Henk van Overbeek trad eind 2013 bij De Vos Groep in dienst als Hoofd Administratie. Zijn aanstelling ging gepaard met een duidelijke opdracht: zorg voor vernieuwing. Door de jaren heen had De Vos Groep, van oorsprong een schoonmaakbedrijf, het aantal facilitaire diensten steeds verder uitgebreid. Die nieuwe activiteiten leidden niet alleen tot een hogere marge, maar zorgden ook voor administratieve hoofdbrekens. Van Overbeek had al wel een idee waar het qua bedrijfsautomatisering heen moest. Hij wilde het liefst aan de slag met de standaardsoftware van een ERP-pakket. Toen werd de keus voor de ERP-software van AFAS gemaakt. “Voor ons was belangrijk dat we na de implementatie met de basis van het softwarepakket uit de voeten zouden kunnen. We wisten dat het niet meteen voor de volle honderd procent zou werken, maar hadden het vertrouwen dat we in een rustig tempo steeds meer nieuwe functionaliteit in gebruik zouden kunnen nemen. Ik ben blij dat wij hebben doorgezet, want in de praktijk plukken we er elke dag de vruchten van.” Van Overbeek zag in het feit dat de gekozen ERP-software een grote hoeveelheid cao’s ondersteunt een extra argument om met AFAS in zee te gaan.
Voor zijn eigen afdeling startte Van Overbeek met het inrichten van het inkoopfactureerproces in Profit. De kasten vol uitgeprinte facturen maakten plaats voor digitale workflows. “Veel minder bewerkelijk en foutgevoelig”, aldus Van Overbeek, “en bovendien een flinke versnelling van het betaalproces.” Voor het factureren van contractueel vastgelegde periodieke diensten maakt De Vos Groep gebruik van het onderdeel Abonnementen van Profit. Van Overbeek: “Een groot voordeel is dat Profit in staat is om de facturering in te delen in de cyclus die de klant hanteert. Soms is dat een vierwekelijkse periode, dan weer een maand of een kwartaal. Het systeem kent de voorkeuren van de klant. Als je dat allemaal handmatig moet beheren, is het bijna niet te doen.” Ook het handmatig bijhouden van afschrijvingen in Excel, wat Van Overbeek eerder deed, is verleden tijd.
“Eens in de vier weken druk ik op een knop en is alles weer bijgewerkt.”
Het feit dat De Vos Groep verschillende soorten facilitaire diensten aanbiedt, maakt het inplannen van honderden medewerkers op allerlei locaties een uitdaging van jewelste. Het bedrijf maakt gebruik van de planningssoftware van AFAS-partner Way2connect. Via een koppeling tussen Profit en Link2 (van Way2Connect) zijn mutaties als gevolg van verlof of ziekte door rayonleiders prima te managen. De in Link2 geregistreerde uren van eigen medewerkers worden wekelijks doorgestuurd naar het Payroll onderdeel van Profit. De gewerkte uren van werkzaamheden die De Vos Groep uitbesteedt aan anderen, komen terecht bij de afdeling Facturatie.
In januari 2021 heeft De Vos Groep het onderdeel Ordermanagement van Profit in gebruik genomen voor de ergonomische tak van het bedrijf. Dat leidde direct tot besparing. Het past in de filosofie van Van Overbeek: “Als iets direct voordeel oplevert, pakken we het graag op.” In die categorie valt ook het digitaal ondertekenen wat voor 2021 op de agenda staat. Voor dat jaar staan ook een verdere uitbouw van InSite en de ingebruikname van het onderdeel CRM van Profit, waarvoor De Vos Groep nu nog een apart pakket in gebruik heeft. Voor de verdere toekomst is het de bedoeling in OutSite een klantenportaal in te richten. Ook het inrichten van dashboards zal aan bod komen, al heeft dat voor Van Overbeek momenteel geen prioriteit.
Iedere keer als De Vos Groep in het verleden nieuw onderdelen van Profit in gebruik nam, zag Van Overbeek – zelf een liefhebber van vernieuwing – bij een deel van de medewerkers een ietwat sceptische houding. “Voor sommigen in de organisatie is het stressvol om vertrouwde werkroutines op te geven”, zegt hij.
“Maar je overtuigt mensen op basis van resultaten. Daarom is er in de organisatie nu meer dan in het verleden het besef: als je wilt oogsten, moet je eerst zaaien.”
Ben je benieuwd naar het hele klantverhaal van De Vos Groep? Lees dan verder.