Je kan de workflow blijven afkeuren, het document herzien en zelfs verwijderen in het proces. Het Word-document kan je tijdens het proces aanvullen en dit gaat gewoon mee in de workflow. Bijvoorbeeld een persoonlijk welkom bij in dienst of de datum van de afscheidsborrel bij uit dienst. Als het document gegenereerd en gecontroleerd is, kan je dit ook nog digitaal (laten) ondertekenen. Alles is strak geregeld, vastgelegd in het dossier en er komt geen printje aan te pas.
Het principe is dus eenvoudig en met de documentsjablonen die we meeleveren, kan je alle documenten eenvoudig en op het juiste moment aanmaken. De sjablonen voor bijvoorbeeld het indienstproces hoef je alleen maar te kopiëren aan te vullen. Omdat het gaat om Word-documenten is aanpassen aan jouw smaak of organisatiestandaarden heel simpel. Bovendien bepaal je zelf wie wat kan zien, mag wijzigen en/of digitaal kan ondertekenen. Dit richt je per stap in voor jouw workflow.
"Een mutatie die niet goed blijkt te zijn, dat wil je niet. De backoffice is druk met de reparatie en je controle is zoek. Dit los je op met documenten in de workflow. De mutatie volgt achteraf, net als het dossier. Dat werkt fijn!"
Het risico dat er iets misgaat bij de onboarding of salariswijziging is op deze manier verwaarloosbaar. Er kan geen foutje doorheen glippen. Wel zo prettig voor je (nieuwe) collega. Extra voordeel is dat de dossiervorming klopt als een bus. Documenten worden automatisch dossieritems. Alles is transparant, voor je eigen organisatie, maar ook bij audits. Daarom roep ik iedereen op om niet alleen nieuwe functionaliteit te onderzoeken, maar vooral ook te kijken naar wat onze software al te bieden heeft. Daar kan je vandaag nog van profiteren.