Wonen bij De Familie biedt steeds meer mensen met dementie een liefdevol thuis. De zorgorganisatie breidt de komende jaren uit met meerdere zorghuizen. Toekomstbestendige ERP-software draagt eraan bij om die ambitie te verwezenlijken en daarbij de kwaliteit op het vertrouwde hoge niveau te houden. Daarom is Wonen bij De Familie overgestapt naar AFAS, zodat ze haar processen kan automatiseren, standaardiseren en optimaliseren in één omgeving. Na ruim een half jaar zou applicatiebeheerder Patty van de Wetering al niet anders meer willen. Want nu medewerkers processen op dezelfde manier volgen, neemt de efficiency toe én kan de groeiende organisatie haar concept makkelijker uitrollen.
Gezondheidszorg
50-99
's-Hertogenbosch
2024
HRM & Payroll / ERP
Interview met:
Patty van de Wetering, applicatiebeheerder
De ontwikkeling van Wonen bij De Familie als zorgaanbieder loopt min of meer gelijk aan de groei die Patty binnen de organisatie heeft doorgemaakt. Elke keer als de zorginstelling een nieuwe stap zette in het verbeteren van de kwaliteit en de processen, veranderde de functie van de enthousiaste medewerkster mee. Patty begon als kwaliteitsmanager en stortte zich vanaf 2018, toen Wonen bij De Familie zorgaanbieder werd, op het neerzetten van het kwaliteitsmanagementsysteem en het uitwerken van werkprocessen. Op die manier leerde ze de organisatie door en door kennen. Overal waar daarna procesverbetering nodig was of structuur aangebracht moest worden, verscheen Patty om daaraan bij te dragen.
De stip op de horizon was helder: uiteindelijk zou ze de rol van applicatiebeheerder gaan vervullen. Procesverbetering gaat immers hand in hand met automatisering. Daarom had de kleinschalige woonzorgaanbieder ook op dat gebied ambities om de volgende stap te zetten. ‘We waren al bezig met digitalisering, maar de tijd was rijp om onze processen verder te automatiseren en te optimaliseren’, vertelt Patty. ‘Het was prettig dat we daarbij konden bouwen op de kennis die ik had opgedaan. Ik wist waar processen beter konden en wat er moest gebeuren om dat voor elkaar te krijgen.’
De groei van het bedrijf maakt dat er behoefte is aan meer gestroomlijnde en eenduidige processen. ‘We hebben nu twee zorghuizen, maar we hebben de ambitie om er op korte termijn meerdere te openen’, licht Patty toe. ‘Als je gaat uitbreiden moet je structuur in je processen hebben. Het beheer daarvan wordt steeds belangrijker. Het concept dat we bij elke locatie opnieuw implementeren moet een proces zijn dat universeel is en voor elke situatie gebruikt kan worden: wat we hier doen, doen we daar ook. We waren een organisatie die leefde met uitzonderingen binnen processen, gericht op individuele casussen. Sterker nog: een uitzondering was geen uitzondering. Dat paste ook bij het bedrijf dat we waren, maar zo kun je niet uitbreiden.’ Wonen bij De Familie is op zoek gegaan naar een systeem dat medewerkers ertoe dwingt die uitzonderingen of ‘olifantenpaadjes’ in processen achterwege te laten, vervolgt Patty. ‘Het was onze wens om met software te werken die ons helpt te standaardiseren. Met een systeem dat we zelf kunnen beheren. We willen voor aanpassingen en optimalisaties niet afhankelijk zijn van een softwareleverancier. Die willen we zelf kunnen inrichten.'
Daarnaast waren we toe aan een toekomstbestendige alles-in-één-oplossing voor zoveel mogelijk processen.
'Die oplossing moest gebruiksvriendelijker zijn dan de systemen die we kenden. Ook moest de nieuwe software ons meer inzicht bieden. Boven alles moest het nieuwe systeem ons ondersteunen om onze zorg op het hoogste niveau te blijven leveren.’
Prioriteit was ook het terugbrengen van het grote aantal verschillende applicaties. ‘Ons applicatielandschap was versnipperd, overal draaide wel iets’, zo blikt Patty terug. ‘De werkprocessen draaiden in het CRM-systeem, de planning in het planningssysteem en de financiële administratie in een boekhoudsysteem. Dat wilden we graag samenbrengen in één oplossing. Daarbij moesten we bepaalde processen kunnen koppelen aan specialistische softwareprogramma’s.’
Na een marktverkenning in 2024 is het snel gegaan. Wonen bij De Familie vond in de ERP-software van AFAS alles wat ze zocht. De organisatie pakte door en bracht aan het einde van dat jaar eerst de HR- en financiële processen onder in het nieuwe systeem. Die implementatie verliep niet zo soepel als gehoopt. Patty: ‘We hadden een implementatiepartner in de arm genomen om ons daarbij te begeleiden. Helaas wisten we allebei te weinig van elkaars wereld, waardoor we wat hobbels zijn tegengekomen. Met de kennis van nu hadden we dat anders aangepakt. Uiteindelijk zijn we wel volgens planning in januari 2025 live gegaan met HR en Financieel, maar er was in de periode na de implementatie wel wat herstelwerk nodig.’
Een valste start of niet, het weerhoudt Patty er niet van om de reis met AFAS tot nu toe een succesverhaal te noemen. Diverse processen in de organisatie verlopen na een half jaar al efficiënter door de overstap naar het nieuwe systeem. Voor een concreet voorbeeld wijst ze op de verbeteringen in het onboardingsproces: ‘Het proces dat we hadden stond alleen op papier en voerden we grotendeels handmatig uit. Van de aanmelding van de sollicitant tot de indiensttreding. Betrokken medewerkers hielden zelf bij wanneer ze een e-mail moesten sturen of een document aan het dossier moesten toevoegen.
Patty: ‘Nu is dat proces van A tot Z geautomatiseerd in AFAS.’
Alle taken staan in het systeem en medewerkers krijgen een signaal als ze wat moeten doen. Van het aanmaken van een nieuw account tot en met het ‘wie ben ik-mailtje’ dat een nieuwe medewerker in de eerste werkweek verstuurt om zichzelf voor te stellen.’
Ook het beheren van documenten gaat makkelijker, sneller en overzichtelijker. Dat geldt voor alle communicatie- en informatiestromen binnen de organisatie. Er is één systeem en één database met dezelfde actuele informatie. ‘Neem de huurovereenkomst’, zegt Patty. ‘In de oude situatie moest onze secretaresse die handmatig invullen. Nu staat een modelovereenkomst automatisch klaar in AFAS en kan de bewoner die digitaal ondertekenen. Dat hele proces gaat daardoor veel sneller. In de toekomst willen we nog een stap verder gaan. De gegevens die nodig zijn om te komen tot een huurovereenkomst willen we volledig door de bewoner zelf laten invullen.’
De collega’s die zich bezighouden met financiële processen doen administratieve werkzaamheden óók efficiënter. Daarnaast hebben ze meer inzicht sinds ze werken met AFAS. Managementrapportages komen uit een tool die één-op-één gekoppeld is met het ERP-systeem waar de gegevens vandaan komen. Patty: ‘Daardoor heeft de manager de cijfers altijd meteen bij de hand en hebben we één bron van de waarheid. Er zijn nog vele efficiencyslagen te behalen, maar we maken progressie. Neem contractbeheer: daar hadden we een map voor, maar dat was niet efficiënt. We automatiseren dat nu in AFAS. Daardoor krijgt de juiste medewerker de juiste taken op het juiste moment zodra een contract bijna afloopt. Ook het inkoopproces automatiseren we momenteel. We zijn nog niet waar we willen zijn, maar zien nu al wat allemaal mogelijk is en dat is veelbelovend.’
Een grote operationele stap is recent gezet met de livegang van het geautomatiseerde inhuizingsproces. ‘Het volledige werkproces, van de aanvraag van een brochure tot de daadwerkelijke inhuizing van nieuwe bewoners, verliep verspreid over verschillende applicaties’, vertelt Patty. ‘Dat hebben we in geautomatiseerde workflows naar het nieuwe systeem gebracht. We zijn er ver in gegaan. Zo hebben we een portaal gebouwd waarin we informatie verstrekken aan mensen die geïnteresseerd zijn in onze zorg. Ook toekomstige bewoners houden we via dat portaal op de hoogte van de voortgang van hun aanmelding, wanneer de rondleiding plaatsvindt en uit welke kameropties ze uiteindelijk kunnen kiezen. Voorheen moesten we daar diverse e-mails over sturen. Nu is dat proces altijd inzichtelijk voor de nieuwe bewoner en efficiënt uit te voeren voor ons. De taken bij de juiste personen neerleggen was in de oude situatie lastig. Nu gaat dat steeds meer automatisch. Gaat het om een inhuizing voor ons zorghuis Ome Jan? Dan gaan taken naar de persoon die daarvoor verantwoordelijk is. Dat maakt procesbeheer een stuk makkelijker.’
