Halverwege 2016 maakte GVT de keus voor AFAS – en al op 1 januari 2017 was het nieuwe systeem live. Na de implementatie werd het niet rustiger voor GVT. De Schaaf: ‘We werken een stuk efficiënter nu, maar daardoor doen we vooral veel méér. We hebben ons eigen werk naar een hoger niveau kunnen brengen.’
HR manager Eline de Jong: ‘De Sollicitant Self Service scheelt ons bijvoorbeeld veel werk bij sollicitatieprocedures. We hebben in OutSite een sollicitatieportaal gebouwd: werkenbijgvt.nl. Dat scheelt enorm veel tijd. Mensen die reageren, komen automatisch in ons systeem, alles wordt gedocumenteerd. Als we iemand in dienst nemen, is dat zomaar geregeld. En als we iemands gegevens willen wissen, is dat ook een eitje. Dat laatste is ook erg handig: het scheelt tijd en risico’s, nu privacy-eisen steeds strenger worden.’
De werken-bij-site is helemaal in de stijl van GVT ontworpen. Het is echt een visitekaartje, dat niet meer herkenbaar is als ‘standaard’ OutSite-pagina. De Schaaf: ‘Het is zó mooi geworden, dat het een plezier is om mee te werken. Dat moet ook wel, want we hebben inmiddels al meer dan 1000 sollicitaties verwerkt. Zoveel kregen we er nooit, toen we nog op andere manieren wierven.’
In het bouwen van het sollicitatieportaal is wel serieus veel tijd gaan zitten. De Jong: 'Toen hadden we de smaak te pakken en onze InSite-pagina hebben we zelf volledig vernieuwd volgens onze huisstijl. Op 1 januari 2018 ging ‘Mijn GVT’ live.’ Het belangrijkste is dat alle medewerkers nu één omgeving hebben waar ze zaken kunnen regelen. En inderdaad, die moet superfunctioneel zijn, maar óók mooi. Je moet er ook voor je plezier komen.'
GVT koos er heel bewust voor om vanuit één systeem met één database te gaan werken. Toch doen ze er uiteindelijk nog meer in, dan ze vooraf hadden gedacht. Business Controller Evelien Eigeman: ‘Ik had niet bedacht dat we ook met de het onderdeel projecten zouden gaan werken, maar het blijkt erg handig te zijn. Omdat het ons inzicht geeft. Als we willen weten hoeveel tijd we eigenlijk kwijt zijn aan klantimplementaties, hebben we het zo boven water. En we gebruiken bijvoorbeeld het onderdeel abonnementen voor alle periodieke facturen. Zo bezien heeft de overstap ons nog meer gebracht dan we ervan hoopten.’
Benieuwd hoe GVT de ERP-software van AFAS verder inzet om de bedrijfsvoering te automatiseren?