Komend uit de uitzendbranche zag ondernemer Maarten van Panhuis in 2020 nieuwe kansen. Hij richtte MPeople op, een bedrijf dat ervoor zorgt dat HR-oplossingen simpel en toegankelijk zijn voor kleine en middelgrote bedrijven. De sleutelformule is de combinatie van haar eigen dienstverlening met Payroll Cloud, de Payroll- en HR-software van AFAS. Dit stelt MPeople in staat om haar klanten efficiënt, overzichtelijk en gecontroleerd vanuit één systeem te bedienen met gestandaardiseerde workflows. Op hun beurt ervaren klanten met hun toegang tot een geïntegreerd klantportaal voordelen als tijds- en kostenbesparing en vereenvoudiging van hun processen. Het is een win-winsituatie die nog veel belooft voor de toekomst.
Accountancy
>20
Harderwijk
2020
HRM/Payroll
Interview met:
Maarten van Panhuis, Directeur
Jenny Sitsen, HR-specialist
Kirsten Koelewijn, HR-specialist
‘Hoe kunnen we het MKB dezelfde faciliteiten bieden als grote bedrijven, die budgetten hebben om een volledige HR-afdeling op te zetten?’ Dat is in 2020 het vraagstuk waarover Maarten van Panhuis zich buigt. Kleine en middelgrote ondernemingen hebben immers dezelfde rechten, plichten en risico’s als de grotere corporates, en de complexiteit daarvan neemt toe, dus de behoefte aan ondersteuning is groeiend.
De specialistische kennis en kunde om als HR-partner voor het MKB te fungeren hebben Maarten en zijn team zelf in huis. Maar een belangrijk onderdeel van hun oplossing om klanten zo efficiënt mogelijk te bedienen vinden ze in de alles-in-één-omgeving die Payroll Cloud van AFAS biedt. Maarten blikt terug: ‘We dachten: wat als we één complete HR- en salarisomgeving creëren waarbinnen wij meerdere klanten faciliteren? Wij zijn dan in staat om meer klanten te bedienen en onze klanten en hun medewerkers hebben via het geïntegreerde klantportaal en de AFAS Pocket app altijd toegang tot het dossier en kunnen makkelijk mutaties doorgeven. Payroll Cloud heeft dat allemaal in zich.’
Een uitdaging is er ook: Payroll Cloud is op dat moment voornamelijk ontwikkeld voor accountants- en administratiekantoren om de salarisadministratie voor hun klanten te voeren. MPeople heeft naast die salarisadministratie de wens om andere HR-diensten voor haar klanten geautomatiseerd in de software in te richten. ‘Van de sollicitatie tot de loonstrook, het moest één digitaal proces worden’, vertelt Maarten. ‘Daardoor is het voor ons werkbaar om veel klanten tegelijk te bedienen én kunnen klanten controle houden. Een volledig gedigitaliseerde oplossing vanaf het moment dat een medewerker in dienst komt bij onze klant betekent ook dat we samen met onze klanten papierloos kunnen werken. Dat is wat je wil: zo min mogelijk handwerk, waardoor er zo min mogelijk risico op fouten is.’
Volgens Maarten was het tijdens de implementatie wel even zoeken om die specifieke wensen te verwezenlijken, want de kracht van AFAS is juist standaardisering. ‘Maar mijn ervaring met AFAS is ook dat ze goed met je meekijken: wat is je doel en hoe kunnen we dat samen bereiken? En ook: hoe kunnen we processen beter maken en problemen oplossen? Het was één van mijn redenen om voor AFAS te kiezen. Binnen die standaard in Payroll Cloud hebben we dus toch nieuwe modules en koppelingen kunnen creëren, bijvoorbeeld als het gaat om het sollicitatie- en indiensttredingsproces. Bestaande oplossingen hebben we op een slimme manier aan elkaar gekoppeld. Dat vergde een investering van ons allebei. Mooi dat we het samen voor elkaar gekregen hebben.’
Jenny Sitsen, die in die periode als HR-specialist bij MPeople nauw betrokken is bij de implementatie, kijkt terug op een pittig maar geslaagd proces. ‘Je gaat met elkaar een fundament neerzetten op basis waarvan je gaat verlonen en contracten gaat opslaan. Er is speciaal voor MPeople een klantportaal opgebouwd en het indiensttredingsproces is zo ingericht dat je niets mist als je het proces volgt. Later hebben we signaleringen ingericht. Het mooie van het systeem is: als het loopt, dan loopt het.’
Met vijf jaar praktijkervaring met Payroll Cloud van AFAS op de teller zijn de voordelen voor het team van MPeople glashelder. ‘Het gebruiksgemak voor onze medewerkers én de medewerkers van onze klanten is groot’, zegt Kirsten Koelewijn, HR-specialist bij MPeople. ‘Als je het onder de knie hebt werkt het systeem heel simpel. Volg de stappen van een proces en het staat op de juiste manier en zonder fouten in het systeem. Medewerkers van onze klanten vullen zelf hun gegevens in. Documenten als contracten, arbeidsovereenkomsten en loonbelastingverklaringen worden automatisch door de software gegenereerd en door medewerkers digitaal ondertekend. Die komen vervolgens in het personeelsdossier te staan, dat altijd te raadplegen is via het klantportaal en de AFAS Pocket app. Uren doorgeven, verlof aanvragen: het gaat allemaal via het systeem. De leidinggevende keurt het goed of af en het staat vervolgens meteen in AFAS. Door al die gedigitaliseerde processen hebben we de kans op fouten geminimaliseerd. Wij hebben een meer controlerende functie gekregen en de klant heeft het gevoel: ik ben in control, maar hoef zelf niks te doen.’
Maarten: ‘Het mes snijdt aan meerdere kanten. Als wij bij een nieuwe klant binnenkomen zijn de processen daar soms wat verouderd en versnipperd, met contracten in diverse mappen verspreid over verschillende tabbladen. Daardoor is de invulling van de HR- en salarisadministratie arbeidsintensief. Door de alles-in-één-oplossing en de expertise die wij met ons meenemen is het werk veel sneller gedaan, heeft de klant meer controle over haar processen en is de frustratie omdat documenten onvindbaar of gevoelig voor fouten zijn verleden tijd. Dat is de meerwaarde die wij onze klanten in combinatie met de software van AFAS bieden. De kernwoorden die daarbij horen? Digitalisering, efficiency, tijdsbesparing, kostenbesparing, grip en procesvereenvoudiging.’
Klanten vinden vrij snel hun weg in het klantportaal, zo leert de ervaring. Kirsten: ‘Vooraf bespreken we met de opdrachtgever wat de medewerkers wel of niet mogen zien en doen. De medewerkers krijgen vervolgens een uitnodiging en een inlog. Die inlog wil nog weleens in de spambox belanden, maar als ze eenmaal in de alles-in-één-omgeving zitten, zien ze alles wat ze moeten zien. Loonstroken, jaaropgave, verlof, declaraties: ze hoeven hun app maar te openen en ze hebben het voor zich. Dat scheelt een heleboel vragen. Als die er toch komen, is een verwijzing naar de app meestal voldoende. Wij gebruiken de app zelf ook voor ons verlof en kunnen makkelijk uitleggen welke stappen ze moeten doorlopen.’
Maarten wijst nadrukkelijk op de kracht van de combinatie: de dienstverlening van MPeople én de online software van AFAS samen vormen een totaaloplossing die veel mogelijk maakt.
‘Zonder AFAS was onze dienstverlening niet compleet’
‘Zeker bij onze klanten die al een AFAS-omgeving hebben zien we dat die combinatie heel goed werkt. Een mooie toevoeging is dat wij de mogelijkheid hebben om de salarisadministratie bij deze bedrijven in hun eigen systeem te verzorgen. Zij hebben en behouden dus hun eigen licentie van een salarispakket, zodat ze op geen enkele manier afhankelijk van MPeople zijn.’
Payroll Cloud van AFAS zorgt ervoor dat MPeople efficiënt kan verlonen. De software helpt het proces te versimpelen en de verantwoordelijkheden neer te leggen waar ze horen. De automatische controles doen de rest, zodat MPeople altijd een juist loon uitbetaalt. ‘Door te werken met de omgeving van AFAS kunnen we de kwaliteit die we aan onze klanten beloven ook realiseren. Elke maand verwerken wij de urenmutaties en zorgen we ervoor dat de salarisrun wordt gedraaid. Daarnaast zijn wij verantwoordelijk voor het invoeren en actueel houden van alle werknemersgegevens.’
Maarten weet het zeker: met AFAS beschikt MPeople over een softwarepakket dat kan meegroeien met zijn organisatie. ‘Sterker nog: AFAS is op dit moment bezig met het activeren van nieuwe functionaliteit die een nieuwe stap vooruit kan betekenen. Dat gaat om verbeteringen in de software voor onboarden. Dat kan voor ons resulteren in nog meer digitalisering en gemak, zeker als ook het sollicitatie- en indiensttredingsproces verder geoptimaliseerd worden. Dan moeten we daarna wel zelf aan de bak, maar zo kunnen we weer een slag maken én verder groeien als organisatie.’
Wensen voor de toekomst zijn er ook. ‘Denk aan het slimmer aan elkaar koppelen van systemen, zoals een financieel pakket en een administratiepakket bij de klant. Dat maakt het mogelijk om in één omgeving mutaties door te voeren. We willen er op een nog slimmere manier voor zorgen dat we zo min mogelijk handelingen hoeven te verrichten. Dat bespaart kosten voor de klant en tijd voor ons. Zeker met het oog op het schaarse personeel in onze branche moeten we ons werk zo efficiënt mogelijk doen. We willen maximaal gebruikmaken van de capaciteit van mensen en digitaliseren wat gewoonweg moet gebeuren. Ik verwacht dat AI daar een belangrijke rol in gaat spelen, dus het is interessant en zelfs noodzakelijk om dat samen met AFAS te verkennen.’
AFAS is net als MPeople in beweging. Wat doen Maarten en zijn collega’s om hun kennis van de software op peil te houden? ‘We gaan naar AFAS-evenementen ter inspiratie en om nieuwe kennis op te halen. Die brengen we vervolgens over naar onze collega’s. Het is belangrijk dat we allemaal hetzelfde weten, zodat we de eenduidigheid in onze werkwijze waarborgen. Daarnaast houden we nieuwsbrieven in de gaten en raadplegen we de releasenotes voor een overzicht van wijzigingen en verbeteringen in de software. En als we er even niet uitkomen, dan is er altijd het AFAS Help Center dat uitkomst biedt. Dat hebben we standaard openstaan, omdat je er heel snel informatie kunt vinden. Al met al is de informatievoorziening door AFAS top geregeld.’
Of Maarten nog tips heeft voor soortgelijke kantoren die op zoek zijn naar bedrijfssoftware? ‘Ik zou ze meegeven dat het doel voorop moet staan, niet de route daarnaartoe. Want daar gaat het om. En zorg ervoor dat je zoveel mogelijk volgens één werkwijze werkt, zodat medewerkers taken van elkaar kunnen overnemen. Ook belangrijk: zet salarisspecialisten in hun kracht, hou ze bij hun specialisme. Laat ze dus zo min mogelijk mutaties en handwerk verrichten. Dat kun je automatiseren met software. Zo kun je resultaat bereiken zonder dat je hoeft op te schalen naar meer personeel. Wij komen er elke keer weer achter hoeveel er nog mogelijk is met AFAS. Het kan altijd slimmer en beter. Wij automatiseren zoveel mogelijk processen en stellen bij elke taak twee vragen: waarom doen we het en kan het niet slimmer? Ook dat is een tip: blijf kritisch kijken waar de kansen liggen, want die zijn er echt.’
MPeople is dé HR-partner voor het MKB. Het in Harderwijk gevestigde bedrijf zorgt ervoor dat HR-oplossingen simpel en toegankelijk zijn en blijven voor kleine en middelgrote bedrijven. MPeople is dan ook een flexibele partner die vooruitstrevend en proactief helpt bij allerhande HR-managementvraagstukken, met HR-oplossingen op maat als resultaat.
Van HR-administratie tot projectmanagement en van consult tot salarisadministratie: MPeople verzorgt het allemaal. Dat doet de organisatie met een grote kennis van HR-zaken, capabele mensen en digitale ondersteunende middelen. Zo zorgt MPeople ervoor dat MKB-ondernemers zich kunnen bezighouden met hun eigenlijke kern en passie. Zoals Maarten het zegt: ‘Laat ons het HR-management doen van jouw bedrijf, zodat we samen kunnen streven naar optimaal succes. Jullie je eigen passie, wij de onze.’
Automatiseer net als Mpeople en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |