Toen Sportbedrijf Arnhem de gemeentelijke organisatie verliet en een zelfstandige BV werd, veranderde er veel. Ineens moest de organisatie een eigen geautomatiseerde infrastructuur inrichten. Met AFAS lukte dat prima. “Het was een aardschok, maar tegelijk een verademing.”
Sport
172 medewerkers
Arnhem
17 april 2018
ERP
Interview met:
Wielly Rasing (gepensioneerd)
Harry Heijnen (Functioneel beheer Profit)
De omstandigheden zijn redelijk bijzonder als we begin mei 2021 op bezoek gaan bij Sportbedrijf Arnhem. Allereerst nemen we plaats in het kantoorgedeelte van het hagelnieuwe Sportcentrum Valkenhuizen, een multifunctioneel sportcomplex dat pas twee weken eerder is opgeleverd. Ook bijzonder is dat gesprekspartner Wielly Rasing, die al 35 jaar rondloopt in het sportwereldje, minder dan een week voor zijn pensioen zit. Toch is hij samen met collega Harry Heijnen nog graag bereid om te vertellen over hun ervaringen met de ERP-software van AFAS.
Heijnen volgde in dienst van de gemeente Arnhem een cursus Functioneel Beheer en deed later een training Succesbeheer bij AFAS. Collega Rasing is financieel opgeleid en werkte op diverse financiële afdelingen. Die achtergrond maakt hem geknipt voor het functioneel beheer van de financiële module van Profit, een taak die hij vanwege zijn pensionering in de eindfase van zijn dienstverband stapsgewijs heeft overgedragen aan de afdeling Planning & Control. Collega Heijnen neemt het functioneel beheer voor de overige onderdelen van Profit voor zijn rekening. En dat is heel wat, want hij schat dat Sportbedrijf Arnhem tachtig tot negentig procent van het ERP-pakket in gebruik heeft.
Na de verzelfstandiging van het Sportbedrijf Arnhem in 2017 ontstond de behoefte aan een eigen automatiseringsomgeving. In de oude situatie verzorgde de centrale afdeling Financiële Administratie van de gemeente Arnhem het verwerken van facturen en het doen van betalingen. Dat stramien ging in de nieuwe situatie knellen. “We kregen bijvoorbeeld te maken met BTW-belaste prestaties, waardoor we BTW-aangifte moesten gaan doen”, herinnert Rasing zich. “Dat was compleet nieuw voor ons. Bovendien werden we geconfronteerd met een veel intensievere controle door de externe accountant. Als klein onderdeel van de veel grotere gemeentelijk organisatie beperkte die accountantscontrole zich in de oude situatie tot een steekproef van misschien vijf facturen. Als zelfstandig sportbedrijf moesten wij onze administratieve organisatie naar een hoger plan tillen.” Dat leidde tot een aanbesteding waar meerdere softwareleveranciers aan deelnamen.
Heijnen: “Onze slogan was: we doen het standaard, niet alleen qua gebruik van de software, maar ook qua inrichting.”
“Dat vonden we stiekem best spannend, maar we wisten dat dit ons zou gaan helpen bij de ondersteuning door de leverancier en het succesvol draaien van software-updates.”, zegt Heijnen. Toen medio 2018 AFAS als gewenste softwarepartner uit de bus kwam, konden de voorbereidingen beginnen om op 1 januari 2019 live te gaan met de software. “We zijn begonnen met debiteuren, crediteuren en het grootboek”, zegt Rasing, “terwijl we ons nog nooit met de financiële administratie hadden bemoeid. En dan moesten we ook nog eens ons primaire kassa- en reserveringssysteem aan het financiële onderdeel van Profit koppelen. Dat was alles bij elkaar flink aanpoten.”
De intensieve ondersteuning van een consultant van een AFAS-partner was, zeker in die beginperiode, dan ook meer dan welkom. Want de ambitie van Sportbedrijf Arnhem hield niet op bij de financiële administratie. Ook HRM, inclusief salarisverwerking en employee en manager self service, CRM, Abonnementen, Ordermanagement en Projecten stonden op het verlanglijstje van in te richten onderdelen van Profit. Heijnen: “Voor sommige onderdelen, zoals Projecten, kozen we voor een basisniveau inrichting. Maar de HR-module hebben we meteen gecombineerd met een systeem van workflows in InSite. Andere onderdelen van het pakket hebben we fasegewijs uitgebouwd.”
Voor een organisatie die voorheen gewend was aan de gemeentelijke moedervleugels kon het contrast met de nieuwe situatie eigenlijk niet groter zijn. Heijnen: “Als onderdeel van de gemeente kwamen we vanzelfsprekend niet standaard op de eerste plaats. Nu hebben we de bedrijfsvoering in eigen hand, zitten we zelf aan de knoppen.”
Heijnen: “Het was zeker een aardschok voor ons, maar tegelijk ook een verademing.”
“Voor de medewerkers waren al die veranderingen wel even wennen”, stelt Rasing. “Voor sommige collega’s die nog nooit een smartphone hadden gehad, was de Pocket App wel een uitdaging.” Je moet mensen daarin meenemen, zegt Heijnen, elkaar helpen. “Bovendien droeg het gemak van bijvoorbeeld het indienen van declaraties bij aan de acceptatie van de Pocket App. Je maakt een foto van het bonnetje, stuurt die via de workflow naar je manager en nog dezelfde maand staat het geld op je rekening.” Heijnen benadrukt dat sommige veranderingen direct als verbeteringen werden ervaren. “Als iemand in het systeem op zoek ging naar een factuur, was die in een handomdraai beschikbaar. Het lijkt zoiets simpels, maar voor ons was het een enorme vooruitgang.”
Na de ‘aardschok’ rond de livegang van Profit, kwam na een maand of drie het besef dat de implementatie ontzettend goed was gelukt. Nog eens drie maanden later, nadat alle medewerkers een basiscursus Profit hadden gevolgd, ontdekten de gebruikers het gemak van werken in het systeem.
Rasing: “Eigenlijk geldt voor alle modules van het pakket: gebruikers kunnen heel veel zelf doen. Ze stoppen informatie in het systeem die voorheen slechts bij enkelingen in het hoofd zat.”
“Die informatie is nu voor iedereen beschikbaar terwijl je, als je daar vroeger naar op zoek ging, altijd het gevoel had dat je anderen lastig viel. En die anderen hadden het gevoel dat ze lastig werden gevallen.”, zegt Ransing.
Heijnen is gewend om gebruikers zoveel mogelijk te betrekken bij de inrichting van processen. “Ik wil vermijden dat gebruikers zeggen: jouw systeem deugt niet. Want zo werkt het in de praktijk meestal. Het is net als met Vitesse; als de ploeg wint hebben wij gewonnen, maar bij een slecht resultaat hebben zij verloren. Als je in een vorm van co-creatie samen met gebruikers aan het systeem werkt, zorgt dat voor draagvlak. Dat is ook veel leuker. Wat mij betreft is iedereen met een goed idee van harte welkom.”
Gebruikers die betrokken zijn bij inrichtingswerkzaamheden hebben soms tijdelijk ruimere toegang tot het systeem dan gebruikelijk. “Over autorisaties was in het begin weleens gedoe”, zegt Heijnen, “dat mensen roepen: ‘ik kan mijn werk niet meer doen’. Dat is jouw werk ook niet, zeg ik dan.” Rasing wijst er op zijn beurt op dat de privacywet AVG beperkingen oplegt aan wat voor medewerkers in het systeem beschikbaar is. “Gebruikers zien alleen hun eigen gegevens.”
