Nicole Witjes, hoofd Financiën, PZ & ICT bij het Spoorwegmuseum: “Onze belangrijkste opdracht, naast onze publiekstaak, is het beheer en behoud van de collectie, voor nu én voor later. Met die collectie laten we zien wat de spoorwegen hebben betekend voor Nederland.”
“Het Spoorwegmuseum is een geweldig leuke organisatie, maar het is natuurlijk wel een museum. De focus ligt in eerste instantie niet bij de ondersteunende processen.’ Dat was heel lang niet zo’n groot probleem, maar met de jaren groeide toch de behoefte aan een strakkere administratie en duidelijke processen.” De processen konden een stuk strakker. “Managementrapportages? Die maakten we houtje-touwtje in Excel. Bij personeelszaken ging ook alles nog op papier. Daar was het hetzelfde verhaal: er ging te veel fout en er was te vaak iets kwijt. Terwijl we hier allemaal zeer gestructureerd van aard zijn. Dat was dus behoorlijk frustrerend.”
“Voor wat betreft de inrichting zijn we zo dicht mogelijk bij de AFAS-standaard gebleven. Het werk zat dan ook vooral in de migratie. Alles moest vanaf papier gedigitaliseerd worden. Wilden we een medewerker aanmaken? Dan was dat een kwestie van overtypen. We hebben veel steun gehad van een meneer die graag bij ons wilde re-integreren, en die meer dan 600 dossieritems voor ons heeft ingescand.”
Witjes: “Op de afdeling Financiën hebben we het werk nu zoveel efficiënter georganiseerd, dat we zelf weer de salariëring doen. Dat hadden we jarenlang uitbesteed, maar daar is echt geen reden meer voor. We hebben alles in workflows verwerkt en werken alléén nog digitaal. Daardoor kunnen we ons werk een stuk sneller doen dan voorheen. We houden tijd over om steeds meer analytisch te kijken. Uiteindelijk willen we strategisch adviseren. We hebben nu de juiste middelen en omstandigheden om het dagelijkse proces goed te laten verlopen. Dat is één. Nu kijken we verder. We werken bijvoorbeeld hard aan meerdere dashboards en rapportages voor verschillende delen van de organisatie.”
Het leukste station van Nederland staat in Utrecht – en het is het Spoorwegmuseum. Het Spoorwegmuseum is niet bepaald een standaardmuseum, maar een fascinerende plek die laat zien hoe de spoorwegen en de samenleving verbonden zijn, en hoe de trein de wereld heeft veranderd. Hier komen veel bezoekers op af. Deze bezoekers worden opgevangen door de 120 medewerkers en 100 vrijwilligers.
Benieuwd naar het hele klantverhaal van het Spoorwegmuseum?