Voortman Steel Construction: productie- én projectenbedrijf 


Met een kenmerkende nuchterheid wist men bij Voortman Steel Construction een haperende software-implementatie succesvol vlot te trekken. Het resultaat is een werkende oplossing die ook voor andere bedrijven in de bedrijfstak buitengewoon interessant kan zijn. “Al puzzelend hebben we met elkaar de oplossing gevonden.”



Voortman Steel Construction in het kort

Branche:

Bouw

Aantal medewerkers:

120

Gevestigd in:

Rijssen

Klant van AFAS sinds:

4 oktober 2013

Softwaregebruik:

ERP-software

Interview met:
Arjan van Dijk (manager operations) 
Jelle Brantsma (managing director)




In het Overijsselse Rijssen, dat zich profileert als het hart van bouwend Nederland, is Voortman Steel Construction gevestigd. Een bedrijf waar gedreven vakmensen werken. Mensen die met beide benen op de grond staan en doorgaans niet van overdreven gedoe houden. Dat geldt zeker ook voor Jelle Brantsma en Arjan van Dijk. Brantsma is managing director bij Voortman Steel Construction. Hij werkt er sinds begin 2016. Een jaar later kwam Arjan van Dijk in dienst in de functie van manager operations. 

We spreken beide managers over hun ervaringen met het werken met de ERP-software van AFAS. En meer in het bijzonder over het rendement van hun software-investering. “Het mooie aan de ERP-software is dat het systeem mij vertelt welke taken ik nog moet uitvoeren. Maar dat werk moet ik vanzelfsprekend nog wel gewoon zélf doen”, aldus Van Dijk die incidenteel nog weleens in de software aan de knoppen zit. Het applicatiebeheer wordt verricht door een medewerker in zijn team.



Het juiste gereedschap

Voortman Steel Group is in 2013 bedrijfsbreed met de HR-software van AFAS gaan werken. Op dat moment was er geen behoefte om andere functionaliteiten van AFAS in gebruik te nemen. Dat veranderde in 2019. Hoewel Voortman tevreden was over de HR-software, leidde dat niet automatisch tot ingebruikname van andere onderdelen van het pakket, zoals Financieel, CRM of Ordermanagement. “We hebben ons breed georiënteerd onder softwareaanbieders die we een uitgebreide uitvraag van gewenste functionaliteiten hebben voorgelegd”, zegt Brantsma. “Uiteindelijk kwam AFAS als winnaar uit de bus omdat zij meenden ons een oplossing te kunnen leveren dat voldeed aan ons pakket van eisen. En ik moet zeggen, de bedrijfsspecifieke demonstratie die wij kregen zag er echt veelbelovend uit.”




Maximale ontwikkelingskracht

In afwijking van doorsnee bouwbedrijven is Voortman Steel Construction zowel een productie- als projectenbedrijf. Op grond van deze bijzondere combinatie is een projectbeheersingsmodule vereist die vier kostenniveaus aankan. In de praktijk ontdekten de mensen van Voortman Steel Construction dat AFAS niet verder dan twee niveaus ging. “Dat was wel een tegenvaller”, zegt Brantsma terugblikkend. “Voor ons was het aanleiding om naar Leusden af te reizen en met de softwareontwikkelaars in conclaaf te gaan. Daar hebben we al puzzelend met elkaar uiteindelijk de oplossing gevonden.”

Het feit dat Voortman Steel Construction zowel een productie- als een projectenbedrijf is, is essentieel voor de softwarebehoefte van het bedrijf. Van Dijk: “Daarom waren wij zo blij dat AFAS meende volledig aan onze wensen tegemoet te kunnen komen. Andere leveranciers kunnen dat namelijk niet. Voor een goed werkende oplossing in onze situatie heeft AFAS haar ontwikkelingskracht maximaal ingezet. Maar ook van onze kant hebben we er flink wat uren ingestoken.” Brantsma spreekt in dat verband glimlachend van ‘een gesponsorde ontwikkeling’. 

Brantsma: “Het gezamenlijk behaalde resultaat is een softwareoplossing die voor veel bedrijven die gelijkenis met onze onderneming vertonen buitengewoon interessant kan zijn.”

De nieuwe functionaliteit is ontwikkeld voor alle klanten van AFAS in samenspraak met meerdere klanten uit de branche. Op die manier heeft de Leusdense automatiseerder haar standaardoplossing uitgebreid. 



Besparingspotentieel

Voortman Steel Construction bevindt zich met de implementatie in een afrondende fase. Mede om die reden vindt Brantsma het veel te vroeg om iets zinnigs te kunnen zeggen over het rendement van zijn software-investering. “Eerlijk gezegd vind ik dat ook al gauw een beetje gewauwel”, voegt hij daar aan toe. Een softwarepakket moet het gewoon doen. Als dat niet het geval is, is dat een enorme dissatisfier waar je doodongelukkig van wordt.” Brantsma zegt een mogelijke besparing niet te kunnen kwantificeren. “Verkoop ik er misschien meer projecten mee? Nou ik denk het niet. Maar als ik er nuchter naar kijk, is het volgens mij wel een goed pakket.” Van Dijk ziet overigens wel besparingspotentieel dat de software kan genereren.

“Als je van een situatie waarin je nul automatisering gebruikt overgaat naar de inrichting van AFAS, dan ga je echt wel besparen. Vooral het administratieve onderdeel van de software is daar buitengewoon geschikt voor. Van bestelbon tot factuur, dat werk. Reken maar dat het de nodige handjes scheelt.”