Rasing en Heijnen vinden het ingewikkeld om precies aan te geven wat het werken met Profit heeft opgeleverd of bespaard. Daarvoor zijn de oude en de nieuwe situatie te zeer onvergelijkbaar. Wat wel direct in het oog loopt is de afname van het papiergebruik. “We zijn van 25 kasten terug naar niet meer dan twee kasten op kantoor”, zegt Rasing, die zelf zijn eigen kast heeft ingeleverd. “Daarin bewaarde ik bijvoorbeeld een stuk of vijftien werkprocessen qua facturering, een gevolg van het feit dat de aard van onze activiteiten onderling nogal kunnen verschillen. Vooral het bewegingsonderwijs heeft te maken met allerlei aparte beschrijvingen en uitzonderingen. Die horen echter niet in een archiefkast te liggen, ze moeten in het geautomatiseerde systeem zitten.”
‘Breng mensen in beweging’ is het motto van Sportbedrijf Arnhem. “Dan moet het dus niet zo zijn dat een sportinstructeur veel tijd kwijt is aan administratieve taken”, zegt Rasing. “Die tijd is veel beter besteed aan het geven van sportonderwijs.” ‘Laagdrempelig’ is een ander sleutelwoord voor Sportbedrijf Arnhem. “Ons uitgangspunt is altijd dat iedereen moet kunnen sporten”, zegt Heijnen. “Daarop variërend vind ik dat ook iedereen in onze organisatie met de bedrijfssoftware moet kunnen werken. Daarbij hebben wij ook een sportmentaliteit. We zijn positief en doelgericht, met de blik naar voren.” Rasing vult aan: “Wij denken in mogelijkheden, niet in problemen.”
Sportbedrijf Arnhem heeft nog wel enkele wensen voor de ingebruikname van extra functionaliteiten. De mogelijkheden van OutSite worden momenteel nog niet gebruikt. De portal zou in de toekomst wellicht dienst kunnen doen ten behoeve van de werving en selectie van stagiairs. Ook de inkoopmodule van Profit zou beter kunnen worden benut, meent Rasing. “De verschillende onderdelen van onze organisatie opereren redelijk zelfstandig. Ze kopen bijvoorbeeld decentraal hun materialen in. Bij de balsporten moeten de ballen natuurlijk precies van het juiste merk en type zijn; ik begrijp dat dit nauw luistert. Maar als je het goed inricht in AFAS, zou de inkoop volgens mij heel goed centraal geregeld kunnen worden.”
Ook Heijnen ziet die mogelijkheid wel zitten. Sinds hij in 2019 gedurende twee maanden de training Succesbeheer bij AFAS volgde, kent de ERP-software voor hem niet meer zoveel geheimen. “Ik kan deze training dan ook echt iedereen aanraden”, benadrukt hij. Collega Rasing was destijds wel een klein beetje jaloers. “Ik moest natuurlijk vol aan de bak in die twee maanden dat Harry de training Succesbeheer volgde. Maar ik gunde het hem van harte; het is echt goud voor zijn ontwikkeling geweest.”
Sportbedrijf Arnhem beheert en exploiteert de zwembaden, sporthallen, sportparken en playgrounds in Arnhem. De organisatie zorgt ervoor dat mensen met plezier en veilig kunnen sporten en bewegen in schone accommodaties. Sinds 2017 is het Sportbedrijf geen onderdeel meer van de gemeente Arnhem, maar een zelfstandige BV met een jaaromzet van 22 miljoen euro. De organisatie is volop in beweging om het sportaanbod, de sportaccommodaties en (online) dienstverlening aantrekkelijker en innovatiever te maken voor haar klanten. Sportbedrijf Arnhem bestaat uit drie onderdelen: Vastgoed & Exploitatie, Bewegen & Gezondheid en Diensten & Services. Bij Sportbedrijf Arnhem werken 172 mensen (127 fte) en daarnaast zijn er ruim honderd vrijwilligers actief.
Automatiseer net als Sportbedrijf Arnhem en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |