Bij het Spoorwegmuseum ligt in eerste instantie de aandacht bij het publiek en de collectie. Niet bij de ondersteunende processen. Dat was heel lang niet zo'n groot probleem, maar met de jaren groeide toch de behoefte aan een strakkere administratie.
Musea
120 medewerkers
Utrecht
29 augustus 2018
ERP
Interview met:
Nicole Witjes (Hoofd Financiën, PZ & ICT)
Nicole Witjes is Hoofd Financiën, PZ & ICT van het Spoorwegmuseum. Ze is een rasechte Utrechter en kent het museum al haar hele leven. "Ik heb er altijd hart voor gehad, het is een heel bijzondere plek. Toen ik halverwege 2018 gevraagd werd om hier te komen werken, zei ik meteen ja."
Witjes: "Onze belangrijkste opdracht, naast onze publiekstaak, is het beheer en behoud van de collectie, voor nu én voor later. Met die collectie laten we zien wat de spoorwegen hebben betekend voor Nederland. En geloof me: dat is veel. Ze zijn technologisch, sociaal én maatschappelijk heel belangrijk geweest. Dat laten we zien aan de hand van telkens andere verhalen. Die vertellen we niet statisch, maar aan de hand van belevingen. We nemen je mee vanuit een mijnschacht waar ijzererts gedolven werd, naar de bouw van de allereerste trein. En je maakt mee hoe het was om te reizen met de Oriënt-Express."
Witjes: "Het Spoorwegmuseum is een geweldig leuke organisatie, maar het is natuurlijk wel een museum. De focus ligt in eerste instantie bij het publiek en de collectie - en niet bij de ondersteunende processen." Dat was heel lang niet zo’n groot probleem, maar met de jaren groeide toch de behoefte aan een strakkere administratie en duidelijke processen.
Witjes: "Een voorbeeld. Als er een factuur binnenkwam, maakte de secretaresse daar keurig een kopietje van. Eén exemplaar ging in een mapje, de ander ging naar administratie. Daar kreeg de factuur een stempel en vervolgens ging hij de organisatie in naar degene die ervoor moest tekenen. Met een beetje geluk kwam dat exemplaar mét handtekening vrij snel weer terug, en anders moest iemand hem gaan zoeken. Dat was altijd uitstekende bezigheidstherapie, want het is een behoorlijk groot terrein wat we hier hebben. Dat was natuurlijk niet te doen. Zeker niet als je bedenkt dat er 2500 tot 3000 facturen per jaar binnekomen. Daar ging dus ook best veel fout."
Ook op andere terreinen konden de processen een stuk strakker. "Managementrapportages? Die maakten we houtje-touwtje in Excel. Dat was niet alleen foutgevoelig, het zorgde er ook voor dat er eigenlijk geen tijd en ruimte overbleef voor duiding en advies. Bij personeelszaken ging ook alles nog op papier. Daar was het hetzelfde verhaal: er ging te veel fout en er was te vaak iets kwijt. Terwijl we hier allemaal zeer gestructureerd van aard zijn. Dat was dus behoorlijk frustrerend."
Toen Witjes aantrad als Hoofd Financiën, PZ & ICT was de organisatie zich al aan het oriënteren op nieuwe bedrijfssoftware. Witjes: "Ik werd vrij snel voor de keus gezet: wilde ik AFAS, of een ander pakket dat op papier ook aan de eisen voldeed? Vanuit vorige werkgevers kende ik AFAS al. Dus zei ik: dát wil ik. De directie vroeg nog: gaat dat hier echt werken? Ja, zei ik toen, want het is super gebruiksvriendelijk. En dat blijkt."
Witjes: "Ik kwam in juli 2018 binnen, in augustus sloten we een overeenkomst met AFAS, in september begonnen we met implementeren. En op 1 januari gingen we live met het HRM-gedeelte. Dat ging dus heel snel. Maar eerlijk is eerlijk: het was óók keihard werken."
De ambitie was in allereerste instantie om in januari ook al live te gaan met het financiële gedeelte. "Maar dat was echt te ambitieus. We werden bij de implementatie geholpen door een consultant van een AFAS-partner, en die zei op dag één al dat dat geen realistisch doel was op basis van de hoeveelheid papier en de mankracht die we hadden. Daar had hij groot gelijk in."
