten.
7. Betalingen verlopen sneller
Met een goed softwareprogramma wordt direct inzichtelijk wanneer betalingstermijnen zijn verstreken, zodat herinneringen op tijd en automatisch de deur uit kunnen. Facturen die elektronisch verstuurd worden, bereiken de klant bovendien eerder dan per post. Daarnaast zijn er betaalsystemen zoals iDeal of Paypal, die het klanten makkelijker maken om rekeningen direct te betalen. Dit alles draagt ertoe bij dat facturen sneller worden betaald.
8. Efficiënter werken
Wie kiest voor één uitgebreid softwarepakket waar alles in zit – van voorraadbeheer tot urenadministratie en van betalingen tot belastingaangiften – kan makkelijker data analyseren en efficiënter werken. Ook kom je fraude sneller op het spoor, aangezien je data eenvoudig aan elkaar kunt koppelen. Omdat je niet met verschillende pakketten werkt, kom je niet in problemen als één van deze pakketten plotseling met een update komt.
9. Flinke ruimtebesparing
Elke ondernemer is wettelijk verplicht om zijn administratie zeven jaar te bewaren. Dat leidt tot archieven vol ordners. Door data digitaal op te slaan bespaar je meters kastruimte. Wie kassabonnen inscant zorgt er bovendien voor dat deze ook na langere tijd nog leesbaar zijn.
10. Minder kosten voor je boekhouder
Als de administratie wordt gedigitaliseerd, is de accountant minder kostbare tijd kwijt aan het doorspitten van de ‘schoenendoos’ en het opstellen van de aangifte en de jaarrekeningen. Hij krijgt meer tijd om zijn meerwaarde te bewijzen: door het geven van waardevol advies.