Omdat men bij uitzendorganisatie NOWJOBS geen behoefte had aan complexiteit, viel de keus op de software van AFAS. Die bleek veel meer in zijn mars te hebben dan de ‘solide verloningsmachine’ waar men in eerste instantie naar op zoek was. “Het voelde eigenlijk meteen als een jas die heel goed past."
Uitzendorganisatie
12
Utrecht
9 mei 2019
ERP
Interview met:
Reinier Vastenburg (Country Manager)
Vivianne van Beek (Senior Success Consultant)
NOWJOBS is een virtueel uitzendkantoor voor bijverdieners met een disruptieve aanpak. De organisatie speelt in op de gig economy en de gewenste directe behoeftebevrediging van de ongeduldige bijverdieners. NOWJOBS is uitzonderlijk flexibel, razendsnel en volledig digitaal. In de uitzendwereld, waar nog steeds sprake is van een hoop bureaucratie en papierwerk, is het nadrukkelijk een buitenbeentje. Dat is geen toeval, maar een bewuste keuze. De verwachting is namelijk dat personeelsbemiddeling zich in toenemende mate ontwikkelt tot een digitaal proces, zoals we in de reisbranche hebben gezien.
Sterke groei
De in september 2019 in Nederland gelanceerde app van NOWJOBS kende het eerste kleine halfjaar een sterk groeiende hoeveelheid traffic. Tot de uitbraak van het coronavirus, toen was het opeens aanzienlijk minder. Pijnlijk, maar niet onlogisch voor een personeelsbemiddelaar die voor meer dan de helft in de horeca en evenementenbranche actief is. Kort na de uitbraak van het virus zijn de Utrechtse burelen van NOWJOBS dan ook verlaten en werken de twaalf personeelsleden vanuit huis. Via een beeldverbinding spreken we met twee medewerkers van het eerste uur: Reinier Vastenburg en Vivianne van Beek.
Reinier is Country Manager van NOWJOBS Nederland. Hij werkte hiervoor bij Covebo, een ander onderdeel van moederbedrijf House of HR, en is van daaruit de uitdaging aangegaan om het Belgische succes van NOWJOBS in Nederland te evenaren. Hij begon in maart 2019 en een paar maanden later nam hij Vivianne van Beek aan. Inmiddels werkt zij bij het bedrijf als Senior Success Consultant. Misschien een wat ongewone functiebenaming, maar niet ongebruikelijk in de platformeconomie (lanceerde AFAS eerder al niet de functie van ‘succesbeheerder’?). “In mijn functie ben ik verantwoordelijk voor het succes van alle gebruikers van onze app”, legt Vivianne uit.
Kloppend hart van NOWJOBS
Die app vormt samen met de software van AFAS het kloppend hart van NOWJOBS. Dat de keuze op AFAS zou vallen, was helemaal niet vanzelfsprekend. Nieuwe bedrijfsonderdelen liften binnen House of HR bij voorkeur zoveel mogelijk mee op bestaande systemen en processen, zodat er gefocust kan worden op de waardetoevoeging voor klanten en kandidaten. “Het enige waar wij behoefte aan hebben is dat er een kloppende loonstrook naar de uitzendkracht gaat en een factuur naar de klant”, zegt Vivianne. Daarom koos NOWJOBS voor de IT-oplossing een andere route.
Via een omweg kwam Reinier in contact met AFAS. “Ik kende het als een mooi bedrijf dat de marketing altijd perfect voor elkaar heeft. Dat ze destijds nog maar weinig ervaring in de flexbranche hadden, was wel een punt van zorg. Maar ze lieten ons een slideshow zien waarin zij ons stap voor stap meenamen in de klantreis. Samen met de ervaringen die ze hebben opgedaan bij de reeds aanwezige flexklanten, creëerden ze bij mij rust en vertrouwen. Ze waren praktisch en hadden een goed verwachtingsmanagement. Het voelde eigenlijk meteen als een jas die heel goed past.
In de opstartfase van NOWJOBS kwam Reinier regelmatig in Leusden. Na afloop van een van die bezoeken zou hij een sollicitant op bezoek krijgen. Bedoeling was om daarvoor uit te wijken naar een vestiging van Van der Valk. “Maar daar wilden de mensen van AFAS niets van weten”, herinnert Reinier zich. “Dus had ik mijn sollicitatiegesprek met Reinier in het bedrijfsrestaurant van AFAS”, vult Vivianne aan, want zij was de sollicitant in kwestie.
Later nam de frequentie van bezoeken aan AFAS toe. De samenwerking met de consultants was in het begin een kwestie van zoeken, herinnert Vivianne zich. “Voor ons was niet meteen duidelijk wie welke expertise had. Het was voor iedereen nieuw. In het begin merkten wij dat de consultants niet voorbereid waren op de flexvragen die wij hadden. Wij moesten ze soms uitleggen wat onze vernieuwende business precies inhield. Dat vonden ze trouwens wel superinteressant. Daardoor begrepen ze ook steeds beter dat sommige onderwerpen die ze normaalgesproken bij een inrichting meenemen voor ons minder relevant waren.”