"Voor wat betreft de inrichting zijn we zo dicht mogelijk bij de AFAS-standaard gebleven. Het werk zat dan ook vooral in de migratie. Alles moest vanaf papier gedigitaliseerd worden. Wilden we een medewerker aanmaken? Dan was dat een kwestie van overtypen. We hebben veel steun gehad van een meneer die graag bij ons wilde re-integreren, en die meer dan 600 dossieritems voor ons heeft ingescand. Anders weet ik ook niet of we onze deadline gehaald hadden."
De livegang voor het HRM-gedeelte was uiteindelijk bijzonder ontspannen. Witjes: "We hadden denk ik één of twee mensen met inlogproblemen. Dat was ‘t. Het hielp enorm dat we vroeg begonnen waren met communiceren over de verandering. We hebben veel previews gegeven, tijdens sessies met het hele personeel. En we hebben uit alle functies mensen actief laten testen. Dat hielp bij de inrichting, en de testers werden ook meteen een soort ambassadeurs voor het nieuwe systeem. Ook hebben we echt handleidingen voor ‘dummies’ gemaakt. Dat was wel goed voor het enthousiasme en het draagvlak."
In maart was de hele organisatie wel gewend aan de nieuwe HRM-software. "Toen zijn we begonnen aan de implementatie van het onderdeel Financieel. Dat deden we met terugwerkende kracht. En in mei was ook dat al klaar."
Nauwelijks fouten meer, en tijd over voor dingen die er écht toe doen. Dat zijn voor het Spoorwegmuseum de belangrijkste resultaten van de overstap. Witjes: "Niemand wil het nu nog anders."
Voor veel medewerkers is de AFAS Pocket app hét symbool geworden van de vooruitgang. "Alleen voor declaraties scheelt het mensen al zó veel werk… Ze hoeven niet meer met bonnetjes en briefjes langs zes bureaus om een stempeltje te halen, maar maken een foto van het bonnetje, sturen dat in, en ze weten dat het goed komt. Dat is super. En hetzelfde geldt voor verlof. Dat kunnen ze gewoon in de app aanvragen, en ze hebben er veel sneller duidelijkheid over."
Witjes: "Op de afdeling Financiën hebben we het werk nu zoveel efficiënter georganiseerd, dat we zelf weer de salariëring doen. Dat hadden we jarenlang uitbesteed, maar daar is echt geen reden meer voor. We hebben alles in workflows verwerkt en werken alléén nog digitaal. Daardoor kunnen we ons werk een stuk sneller doen dan voorheen. We houden tijd over om steeds meer analytisch te kijken. Wat zien we gebeuren, hoe kan dat, en wat betekent dat voor de toekomst van het museum? Daarmee pakken we een veel actievere rol dan voorheen, toen we vooral reageerden op wat er in onze eigen processen niet soepel liep."
"Uiteindelijk willen we strategisch adviseren. We hebben nu de juiste middelen en omstandigheden om het dagelijkse proces goed te laten verlopen. Dat is één. Nu kijken we verder. We werken bijvoorbeeld hard aan meerdere dashboards en rapportages voor verschillende delen van de organisatie."
"We merken nu al dat het erg fijn is dat we opeens inzicht hebben. Als iemand iets weten wil, halen we dat zo uit het systeem naar boven."
Het leukste station van Nederland staat in Utrecht – en het is het Spoorwegmuseum. Het Spoorwegmuseum is niet bepaald een standaardmuseum, maar een fascinerende plek die laat zien hoe de spoorwegen en de samenleving verbonden zijn, en hoe de trein de wereld heeft veranderd. Uiteraard met veel treinen, maar ook met een theater, spannende attracties en vaak wisselende tentoonstellingen. Hier komen veel bezoekers op af. Deze bezoekers worden opgevangen door de 120 medewerkers en 100 vrijwilligers. Daarnaast biedt het museum zalen, vergaderruimtes, catering en heb je de mogelijkheid om het hele museum af te huren.
Automatiseer net als het Spoorwegmusuem en ruim 12.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |