In 7 stappen de ERP software kiezen die bij jou past


De juiste ERP software kiezen voor jouw bedrijf is heel belangrijk. Toch kiezen ondernemers nieuwe bedrijfssoftware vaak erg snel … En haastige spoed…is zelden goed als je administratiesoftware voor je bedrijf selecteert. Hieronder delen we het keuzeproces op in zeven stappen. Zo houd je overzicht. 


Heb ik eigenlijk ERP software nodig?

Hoewel ERP onmisbaar is voor veel bedrijven, maakt dat de implementatie ervan niet minder spannend. Startende en snelgroeiende ondernemers krijgen te maken met hun ‘eerste’ implementatie, volgroeide bedrijven willen een volgende stap zetten door afscheid te nemen van maatwerk of diverse best-of-breed systemen. Dat roept vaak veel vragen op.

Een van de eerste vragen die organisaties regelmatig stellen is: heb ik wel een ERP systeem nodig? Het antwoord daarop is tweeledig. Voor het maken van een keuze om wel of niet in ERP te investeren moet je je als organisatie een aantal vragen stellen, zoals:

  • Hoeveel tijd zijn we nu kwijt aan administratieve processen? Is dat nog acceptabel? 
  • Wat zijn de 'faalkosten' van administratieve fouten in onze huidige situatie? (verkeerde of te late betalingen, gemiste orders etc.) 
  • Zou goede software kunnen zorgen voor betere service richting onze klanten en prettiger werk voor onze medewerkers?
  • Welke stromen lopen er door de organisatie, wie is waarvoor verantwoordelijk? 

Breng administratieve processen in kaart en kijk waar mogelijk vooruit. Waar moet een ERP-systeem je nu, over 2 en over 4 jaar in ondersteunen? Voor een jong of snelgroeiend bedrijf is ERP software die kan meegroeien met het bedrijf van groot belang.

Investeren in ERP is misschien wat overdreven bij een onderneming van 2 of 3 man, maar vanaf ongeveer 10 medewerkers is dit zeker aan te raden! Dan wil je zeker niet meer met Excel-lijstjes in de weer zijn, maar profiteren van slimme software die je een hoop tijd bespaart. Hieronder leggen we je uit hoe je dit aanpakt voor jouw bedrijf (ook beschikbaar als video).

Stap 1. Waarom? 

Bedrijfssoftware is een middel naar een doel. Breng de huidige knelpunten in kaart. Wat willen we echt verbeteren door (nieuwe) software aan te schaffen? Dan weet je hoe de software je zou moeten helpen en ook in welke hoek je het moet zoeken. 

Stap 2: het selectieteam

Wie zijn er betrokken bij de selectie? Probeer alle relevante afdelingen mee te nemen. Betrek ook verschillende lagen, niet alleen management, maar juist ook eindgebruikers. Die weten vaak het best wat ze nodig hebben en het zorgt voor draagvlak verderop in het proces. Maar maak wel duidelijk wie uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de keuze draagt.

Stap 3: vooronderzoek

Breng de huidige processen in kaart. Maak onafhankelijk van elkaar wensenlijstjes. En kijk naar mogelijke leveranciers. Met vooronderzoek betrek je iedereen bij het selectieproces en is er later voldoende draagvlak.

Stap 4: oriëntatie

Ken je je bedrijfsprocessen tot in de puntjes. Dan kun je eenvoudig meerdere softwareoplossingen vergelijken op basis van de informatie op de website of in de brochure. Lukt dat niet? Schakel dan je team (de eindgebruikers), of je netwerk in.

Stap 5: processen in zicht

Oude bedrijfsprocessen aanhouden is natuurlijk makkelijk. Maar sta open voor de expertise van je leverancier, team, netwerk en externen. Misschien biedt een softwarepakket mogelijkheden voor een nóg efficiënter proces. Het is namelijk de uitgelezen kans om hier en daar met een schone lei te beginnen. Denk eens na over die processen die 'je altijd al zo doet', is dat nog echt de slimste manier? Neem hierbij zeker de mogelijkheden van de nieuwe software in mee. 

Stap 6: de praktijkervaring

Vraag om een klantbezoek bij een vergelijkbaar bedrijf. Eventueel samen met een eigen, onafhankelijke deskundige. Veel softwareleveranciers en hun klanten staan hier zeker voor open! Praten met een klant laat je een realistisch beeld zien van wat je te wachten staat en wat in de praktijk meeviel of juist tegen. 

Stap 7: domme vragen (bestaan niet!) 

Tenslotte: domme vragen bestaan niet! Zéker niet als je wordt overspoeld met vakjargon. Software selecteren doe je niet dagelijks, maar is wel heel belangrijk voor jouw bedrijf. Voel je dus niet bezwaard om nóg een keer…en nóg een keer om een duidelijke uitleg te vragen.

Nog 1 keer alle stappen samengevat in een video:


En nu?

Wij van WC-Eend hebben wel een idee...


Met de software van AFAS kun je met één pakket je hele bedrijf naar een hoger plan tillen. Zo werk je efficiënter, worden er minder fouten gemaakt en kun je je weer focussen op je business. Wil je meer weten?