Ga er maar aan staan in een omvangrijke organisatie die net van een analoge naar een digitale situatie is overgegaan. ‘Eerst werd alles op papiertjes — zogenaamde rpf’jes — gedaan. Die gingen van de ene bureaula naar de andere. De software van AFAS moest onze organisatie enorm gaan helpen, maar dat vereist een digitale benadering. Veranderkunde, dat is waar mijn werk in die periode om draaide. Het UMCG telt 13.000 medewerkers en 500 leidinggevenden. Bereik maar eens iedereen. Dat heeft met communicatie te maken. Het is typisch Nederlands dat mensen niet graag willen veranderen. Dat was dan ook de grootste uitdaging.’
Komt bij dat het UMCG een ‘hoog-complexe’ organisatie is. ‘We zijn een dorp in een stad’, schetst Timmer.
Anno 2022 zijn met uitzondering van het indienstproces voor reguliere medewerkers alle HR- en salarisverwerkingsprocessen van het UMCG gedigitaliseerd en gestandaardiseerd. Dat heeft diverse pijnpunten in de bedrijfsvoering verholpen. Timmer: ‘Het proces is veel transparanter geworden. Eerder ging een papiertje via vier bureaus en dan kon het ook nog in de la belanden. Nu zien we altijd waar iets ligt en of iets gedaan is of niet.’
Timmer noemt het een groot voordeel dat het UMCG alles in een keer gedigitaliseerd heeft. Niet alleen verloning, maar ook meteen de werkprocessen, van verzuim tot declaraties. ‘Dat heeft onze administratieve ballast uiteindelijk naar beneden gebracht. Alle papiertjes zijn weg. Alles wat binnenkomt via onze workflow wordt automatisch weggezet bij de juiste functionarissen. Dankzij het systeem is alles transparant. We zien waar het goed of fout gaat en kunnen daar op sturen. Die dashboardfunctionaliteit wordt goed gebruikt.’
Wat overzicht in de organisatie van het UMCG betekent? Timmer maakt het concreet: ‘In elk geval dat elke leidinggevende inzage heeft in welke medewerkers er op de afdeling rondlopen. En hij ontvangt taken voor de mutaties die hij moet opstarten, of reminders in het kader van de wet verbetering poortwachter bij medewerkers die verminderd inzetbaar zijn. In één portaal ziet hij een overzicht van alle betaalde medewerkers met parameters als contractuur en bezoldiging. In het dashboard verzuim ziet hij het verloop van het ziekteverzuim.’
Het procesbeheer verzorgt het UMCG zelf. Daartoe zijn drie succesbeheerders aangesteld, die allemaal het Succesbeheer Traineeship van AFAS hebben gevolgd.
Timmer is er trots op. ‘Het is de grote kracht van mijn afdeling dat we vrijwel alles zelf kunnen.'
'We hebben onze strippenkaart met consultancydagen die we gebruiken, maar als er dan vraagstukken zijn, dan weten we er zelf al veel van. De interne kennis is echt mega. Onze succesbeheerders kunnen daardoor goed communiceren met de consultants van AFAS.’
Timmer ziet het met vertrouwen tegemoet. Haar ervaring met de software van AFAS sterkt haar daarin. ‘Die heeft voor meer efficiëntie van onze processen gezorgd. Het escalatieproces dat we doorgemaakt hebben heeft ervoor gezorgd dat we elkaar zijn gaan waarderen voor wie we zijn. AFAS is een betrouwbare partner die nakomt wat ze belooft.'
Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is één van de grootste ziekenhuizen in Nederland en is de grootste werkgever van Noord-Nederland. De 13.000 medewerkers werken samen aan zorg, onderzoek, opleiding en onderwijs met als gemeenschappelijke doelstelling: bouwen aan de toekomst van gezondheid. Het UMCG is het enige universitair medisch centrum in Noord-Nederland. Het biedt complexe zorg: patiënten die ingewikkelde onderzoeken en behandelingen nodig hebben, of lijden aan een zeldzame ziekte of meerdere aandoeningen, kunnen bij het UMCG terecht.