Vooroplopen? Voor Pleijsier Bouw gaat het om vooruit werken: nieuwe ontwikkelingen doordacht inzetten als ze de klant verder helpen. Sinds het gerenommeerde bouwbedrijf in 2021 is overgestapt naar de software van AFAS gaat dat nog beter. Bedrijfsprocessen zijn in gestroomlijnde workflows gegoten met efficiencywinst en inzicht als resultaat, aangereikte nieuwe AI-oplossingen worden omarmd door medewerkers en ingerichte portalen in het systeem brengen de samenwerking met opdrachtgevers en partners naar een hoger niveau. Of zoals directeur Robert Pleijsier het zegt: ‘We zijn op een rijdende trein gestapt die niet meer stopt.’
Bouw
100
Genemuiden en Nijkerk
2021
ERP-software
Interview met:
Robert Pleijsier (directeur)
Berend Post (financieel directeur)
Harald Heutink (kwaliteit & organisatie)
Digitalisering en automatisering zijn voor de organisatie van Pleijsier Bouw wat de gereedschapskist voor de vakman op de bouwplaats is, stelt Robert. Met andere woorden: ze vormen een basisvoorwaarde om te bouwen. Dat kunnen de vakmensen van dit bedrijf goed, in een groot deel van het land en met mooie zakelijke projecten als resultaat, dus de lat ligt hoog.
In 2020 buigt Robert zich samen met financieel directeur Berend Post en medewerker kwaliteit en organisatie Harald Heutink over een overstap naar nieuwe bedrijfssoftware. AFAS staat hoog op de lijst. De software biedt het bouwbedrijf een stabiele basis voor verdere automatisering van processen én het systeem is te koppelen met andere applicaties. Daarbij komt dat AFAS zich in die tijd steeds actiever op de bouwbranche richt.
Workflowgestuurd werken
‘Met het oog op de nieuwe software hadden we een aantal wensen’, blikt Harald terug. ‘Een voorbeeld is de integratie van binnen (kantoor) met buiten (bouwplaats). De software waarmee we op dat moment werkten was vooral een pakket van de administratie. Dat moest een pakket worden dat door de hele organisatie, dus ook door onze mensen op de bouwplaats, gedragen en gebruikt wordt. Een systeem ook waar we veel processen in zouden kunnen onderbrengen in plaats van verspreid over versnipperde applicaties. Andere wensen waren workflowgestuurd werken, meer gebruikersgemak en minder handmatige handelingen. Van kostenbewaking tot facturatie, van inkoop tot contractbeheer: we hadden er wel oplossingen voor, maar het waren losse eilandjes en gegevens stonden op verschillende plekken. Het ging wel digitaal, maar semi-automatisch. Dat kon anders en beter. Het was tijd om de volgende stap te zetten.’
Pleijsier Bouw kiest uiteindelijk met overtuiging voor de ERP-software van AFAS. Robert: ‘Dit is voor ons het totaalpakket voor nu en de toekomst. Met de vorige software stonden we stil bij een station, maar met AFAS zijn we op een rijdende trein gestapt. We zagen toen al dat we met deze automatiseringspartner kunnen meebewegen met nieuwe ontwikkelingen. Dat handmatige handelingen zouden verdwijnen door het workflowgestuurde werken en dat we de mens nog meer centraal kunnen stellen. En dan was AFAS ook nog verder in haar ontwikkeling met de software voor de bouw, met onder meer de AFAS Pocket app voor onze mensen op de bouwplaats.’
Harald houdt zich in die periode als projectleider actief bezig met de overstap. Hij kijkt met een goed gevoel terug op de implementatie die vanaf januari 2021 plaatsvindt: ‘We hebben een stuurgroep samengesteld met key users uit alle disciplines van ons bedrijf. Dit deden we om het draagvlak te vergroten en een soepele adoptie mogelijk te maken. Ondertussen hebben we sessies met AFAS gehouden. Samen hebben we gekeken: hoe werken we nu en is die werkwijze nog de juiste? Zo ging dat continu heen en weer: keuzes maken, functionaliteit inrichten, testen en terugkoppelen. Zo kwamen we steeds stapjes verder.’
Pleijsier Bouw kiest voor de weg der geleidelijkheid. Eerst de ondersteunende en primaire processen onderbrengen in het nieuwe systeem, daarna verdere ontwikkeling. ‘Neem de declaraties’, zegt Berend. ‘Voorheen mailde je een bonnetje naar de administratie, dat werd dan handmatig ingeboekt en uitgekeerd. Inmiddels wordt een bonnetje ingescand en herkend en gaat dat na digitale goedkeuring in een workflow mee. Dat raakt niet direct aan ons primaire bouwproces, maar het is daar wel heel erg ondersteunend aan.’
Inmiddels is de software van AFAS uitgegroeid tot de ruggengraat van de organisatie van Pleijsier Bouw. HR, inkoop, projecten, urenregistratie, kostenbewaking, salarisadministratie, financieel: de bedrijfsprocessen die bij deze kernactiviteiten horen lopen via workflows in het systeem. De grootste opbrengst daarvan? Minder handmatige handelingen en foutgevoeligheid, meer tijdwinst en inzicht.
