Je hebt een nieuwe medewerker gevonden. Mooi! Dan wil je natuurlijk dat alles vóór de eerste werkdag goed geregeld is. Zeker als iemand een nationaliteit buiten de EER of Zwitserland heeft, komt daar extra controle bij kijken. Want mag deze persoon in Nederland werken? Is het identiteitsdocument geldig? En is er een verblijfsaantekening die gecontroleerd moet worden?
Met de ID-check en RTW-check in AFAS Software maak je documentcontrole onderdeel van je vaste onboardingproces. Zo voorkom je losse controles, losse documenten en onduidelijkheid achteraf.
Een nieuwe medewerker aannemen is altijd een belangrijk moment. Je wilt iemand goed welkom heten, snel op weg helpen en zorgen dat alle gegevens kloppen. Als werkgever controleer je vóór de start de identiteit van iedereen die voor je komt werken. Daarbij stel je vast of het identiteitsdocument geldig en echt is, welke nationaliteit iemand heeft en of deze persoon in Nederland mag werken.
Heeft iemand de Nederlandse nationaliteit, of een nationaliteit uit de EER of Zwitserland? Dan mag deze persoon in Nederland werken. Heeft iemand een andere nationaliteit? Dan moet je controleren of er een geldig bewijs is dat deze persoon in Nederland mag werken.
Let op: een BSN betekent niet automatisch dat iemand in Nederland mag werken. Bij personen buiten de EER of Zwitserland controleer je daarom altijd de arbeidsmarktaantekening of het juiste verblijfsdocument.
En dat wil je natuurlijk niet pas ontdekken als iemand al begonnen is.
RTW staat voor Right To Work. Met een RTW-check controleer je of iemand daadwerkelijk het recht heeft om in Nederland te werken. Dat doe je aan de hand van een verblijfsdocument of een paspoort met sticker of verblijfsaantekening.
De RTW-check is dus iets anders dan alleen een identiteitscontrole. Een ID-check controleert of een identiteitsdocument geldig en betrouwbaar is. De RTW-check kijkt specifiek naar het recht om te werken. Dat maakt deze controle belangrijk bij medewerkers met een nationaliteit buiten de Europese Economische Ruimte of Zwitserland.
In AFAS Software kun je de RTW-check onderdeel maken van je onboardingproces. Zo controleer je documenten op het moment dat je ze nodig hebt en neem je de uitkomst mee in je bestaande workflow.
Niet elk document vraagt om dezelfde controle. In AFAS Software kun je verschillende documenten laten valideren via de vernieuwde Valicare-koppeling.
| Type document | Categorie persoonsdocument | Valicare-check |
| Paspoort EER of Zwitserland | Identiteitsbewijs | ID-check |
| Identiteitskaart EER of Zwitserland | Identiteitsbewijs | ID-check |
| Verblijfsdocument | Verblijfsdocument | ID-check + RTW-check |
| Buitenlands paspoort + verblijfsaantekening | Identiteitsbewijs + verblijfsdocument | RTW-check |
Zo houd je het proces duidelijk. Je controleert het identiteitsbewijs waar nodig, en voert een aanvullende RTW-check uit als het recht op werken moet worden vastgesteld.
Let op: AFAS en Valicare bieden jaarlijks 100 gratis checks aan via de ID-check. De RTW-check valt hier buiten. Over de kosten van de RTW-check kan AFAS geen uitspraak doen. Die kun je opvragen bij Valicare.
Een verblijfsaantekening kan een verblijfsvergunning zijn, maar ook een sticker of aantekening in een paspoort. Met zo’n sticker wordt bijvoorbeeld aangetoond dat iemand in Nederland de procedure voor het verkrijgen of verlengen van een verblijfsvergunning mag afwachten.
Op een verblijfsaantekening staat onder andere:
Vooral die arbeidsmarktaantekening is belangrijk. Daarin staat of iemand in Nederland mag werken en welke voorwaarden daarbij gelden.
In AFAS Software kun je in verschillende aanmaakpagina’s zowel een identiteitsdocument als een verblijfsdocument vastleggen. Bijvoorbeeld in de profielen Onboarden, Aanmaken medewerker en Aanvullende gegevens sollicitant. Leg het paspoort dan vast als identiteitsbewijs en de sticker of verblijfsaantekening als verblijfsdocument.
Bij het profiel Medewerker persoonsdocument is het niet mogelijk om twee documenten in één keer vast te leggen.
Met de Valicare-koppeling kun je identiteitsdocumenten op meerdere momenten in het proces valideren. Bijvoorbeeld tijdens het onboarden, bij het aanmaken van een medewerker, bij het aanmaken van een persoonsdocument of bij het aanleveren van aanvullende gegevens.
Dat maakt de controle veel minder losstaand. Je hoeft niet buiten je HR-proces om documenten te verzamelen, te controleren en apart terug te koppelen. De controle wordt onderdeel van de workflow.
De koppeling met Valicare biedt onder andere:
Een hard stop blokkeert de controle direct. Een soft stop geeft een waarschuwing. Die waarschuwing wordt getoond en opgeslagen bij het document. Zo weet je precies wat er is gebeurd en welke aandachtspunten er zijn.
