Kwaliteitsmanagement doe je voor jezelf. Certificeren voor je klanten. Zo simpel is het. Of je nou voor ISO 9001 gaat, voor ISO 27001 of een IT audit.
Het is erg fijn als je organisatie staat als een huis. En als je zelf weet dat je er altijd voor open staat om nóg beter te worden. Alleen: het vertrouwen van je potentiële klanten win je daar niet mee. Dat win je alleen snel en eenvoudig als je aantoonbaar voldoet aan onafhankelijke normen. En met de software van AFAS sla je beide vliegen in één klap. Je hoeft geen los kwaliteitsmanagementsysteem aan te schaffen!
Kwaliteitsmanagement moet uitblinken in onzichtbaarheid. Grote resultaten, weinig gedoe. Daarbij helpt het om te automatiseren waar mogelijk. Zodat niet alleen de primaire processen vastliggen en altijd doorlopen, maar ook de secundaire. Van controles tot dossiervorming. En alles wat met certificeringen te maken heeft.
De software van AFAS is geen wondermiddel voor ISO-certificeringen of in de basis een kwaliteitsmanagementsysteem. Het is wél de tool waarmee je je doelen kunt bereiken, met zo weinig mogelijk werk en een zo klein mogelijke kans op fouten. Waarbij de onderscheidende factor altijd is: hoe goed heb je je zaken echt op orde? Je krijgt ISO niet cadeau bij aankoop van de software van AFAS. Maar je haalt wel een systeem in huis waarmee je je eigen processen snel vastlegt, verbetert en borgt. En waarmee het voor iedere auditor eenvoudig is precies dat te controleren.
Hoezo ISO?
‘Ik wil met mijn organisatie de ISO halen.’ Dat heb je vast wel eens gehoord. Maar het klopt niet. De woorden ISO en certificering worden vaak door elkaar gebruikt. Dat is niet zo gek, als je bedenkt dat de internationale organisatie ISO een samenwerking is van 163 nationale standaardisatieorganisaties. Daardoor is ISO bijna synoniem met ‘betrouwbaarheid’. En betrouwbaarheid is precies het doel van ‘het halen van de ISO’.
Concreter is beter
ISO stelt weliswaar de norm, maar een norm kun je niet halen. Je kunt er wel aan voldoen. En als een onafhankelijke expert ziet dat je dat doet, haal je je certificering. ‘Je ISO halen’ kan dus niet, je certificering halen wel. Bovendien: ISO heeft meer dan 20.000 standaarden ontwikkeld. En er is geen bedrijf te bedenken dat aan al die 20.000 standaarden kan voldoen. Of moet willen voldoen.
Kwaliteitsmanagement? ISO 9001
Erg bekend – en breed toepasbaar – is ISO 9001. Met die standaard kun je beoordelen of een organisatie kan voldoen aan de eisen van klanten, van wet- en regelgeving en van zichzelf. Met andere woorden: of het kwaliteitsmanagement op orde is. De simpele uitleg van de norm is dan ook ‘zeg wat je doet, doe wat je zegt – en bewijs het.’ En dáár een certificaat voor halen, daar heeft wél bijna iedere organisatie iets aan.
Hoe Roossien ISO 9001 haalde - zonder papier en zonder extra administratie
Als je wilt aantonen dat je je processen op orde hebt, is de eerste vereiste dat je processen op orde zijn. In de uitvoering van je kerntaken én in de omgang met uitzonderingen. Hoe een goed proces er uitziet, verschilt per organisatie. Daarom is dit iets wat je alleen zelf kunt doen. Natuurlijk helpen we je graag – maar jij kent jouw business het beste.
Laten we eerlijk zijn: iedereen kan fouten maken. Een proces kan nog zo goed omschreven zijn, en nog zo goed in workflows vastgelegd – er is altijd omheen te werken. Toch wil je zorgen dat je altijd doet wat je zegt. Dat kan alleen als iedereen in je organisatie doet wat ‘ie moet doen. En dat is mensenwerk. Dus moet je al je medewerkers betrekken bij het opzetten, borgen en implementeren van je werkwijze.
Heb je helder wie wanneer wat moet doen? Top! Dan is het tijd om dat vast te leggen in workflows, en er met de hele organisatie mee aan de slag te gaan. Gelukt? Dan is er nog geen tijd om achterover te leunen. Want heb je al workflows ingericht voor het aanpassen van je processen? Dat is immers ook een proces – en moet dus ook geborgd. Dat klinkt misschien overdreven, maar later ben je ons dankbaar. Want ook een goed proces kan altijd beter.
Je hebt je processen op orde? Je hebt ze geborgd? En je weet zeker dat je mensen doen wat ze moeten doen? Nou, laat maar zien dan. Dat is precies wat een auditor vraagt. En het goede nieuws is: het is precies wat je met de software van AFAS kunt doen. Alle workflows zijn immers inzichtelijk. En alle activiteiten worden gelogd. Een auditor, voor welke certificering dan ook, plukt zo de informatie die hij nodig heeft uit het systeem. Zonder dubbele registratie, zonder moeite.
Als je wilt aantonen dat je je processen op orde hebt, is de eerste vereiste dat je processen op orde zijn. In de uitvoering van je kerntaken en in de omgang met uitzonderingen. Hoe een goed proces er uitziet, verschilt per organisatie. Daarom is dit iets wat je alleen zelf kunt doen. Natuurlijk helpen we je graag – maar jij kent jouw business het beste.
Heb je helder wie wanneer wat moet doen? Top! Dan is het tijd om dat vast te leggen in workflows, en er met de hele organisatie mee aan de slag te gaan. Gelukt? Dan is er nog geen tijd om achterover te leunen. Want heb je al workflows ingericht voor het aanpassen van je processen? Dat is immers ook een proces – en moet dus ook geborgd. Dat klinkt misschien overdreven, maar later ben je ons dankbaar. Want ook een goed proces kan altijd beter.
Laten we eerlijk zijn: iedereen kan fouten maken. Een proces kan nog zo goed omschreven zijn, en nog zo goed in workflows vastgelegd – er is altijd omheen te werken. Toch wil je zorgen dat je altijd doet wat je zegt. Dat kan alleen als iedereen in je organisatie doet wat ‘ie moet doen. En dat is mensenwerk. Dus moet je al je medewerkers betrekken bij het opzetten, borgen en implementeren van je werkwijze.
Je hebt je processen op orde? Je hebt ze geborgd? En je weet zeker dat je mensen doen wat ze moeten doen? Nou, laat maar zien dan. Dat is precies wat een auditor vraagt. En het goede nieuws is: het is precies wat je met de software van AFAS kunt doen. Alle workflows zijn immers inzichtelijk. En alle activiteiten worden gelogd. Een auditor, voor welke certificering dan ook, plukt zo de informatie die hij nodig heeft uit het systeem. Zonder dubbele registratie, zonder moeite.
“Ons bedrijf heeft een ISO 9000-certificering. Om aan die norm te blijven voldoen is het van belang dat wij projecten beheersbaar en gecontroleerd uitvoeren. De workflows van AFAS helpen hier zeker bij.”
Certificeringen en controles van AFAS
Hier vind je alle huidige certificeringen en controles van AFAS.
3 tips voor kwaliteitsmanagement
Hoe meer systemen je gebruikt, hoe lastiger het is om overzicht te bewaren, en hoe groter de kans is dat er fouten worden gemaakt. Bovendien maken meer systemen het alleen maar moeilijker om aan te tonen dat je aan normen voldoet. Natuurlijk hebben verschillende systemen verschillende toepassingen. En hoort bij een klacht per mail inderdaad een heel ander proces dan bij een inkoopfactuur. Maar dat neemt niet weg dat het prettig is als ze in dezelfde bak met processen liggen, en je er op dezelfde manier mee om kunt gaan.
Het maakt ons niet uit of je het zelf doet, of door een externe partij laat doen. Maar alsjeblieft: begin met een nulmeting. En check in elk geval: houd je je echt, altijd, aan je processen? Ja? Echt waar? Hoe weet je dat? Want hoeveel vertrouwen je zelf ook hebt in je organisatie - het kan best lastig zijn om aan te tonen dat dat terecht is. En als je je eigen auditor bent, weet je vooraf waar je aan moet werken.
In bijna iedere organisatie zijn mensen die ‘wel iets kunnen regelen’. En dat lijkt misschien wel iets positiefs, maar het is het niet. Want eigenlijk zeggen die mensen: regels gelden niet voor iedereen, en afspraken zijn ook maar richtlijnen. Daarom: committeer je 100% aan je processen. Anders is al het vertrouwen van je klanten gebaseerd op papieren beloftes. En kun je je niet committeren, omdat je processen niet voldoen? Dan moet je er niet omheen gaan werken, dan moet je ze veranderen. Ook daar zijn processen voor.
Open Standaarden van AFAS
Doordat er standaarden zijn kunnen we elkaar begrijpen. En doordat die standaarden open zijn kan iedereen ze gebruiken. Een standaard is een afspraak die is geborgd in een specificatiedocument.
AFAS Software hanteert een open standaardenbeleid omdat open standaarden bijdragen aan interoperabiliteit. Interoperabiliteit betekent het kunnen uitwisselen van digitale gegevens tussen systemen van bijvoorbeeld bedrijven, instanties als de belastingdienst, en andere soorten organisaties. Het gebruik van open standaarden verbetert deze communicatie omdat de ICT-systemen elkaar begrijpen.
Bij AFAS kunnen we met recht zeggen dat, als je certificeringen wilt halen, onze applicatie het ideale gereedschap is. Hans Roozen, manager procesbeheer bij AFAS, vertelt erover.
Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!
De kwaliteitsmanagement visie zit verankerd in onze ERP software. Wil je meer weten over de software? Download dan de brochure.