Robert, Harald en Berend noemen een aantal voorbeelden om dat concreet te maken. ‘Een kenmerk van de bouw is dat er niet één werkplek is. Je hebt je kantoorlocaties en verspreid door het land je productielocaties, de bouwplaatsen. Daar zit een fysiek grote afstand tussen, maar door de AFAS Pocket app zijn die werelden administratief met elkaar gekoppeld. De uitvoerder die op de bouwplaats iets vastlegt in de app doet dat op één plek in het systeem, waarna een administratief medewerker op kantoor daar meteen bij kan op diezelfde plek in het systeem. Dat is specifiek voor ons als bouwbedrijf een mooi voordeel.’
Het klantportaal in AFAS is een volgend voorbeeld van een belangrijke verbetering. Harald: ‘Het portaal geeft zowel ons als onze opdrachtgevers inzicht en het ondersteunt het workflowgestuurd werken.’
Van inkoop tot facturatie geautomatiseerd
Ook in het proces van inkoop is winst geboekt. ‘Het hele proces van inkoop tot het sturen van de factuur gaat volledig geautomatiseerd, compleet met signalering. Dat geeft ons inzicht waarop we kunnen sturen. Als er een werktermijn van een partner gereed is geeft de uitvoerder de betreffende bon vrij, waarna er gefactureerd mag worden. Dat hele proces is geminimaliseerd en vrijwel volledig geautomatiseerd. Als een factuur van de partner per e-mail binnenkomt wordt die nagenoeg automatisch verwerkt in onze administratie, net als het goedkeuringsproces en het betaalbaar stellen. Daar komen weinig menselijke handelingen meer aan te pas en als er afwijkingen geconstateerd worden, signaleert het systeem daar op.’
De verbeteringen passen in het naleven van een belangrijke waarde van Pleijsier Bouw: stel de mens centraal. Robert: ‘De klant komt van rechts, zeggen we hier. Het draait om onze opdrachtgevers. Dan hebben deze procesverbeteringen, en zeker het klantportaal, een grote toegevoegde waarde. Ze dragen eraan bij dat we op een goede en plezierige manier samenwerken en dat is fantastisch.’
Hetzelfde geldt voor medewerkers: de software bevordert hun werkgemak. ‘Vroeger waren onze werkprocessen stabiel maar intensief. Er waren veel handelingen nodig, dat vonden mensen gedoe. Dat horen we nooit meer. Processen zijn vereenvoudigd. Een verlofaanvraag deed je voorheen via een e-mail en dan kon het even duren. Nu gaat dat via een workflow en volgt de goedkeuring snel. Een contract ondertekenen? Gebeurt in het portaal. Indiensttreding? Een geautomatiseerde proces in plaats van dat een nieuwe medewerker per e-mail gegevens moet aanleveren. Daar begint het al.’
Vooruitgang, dat is het woord dat bij Robert naar boven komt als hij de samenwerking met AFAS moet typeren. ‘We staan niet stil, maar bewegen. Automatisering is een lopend proces en geen statisch boek in de kast. We zijn ermee aan het werk en elke keer zetten we nieuwe stappen. AFAS ondersteunt ons daarbij. Met nieuwe ontwikkelingen en nieuwe ideeën.’ Harald: ‘Maar ook met kennisevents die we bezoeken. We filteren zelf wat voor ons van toepassing is. Het leuke is dat ook onze stuurgroep van medewerkers intern actief met voorstellen komt om het systeem naar een nog hoger plan te brengen: kan dit niet beter? Samen kijken we wat haalbaar is, dat is een continu proces geworden.’
Het past bij het DNA van de organisatie van Pleijsier Bouw. ‘We kijken altijd naar buiten: wat brengt de dag van morgen? Neem AI. Dat is volop in ontwikkeling en AFAS zet goede stappen op dat gebied. Dat volgen we aandachtig. Zo maken we al gebruik van de spraaktaak in AFAS, waarmee we met een druk op de knop een gesprek opnemen en omzetten in een samenvattende tekst met conclusie en actielijst, waarna een workflow kan starten. Dat is slechts een eerste stap. Hoe mooi zou het zijn dat een uitvoerder inspreekt dat er een bon moet worden uitgeschreven voor een partner, en dat die de volgende dag klaarstaat voor een check? Daar gaan we naartoe. De overstap naar AFAS heeft nog meer gebracht dan we hadden verwacht. Het is een pakket dat zich steeds aanpast aan de wensen van de tijd. We zeggen weleens: AFAS bouwt met ons mee. Niet aan onze projecten, maar wel aan onze processen.’
Pleijsier Bouw is een familiebedrijf in hart en nieren, dat al ruim 120 jaar bestaat en vestigingen heeft in Genemuiden en Nijkerk. Nuchter, betrokken en vooruitstrevend. Met evenveel passie voor grote als kleine projecten in de utiliteitsbouw, van distributiecentra tot kantoren en van bedrijfsverzamelgebouwen tot hotels.
In combinatie met haar roots in het noordoosten van het land zorgt dat voor een unieke basis. Wat dat oplevert? Heldere communicatie, transparantie en de zekerheid dat opdrachtgevers binnen de afgesproken tijd krijgen wat beloofd is. De eigentijdse visie van Pleijsier Bouw zorgt ervoor dat haar team dit kan blijven waarborgen.
Automatiseer net als Pleijsier Bouw en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |