Richt vandaag nog documenten in de workflow in

Auteur: Judith van den Brink
Publicatiedatum: 9 juni 2023 12:06
Tijdens de AFAS Open is er terecht veel aandacht voor nieuwe functionaliteit. Toch is het slim ook eens te kijken naar bestaande functionaliteit. Misschien gebruik je die nog niet of nog niet optimaal. Dan hoef je helemaal niet te wachten op de uitlevering van de nieuwste Profit-versie. Het zit al in de software en je kan er dus direct mee aan de slag. Gebruik van documenten in de workflow is een goed voorbeeld. Het mooie is dat er maandelijks al 240.103 digitale handtekeningen worden gezet! Tegelijkertijd weten we ook dat nog lang niet alle klanten met deze functionaliteit werken, terwijl we zeker weten dat er meer handtekeningen per maand gezet worden. Dat voelt voor mij echt als een gemiste kans. Daarom is het de hoogste tijd het gebruik van documenten in een workflow extra aandacht te geven.

Je kan al sinds 2021 documenten genereren tijdens mutaties. Dit is superhandig bij het doorvoeren van een roosterverandering, salariswijziging of als iemand in of uit dienst gaat. Tijdens het mutatieproces wordt het document automatisch gegenereerd. Dossiervorming is een automaatje geworden.  Er is nog een groot voordeel: de controle op de mutatie. Doordat je de mutatie visueel in het document toont, is de kans op fouten nog kleiner. Door de verantwoordelijke en tekenbevoegden (waaronder de medewerker) in dit proces te betrekken, is de kans op een foute mutatie bijna nul. 

Er komt geen printje aan te pas

Je kan de workflow blijven afkeuren, het document herzien en zelfs verwijderen in het proces. Het Word-document kan je tijdens het proces aanvullen en dit gaat gewoon mee in de workflow. Bijvoorbeeld een persoonlijk welkom bij in dienst of de datum van de afscheidsborrel bij uit dienst. Als het document gegenereerd en gecontroleerd is, kan je dit ook nog digitaal (laten) ondertekenen. Alles is strak geregeld, vastgelegd in het dossier en er komt geen printje aan te pas.

Elke stap ligt vast

Het principe is dus eenvoudig en met de documentsjablonen die we meeleveren, kan je alle documenten eenvoudig en op het juiste moment aanmaken. De sjablonen voor bijvoorbeeld het indienstproces hoef je alleen maar te kopiëren aan te vullen. Omdat het gaat om Word-documenten is aanpassen aan jouw smaak of organisatiestandaarden heel simpel. Bovendien bepaal je zelf wie wat kan zien, mag wijzigen en/of digitaal kan ondertekenen. Dit richt je per stap in voor jouw workflow. 

"Een mutatie die niet goed blijkt te zijn, dat wil je niet. De backoffice is druk met de reparatie en je controle is zoek. Dit los je op met documenten in de workflow. De mutatie volgt achteraf, net als het dossier. Dat werkt fijn!"

Transparantie door automatische dossiervorming 

Het risico dat er iets misgaat bij de onboarding of salariswijziging is op deze manier verwaarloosbaar. Er kan geen foutje doorheen glippen. Wel zo prettig voor je (nieuwe) collega. Extra voordeel is dat de dossiervorming klopt als een bus. Documenten worden automatisch dossieritems. Alles is transparant, voor je eigen organisatie, maar ook bij audits. Daarom roep ik iedereen op om niet alleen nieuwe functionaliteit te onderzoeken, maar vooral ook te kijken naar wat onze software al te bieden heeft. Daar kan je vandaag nog van profiteren.

Deelsessie Documenten in de workflow op de AFAS Open

Wil je nog blijer worden van Profit? In de sessie Documenten in de workflow tijdens de HRM-dagen van de AFAS Open zie je van A-tot-Z hoe ik de workflow inzet om documenten tijdens het mutatieproces aan te vullen en te controleren. Volledig geautomatiseerd!
 

Meer lezen?

Meer lezen