Tijdens het onboarden werk je gewoon vanuit InSite. Je opent het onboardenprofiel en kiest bij Identiteitsbewijs valideren het type document. Daarna selecteer je de voorkant en achterkant van het document en klik je op Valideren.
Is de ID-check succesvol? Dan neemt AFAS de gegevens automatisch over in het onboardenprofiel. Denk aan geslacht, BSN, geboortedatum, documentnummer en vervaldatum van het document. Deze velden worden daarna uitgeschakeld, zodat je ze niet meer handmatig kunt wijzigen.
Als een RTW-check nodig is, verschijnt het veld Recht op werken valideren. Je selecteert opnieuw het type document, voegt de voorkant en achterkant toe en klikt op Valideren. Is de RTW-check succesvol? Dan worden de gegevens overgenomen in de velden van het onboardenprofiel. Deze velden worden daarna uitgeschakeld, zodat je ze niet meer handmatig kunt wijzigen.
Daarna vul je de overige verplichte velden in en kan het onboarden verder.
Bij identiteitsdocumenten en verblijfsgegevens werk je met gevoelige persoonsgegevens. Dan wil je natuurlijk weten hoe die gegevens worden verwerkt.
Alle servers van Valicare staan op Nederlandse bodem. Er wordt geen enkel persoonsgegeven bij Valicare opgeslagen. Dat geeft duidelijkheid bij het inrichten van je proces en helpt je om documentcontrole zorgvuldig onderdeel te maken van je onboarding.
Elf jaar na de ingebruikname van de HR-software van AFAS startte de Volksbank een omvangrijk optimalisatieproces waarbij eigengebouwd maatwerk plaatsmaakte voor standaard software. Dat leidde onder andere tot kortere doorlooptijden en een betere klantervaring.
Voor de onboarding is De Volksbank gestart met digitaal ondertekenen. Mede daardoor is de doorlooptijd van bijvoorbeeld het onboarden ongeveer gehalveerd. "Ons streven was om papierloos te werken en in de praktijk lukt dat prima. Vroeger moest je voor een natte handtekening op zoek naar een tekenbevoegde directeur. Nu is het met één druk op de knop klaar.” Zo vertelt Marian Zaarbelink, HR Manager bij De Volksbank.
“De doorlooptijd van het onboarden is gehalveerd”
“Onze eigen applicaties op het gebied van verlof, verzuim, in-, door- en uitstroom hebben we in AFAS geautomatiseerd. Dit heeft geleid tot aanzienlijk kortere doorlooptijden omdat handmatige activiteiten grotendeels zijn vervangen door workflows. Ook de klantervaring verbeterde fors.”
Een buitenlandse werknemer aannemen hoeft geen ingewikkeld los proces te zijn. Met de juiste inrichting maak je documentcontrole gewoon onderdeel van je onboarding. Je vraagt de juiste documenten uit, valideert ze via de koppeling met Valicare en verwerkt de uitkomst in je workflow.
Zo houd je grip op het proces. Je ziet sneller of een RTW-check nodig is, krijgt duidelijke terugkoppeling over de status van documenten en verkleint de kans dat belangrijke stappen worden vergeten.
Dat geeft rust voor HR, duidelijkheid voor de leidinggevende en een betere start voor de nieuwe medewerker.
De workflow Onboarden biedt één gestroomlijnd en inzichtelijk proces voor het in dienst- en herindienst nemen van medewerkers.
Het uitvragen van aanvullende gegevens is volledig geïntegreerd in deze nieuwe workflow. De uitvraag kan vanuit de workflow worden gestart en het onboarden proces wordt vervolgd zodra de benodigde informatie is aangeleverd door de sollicitant.
Genereer vervolgens het document met de arbeidsovereenkomst en laat het digitaal ondertekenen door zowel de werkgever als de medewerker.
Tenslotte is het ook mogelijk om met deze nieuwe workflow een opvolgend dienstverband aan te gaan waarbij de medewerker in één proces uit dienst en weer in dienst gemeld wordt.
Je leest er alles over op onze themapagina Onboarden voor AFAS-klanten.
Of het nu gaat om onboarding, verlof, verzuim, de salarisverwerking of werving & selectie, met de HRM software van AFAS beschik je over één volledige HR-oplossing om de administratie tot een minimum te beperken.
Misschien denk je dat het veel tijd kost om aan goed talentmanagement te doen. Allerlei flitsende termen als Fight for Talent, talentontwikkeling, succession planning, onboarding en competentiemanagement worden in verband gebracht met talentmanagement. Maar je kunt talentmanagement onderverdelen in 13 aandachtspunten.
Ook voor jouw organisatie is de eerste werkdag van een nieuwe medewerker spannend. Uiteraard wil je iemand goed inwerken, ook als hij of zij vanuit huis werkt. Daarnaast wil je dat nieuwe collega’s zich écht verbonden gaan voelen met jouw bedrijf. Met perfecte onboarding sla je twee vliegen in een klap. Maar wat is onboarding precies en hoe richt je dit proces als organisatie goed in? Dat lees je hier. All aboard!