Meer functionaliteit in huis dan gedacht
Gedurende het inrichtingstraject werd het Reinier duidelijk dat hij met de ERP-oplossing veel meer functionaliteit in huis haalde dan gedacht. “Wij waren op zoek naar een solide verloningsmachine. Maar we kregen er ook InSite bij voor al onze workflows en de interne HR. Voor ons is dat een geweldig mooie bijkomstigheid, dat zat niet in het beslissingstraject. Nu maken we er volop gebruik van voor verlof, declaraties, noem maar op. Voor een startup zoals wij is het natuurlijk fantastisch dat we dit allemaal al zo professioneel voor elkaar hebben en ik niet met allerlei bonnetjes zit opgescheept. Eigenlijk is de software veel te chic voor ons.”
Mouwen opstropen
De software-implementatie verliep in de beginfase niet geheel rimpelloos. Reinier: “Normaal als een bedrijf overgaat op AFAS, doet een medewerker het testen en het inrichten erbij. Wij hadden veel tijd vrij voor de inrichting en liepen in het begin dus wel eens voor op schema. Toen heb ik aan de bel getrokken dat het tempo van de implementatie omhoog moest. Ik moet zeggen dat AFAS vervolgens heel snel passende actie heeft ondernomen.” Waardering heeft Reinier ook voor de flexibiliteit van AFAS.
“Er stond een keer vier uur projectmanagement ingepland. Zei de projectmanager: ‘Joh, ik denk dat we aan een uurtje wel genoeg hebben. Dan besteed ik die overige drie uur aan de inrichting van je HR’. Echt een supertoffe, praktische aanpak. Mouwen opstropen en aan de slag. Heel cool.”
Al met al duurde de implementatie een maand of vier. “De maandag na onze livegang met de app op 20 september 2019 ging de eerste factuur via AFAS de deur uit”, herinnert Vivianne zich.
De vanwege de corona-uitbraak rustigere periode benutten de medewerkers van NOWJOBS om de puntjes op de i te zetten. Er was bijvoorbeeld nog wat administratief handwerk, dat nu wordt weggeautomatiseerd. Vivianne: “Ook steken we energie in het verbeteren van de connectoren tussen onze app en AFAS. Dat gaat ervoor zorgen dat we supersnel kunnen opschalen als het aantal shifts in de app weer flink gaat toenemen. Op die manier zijn we maximaal schaalbaar.”
NOWJOBS kan bijna niet wachten tot de normale bedrijvigheid terugkeert. Belangrijk is dat ondernemers weer perspectief zien, zegt Reinier.
“De crisis kan ons ook kansen bieden. Exploitanten van strandtenten verwachten bijvoorbeeld dat het hele strand terras wordt, omdat mensen anderhalve meter afstand moeten houden. Als het zover is, zal er bij die strandtenten grote behoefte zijn aan runners om de bestellingen rond te brengen. Daar kunnen wij voor zorgen.”
Vanaf de tweede week van mei werkt een deel van de medewerkers van NOWJOBS weer vanaf kantoor, gevestigd naast het stadion van FC Utrecht – tevens een van de grotere klanten. Reinier: “Niet alleen omdat de kantoorruimte groot genoeg is om onderling makkelijk een veilige afstand te kunnen houden, maar ook omdat we de collectieve creatieve mindset dan weer optimaal gebruiken en straks weer op vol vermogen kunnen ondernemen.” Daar gaat de ERP-software van AFAS ongetwijfeld aan bijdragen, nietwaar? Reinier: “Als de software eenmaal draait, vergeet je weleens hoe blij je er mee bent.” Vivianne: “Nou, ik ben er nog elke dag heel blij mee hoor.”
NOWJOBS is onderdeel van House of HR, een internationale HR-dienstverlener op het gebied van uitzenden en detacheren die werkt met labels als Covebo (uitzendbanen in de productie, logistiek en in de bouw en techniek), Talent&Pro en Continu (beide specialist in detachering van hoger opgeleiden). In april 2017 werd daar in België het label NOWJOBS aan toegevoegd. Deze applicatie speelt sterk in op de verdere digitalisering van de wervingsmarkt, de vraag naar bijverdiensten en de behoeftes van de horeca- , event- en retailsector die vaak snel tijdelijke personeelstekorten moeten opvangen. De NOWJOBS app matcht tijdelijk personeel met openstaande shifts bij bedrijven. Gemakkelijk, snel en 100% digitaal. Bedrijven zien in de app direct wat de totale kosten per persoon voor een bepaalde shift zijn. Uitzendkrachten weten meteen welk bedrag ze netto op hun rekening mogen verwachten. NOWJOBS heeft in Nederland (gestart in september 2019) en België samen meer dan 195.000 tijdelijke krachten en 8.500 bedrijven met elkaar in contact gebracht.
Automatiseer net als NOWJOBS en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |