AFAS Blogt
Auteur: Hans Roozen

‘We hebben ‘m zelf ook’

Bij AFAS kunnen we met recht zeggen dat, als je certificeringen wilt halen, onze applicatie het ideale gereedschap is. Want, eerlijk gezegd, daar gebruiken we hem zelf ook voor. Terwijl we eigenlijk helemaal geen certificeringen wilden. Hans Roozen, manager procesbeheer bij AFAS, vertelt erover.

'We hebben relatief lang gezegd: wij hoeven geen certificeringen te halen, want we doen het al goed. We hebben onze processen op orde. Dus komt het met het eindresultaat ook goed. Daar kun je van uit gaan, en dat kun je zien. Kijk maar naar al onze tevreden klanten. En als dat niet genoeg is, leggen we het je graag uit. Maar dat werd, volkomen terecht, niet meer geaccepteerd. Potentiële klanten wilden bewijzen zien. En het gaat bij hen vaak om forse investeringen, dus eigenlijk is het heel logisch dat ze je niet op je blauwe ogen vertrouwen.’

Binnen drie maanden duidelijkheid

‘Met een certificering toon je aan dat je volgens een onafhankelijke partij voldoet aan een helder normenkader. Beter bewijs is er niet. Maar we vonden wel dat de processen om zo’n certificering te halen, veel te stroperig waren. Dus zeiden we tegen de auditor die ons beoordeelde voor ISO9001 we hebben drie voorwaarden. In de eerste plaats: we doen het hele proces papierloos. Ten tweede: we gebruiken onze eigen applicatie. En tot slot: als je nu ja zegt, willen we binnen drie maanden de uitslag. Zoiets hadden ze nog nooit gezien. Maar het is wel gelukt.’

Zeker weten dat het klopt

‘Als je altijd zegt wat je doet, én doet wat je zegt, wordt niet alleen je bedrijf steeds beter, maar wordt zo’n certificeringsproces ook een stuk eenvoudiger. Wij hebben die voorwaarden geborgd door zoveel mogelijk te automatiseren. Ook onze werkwijze, die draait om plan, do, check, act. Daardoor is ook het verbeteren van processen super toegankelijk geregeld. Net als controles, en dossiervorming. Eigenlijk alles wat met certificeringen te maken heeft. En doordat we alles in één systeem registreren, en alles maar één keer registreren, weten we zeker dat die data klopt. En makkelijk terug te vinden is.’

Dat geldt ook voor onze klanten

‘Wij werken in dezelfde systemen als onze klanten. En we lopen bij certificering vaak tegen dezelfde dingen aan. Dan overleggen we met auditors, over hoe we bijvoorbeeld iets het beste kunnen aantonen, of hoe we een proces kunnen versnellen. En wat voor ons geldt, geldt ook voor onze klanten. De voordelen die wij hebben, hebben zij ook. Als het gaat om beheersmaatregelen die de klant in de software van AFAS uitvoert, kunnen de auditors alle benodigde informatie altijd op dezelfde plek terugvinden. Al willen onze klanten dertig certificeringen halen – de tooling hebben ze ervoor.’

Over de auteur