Tijd is een kostbaar bezit voor iedereen, zo ook voor een manager. Voor je het weet word je geleefd door de waan van de dag. Door selfservice in te zetten kan een manager meer tijd over houden. Selfservice zorgt ervoor dat mensen zelfredzaam zijn. Zo kan een medewerker zijn eigen dossier inzien en zelf alle HR-processen initiëren, denk bijvoorbeeld aan een roosterwijziging. De manager krijgt taken ter goedkeuring. Hierdoor ga je naar een controlerende rol, waarbij je een lage administratieve last hebt. Als manager kan je veel regelen en in gang zetten voor jouw medewerkers. Zodat je zelfsturend wordt als team en HR vanuit de lijn kan gaan automatiseren.
Voordat je het over het behouden van talent kunt hebben, is er eerst talent nodig. Het proces van het aantrekken van medewerkers kan vergaand geautomatiseerd worden. Denk hierbij aan de start met het aanvragen van een vacature bij HR. De vacature kan HR vervolgens uitzetten op de werken-bij pagina. Sollicitant Selfservice zorgt ervoor dat de sollicitant zijn of haar gegevens op een juiste manier kan aanleveren. Vanuit HR worden enkel de gegevens gecontroleerd en vervolgens doorgezet naar de manager. Zo ervaart de organisatie geen administratieve last van het invoeren van een nieuwe sollicitant. Na meerdere gesprekken kan de sollicitant automatisch indienst gemeld worden met een digitaal contract én een digitale handtekening. Hierdoor bespaar je een ritje naar de printer en het inscannen van de documenten. Dat klinkt misschien standaard, maar er zijn ontzettend veel organisaties die het indienst proces niet geautomatiseerd hebben.
Elke organisatie heeft nieuw en bestaand talent. Het binden, boeien en behouden van medewerkers is dan ook van groot belang. Als manager kan je dan ook niet om talentmanagement heen. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen bestaande competenties en talent. Een competentie is een bestaande vaardigheid van een medewerker. Talent is het potentieel wat een medewerker in zich heeft. Wat zijn de vaardigheden die jouw afdeling nodig heeft? Welke skills zijn aanwezig en wat is het potentieel van de medewerkers? Talent moet uiteindelijk het gat dichten tussen competenties die nodig zijn en nu nog ontbreken. Dit kan je als manager op voorhand uitdenken. Gebruik hier competentieprofielen voor. Door alle medewerkers te verbinden aan de competentieprofielen, krijg je als manager inzicht waar je te kort komt en waar je overschot hebt. Zo kan je als manager vooruitkijken en weet je wat je nodig hebt. Mooi om dit in samenspraak met HR te doen. Zodat succession planning leeft binnen de hele organisatie.
De gesprekkencyclus zorgt ervoor dat het dialoog over de competenties gefaciliteerd wordt. Dit is ontzettend belangrijk, zodat je de ambities van de medewerkers kan vergelijken met het talent. Vanuit daar kan je de medewerkers laten groeien en voor jaren verbinden aan jouw team en organisatie.
Veel organisaties hebben grootse plannen als het gaat om automatisering. Mijn advies is altijd om met de basis te beginnen. Als de basis goed staat, kan je daarna gaan vliegen. Basismutaties moeten daarom standaardprocessen zijn. Dit zorgt ervoor dat managers en de HR afdeling zo min mogelijk tijd aan administratie ervaren. Denk hierbij aan rooster, contract, functie of salariswijzigingen. Leg dit in de lijn en zorg dat het proces van aanvraag tot ondertekening van het document en het payroll gevolg geautomatiseerd is. Een workflow zorgt ervoor dat altijd te achterhalen wie iets heeft opgestart, goedgekeurd en wat de status is. Hierdoor ervaar je als manager zo min mogelijk tijd aan de basisadministratie.
De uitspraak van gemak dient de mens, is ook voor een manager van toepassing. Als manager wil je focus hebben op de groei van jouw team. Selfservice biedt hiervoor dé oplossing. Geen omkijk naar basisadministratie, maar een mooie HRM tool waardoor je als manager tijd overhoudt voor wat echt belangrijk is… Jouw medewerkers!