Integraties voor calculatie, roosteren en productiebeheersing

Voortman Steel Construction maakt ook gebruik van andere, aan AFAS gekoppelde systemen. De inkoop van staal bijvoorbeeld verloopt via de productiebeheersingsmodule van een andere leverancier. En omdat de software van AFAS geen roosterpakket is, wordt de urenadministratie eveneens via een koppeling ontsloten. Voor de calculatie worden de in twee andere pakketten opgestelde calculaties via exports in AFAS ingelezen. In de praktijk werkt dat volgens Van Dijk allemaal prima.



Real-time inzicht dankzij dashboards
Enthousiast is de manager operations over de dashboards van de ERP-software. “Dat real-time beeld geeft een goed inzicht in het verloop van bijvoorbeeld kosten, uren en declaraties. Een deel van onze mensen is altijd onderweg, dus de AFAS Pocket app is dan reuze handig.” Brantsma onderschrijft het belang van dashboards. “Niet alleen voor mijzelf, maar ook voor onze projectmanagers. We richten ons nu nog op de basisfunctionaliteit van dashboards. Pas in een volgende fase gaan we nadenken over meer geavanceerde cockpits en dergelijke. We doen eerst wat noodzakelijk is. De nice to haves komen later wel.” Blij is Van Dijk eveneens met de workflows in het systeem. “Ons bedrijf heeft een ISO 9000-certificering. Om aan die norm te blijven voldoen is het van belang dat wij projecten beheersbaar en gecontroleerd uitvoeren. De workflows van AFAS helpen hier zeker bij.”





Goed luisteren

Op zijn beurt is Brantsma lovend over de communicatie met AFAS. “Ik heb nog nooit een softwareleverancier meegemaakt die zo goed kan luisteren. Als ik een verbeterpunt signaleer, pakken zij dat snel op.” Van wat hij min of meer als bijzaken beschouwt, is Brantsma minder onder de indruk. “Ik weet dat ze bij AFAS ontzettend leuke evenementen organiseren en momenteel een supermooi nieuw bedrijfspand neerzetten. Maar als ze in een stoffig kantoor driehoog achter zouden zitten, vind ik dat ook prima. Dat maakt voor ons geen verschil.”



Onderlinge relatie
Van Dijk benadrukt het belang van de onderlinge relatie: “Wij communiceren nogal direct, we draaien er niet omheen. Volgens mij herkennen ze bij AFAS dat wij een eigen visie hebben. Andersom hebben wij er begrip voor dat niet voor alles meteen een oplossing voorhanden is.” Brantsma drukt het als volgt uit: “Een auto mag best een keer stuk gaan, als het garagebedrijf maar adequaat optreedt. Anders zou ik toch snel voor een ander merk kiezen.”

Een belangrijk basisgegeven van AFAS software is de eenmalige invoer bij de bron. Brantsma herkent die filosofie en onderschrijft deze. “Maar”, voegt hij eraan toe, “dit kan vernieuwing in de weg staan.” Als voorbeeld noemt hij het forecasten van projecten. Daar hebben wij dubbele schermen bij nodig omdat projectkaart en forecast niet zijn geïntegreerd. Nogmaals: ik snap de basisfilosofie van AFAS en begrijp dat ze daar aan vasthouden, maar een oplossing voor mijn forecastwens zou toch wel leuk zijn.”

“Tegelijk vind ik het sterk dat ze niet aan maatwerkoplossingen voor klanten doen”, vult Van Dijk aan. En het benutten van vrije velden dan? Van Dijk: “Een vrij veld is een leeg veld zonder rekencapaciteit. Daar zijn wij geen voorstander van.” Daar is Brantsma het mee eens. “Dat klinkt als een pleister die niet blijft plakken.” 




Over Voortman Steel Construction

Voortman Steel Construction is samen met Voortman Steel Machinery onderdeel van de Voortman Steel Group. Bij deze in 1970 opgerichte onderneming staat men met beide benen op de grond, met de blik gericht op de toekomst. Gedreven door techniek, met aandacht voor de mensen die het doen; zo werkt de Voortman Steel Group. Het onderdeel Voortman Steel Construction ontwerpt, produceert en levert kwalitatief hoogwaardige projecten in staal. Van engineering tot en met montage; van ontwerp tot realisatie. Binnen het bedrijf voeren nuchterheid in combinatie met vakmanschap en passie de boventoon. Twee belangrijke en dagelijks terugkerende slogans binnen het moederbedrijf zijn: ‘We werken veilig of we doen het niet’ en ‘Wat we doen, doen we goed’. Bij de in Rijssen gevestigde Voortman Steel Group werken ongeveer vijfhonderd mensen.

Over AFAS Software


Werk kan zo veel leuker en beter. En met meer oog voor de maatschappij. In veel organisaties zijn mensen druk met de verkeerde dingen. Onnodige handelingen, dubbel werk, fouten herstellen: het kost handenvol tijd en komt de kwaliteit niet ten goede. De missie van AFAS Software is: inspireert beter ondernemen. Dat doet AFAS met software en alles wat ervoor nodig is om die software zo te gebruiken dat je er een hoger doel mee bereikt. Organisaties houden tijd over voor wat ze echt belangrijk vinden, kwaliteit en werkplezier.

Maak een afspraak

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!


Download de brochure

Download de ERP-brochure

Wil je meer weten over de bouwoplossing van AFAS?
Download dan de brochure.