Medewerkers van Wonen bij De Familie wennen momenteel nog aan het nieuwe systeem, maar Patty ziet dat de gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers is toegenomen. ‘Het is overzichtelijker en duidelijker, ze hoeven niet meer te zoeken in verschillende applicaties. Sommigen zien het nog als een nadeel dat er geen uitzonderingen mogelijk zijn. Maar die beperkingen leiden juist tot meer efficiëntie voor onze organisatie. Wat ik als applicatiebeheerder een groot voordeel vind: ik kan formulieren op maat maken in AFAS, zoals het inhuizingsformulier voor een specifieke locatie. De verplichte velden maak ik verplicht, de velden die niet gelden verberg ik. Daardoor hoeven medewerkers niet meer na te denken wat ze waar en wanneer moeten invullen. Dat laat het systeem voor ze zien door middel van taken en wel of niet zichtbare velden.’
Wonen bij De Familie is de juiste weg ingeslagen, zo ziet Patty dagelijks. Vanuit haar ervaring kent ze het grote belang van automatisering in de zorg. ‘Als je processen niet geautomatiseerd hebt beland je in een zwart gat. Want hoe ga je aantonen dat je het goed doet? Die administratieve last is veel te groot. En natuurlijk kun je processen op papier zetten, maar hoe zorg je er dan voor dat medewerkers ze precies zo uitvoeren? Software helpt je om dat af te dwingen. En dat is essentieel, want als je zorg levert moet je aan strenge wet- en regelgeving voldoen. Door te automatiseren verminder je de kans op fouten. En als bestuurder heb je er zicht op dat het goed gaat.’
De groeiende zorgorganisatie wil nog een stap verder gaan door haar risico’s, rapportage-eisen, taken en verantwoordelijkheden vast te leggen en te monitoren in het Control Framework van AFAS. Dat maakt succesvol kwaliteitsmanagement eenvoudiger. Patty: ‘Als de accountant zijn controle moet uitvoeren kunnen we hem toegang geven tot onze AFAS-omgeving. Dan ziet hij precies wat er gebeurt. Dat verlaagt de administratieve druk om te voldoen aan de bewijslast enorm, want het is allemaal geborgd.’
De reis is pas net begonnen, maar één ding is zeker: Wonen bij De Familie is met AFAS als bronsysteem voor haar bedrijfsprocessen klaar voor verdere groei. Patty: ‘Door processen te automatiseren in workflows zorgen we ervoor dat elk zorghuis van onze organisatie volgens dezelfde processen en dezelfde kwaliteit werkt. Het moet niet uitmaken waar je verblijft; wie wij zijn en wat wij doen is overal op dezelfde manier voelbaar. Daar helpt AFAS enorm bij. En het mooie is: we kunnen ons concept bij elke volgende locatie die we openen uitrollen. Het draaiboek treedt automatisch in werking en stuurt op het juiste moment de juiste taken en signalen uit. Ons nieuwe zorghuis kan daardoor meteen voortvarend van start.’
Of Patty nog tips heeft voor andere kleinschalige zorgorganisaties? ‘Verdiep je zoveel mogelijk in wat er allemaal in AFAS kan. Haal eruit wat erin zit, want er kan veel meer dan je denkt. En zorg ervoor dat je er in eigen beheer mee aan de slag kan. Benut het doe-het-zelf-principe van AFAS. De reden dat ik zo’n fan ben van de software, is omdat we er zoveel zelf mee kunnen doen.’
Wonen bij De Familie is een toonaangevende zorginstelling die hoogwaardige zorg en welzijn biedt aan mensen met dementie. Het is haar missie om cliëntgerichte zorg te leveren met aandacht voor kwaliteit, innovatie en samenwerking.
Een veilige, warme plek waar ouderen met dementie tot in de puntjes worden verzorgd en toch de regie in eigen hand houden. Een nieuw thuis in een prachtig huis met 24-uurszorg van betrokken professionals, welzijnsactiviteiten en mooie, ruime appartementen. Dat is Wonen bij De Familie.
Wonen bij De Familie bestaat momenteel uit zorgvilla Ome Jan in Vught en zorghuis Tante Clasien in Zuidwolde. Zorghuis Tante Truus in Boskoop is in ontwikkeling en de organisatie kijkt ernaar uit om nog meer locaties te openen.
Automatiseer net als Wonen bij De Familie en ruim 65 andere zorginstellingen je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |