In sectoren zoals de zorg, overheid en onderwijs zijn registraties, diploma’s en certificaten heel belangrijk. Hiermee onderstrepen medewerkers hun kennis en kunde. Bovendien zijn veel diploma’s gewoon verplicht. Toch is dat niet uniek, dit geldt namelijk voor heel veel organisaties. Bijvoorbeeld een VCA-certificaat voor de inkoopafdeling of algemener, een VOG- of BHV-diploma. Je wilt dit allemaal eenvoudig en goed registreren. Zo krijg je op tijd een waarschuwing als een document verloopt of verlengd moet worden. Met alle facetten van Profit OutSite, InSite en vrije velden, heb je dat zo voor elkaar.
Het is logisch om de certificaten bij de bron op te halen, anders moet je het allemaal zelf gaan zoeken en bijhouden. Door de certificaten aan functies te koppelen, kun je bij een sollicitatie en pre-boarding de kandidaat al automatisch om de vereiste certificaten vragen. Je bepaalt de certificaten zelf, als je ze hebt vastgelegd, is dat is een kwestie van een vinkje zetten.
Als je dit inricht, start als het ware een drietrapsraket van workflows. De sollicitant krijgt voor zijn of haar functie in OutSite een taak om een certificaat of diploma aan te leveren. En dit wordt vanzelfsprekend tijdens het proces gecontroleerd zodat voor deze functie aan alle condities voldaan wordt. Tot slot is alles direct vastgelegd in het dossier omdat alle aangeleverde certificaten dossieritems zijn.
Met dit proces, dat je volledig naar je eigen organisatiewensen inricht, weet je dus zeker dat alle vereiste registraties correct zijn opgeslagen. Het is onmogelijk om er één te vergeten. In het verlengde daarvan geven signalen aan dat de geldigheid van een bepaald document verloopt. Zowel de medewerker als de HR-afdeling of leidinggevende krijgen hiervan een signaal en een taak. De medewerker kan de verlenging of het nieuwe certificaat dan op tijd regelen en de HR-medewerker kan het proces in de gaten houden.
We zien regelmatig klanten die certificaten, diploma’s en registraties op papier of in Excel bijhouden. Met vrije inrichting in Profit leg je dit netjes vast in het dossier van de medewerker.
Zoals gezegd is dit proces niet standaard. Maar met de template- en demo-omgeving heeft iedere organisatie een blauwdruk. In de demo-omgeving krijg je concrete handvatten om deze vrije inrichting te maken. Je kan precies zien hoe AFAS het doet en het vervolgens zelf nabouwen. Dit proces is heel breed inzetbaar en werkt voor alle sectoren. Je hoeft het alleen maar in te richten en dan is het echt een kwestie van de juiste vinkjes zetten.
Als je dat doet volgens de relevante workflows, volgen taken en signalen vanzelf. En alles transparant vastgelegd. Dus doe jezelf en je collega’s een plezier en begin vandaag nog.
Spelen certificaten en diploma’s binnen jouw organisatie een rol, maar heb je dit proces nog niet ingericht? In mijn sessie over het vastleggen van certificaten en diploma’s op de AFAS Open op 12 t/m 16 juni krijg je alle ins & outs om dit met vrije inrichting op te lossen.