D&B The Facility Group maakte in anderhalf jaar tijd een revolutie op het gebied van bedrijfsautomatisering mee. Van ‘een totale versnippering van het IT-landschap’ naar een integrale ERP-oplossing. “We willen zo ontzettend graag heel veel dingen in het systeem stoppen".
Facilitair
1.200 medewerkers
Amstelveen
1 mei 2018
ERP
Interview met:
Koen Schuijt (Business controller)
Reinier Otten (CFO)
Koen Schuijt (rechts) werkt sinds medio 2013 bij D&B. De meeste jaren was hij er actief als business controller, tot hij begin 2019 als ERP Development Manager een nieuwe rol op zich nam. Daarmee werd hij verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de software van AFAS. Zo op het oog een opvallende functieverandering, maar Koen vind het zelf niet geheel onlogisch. “In mijn rol als business controller was ik altijd op zoek naar informatie. Wat doen we tegen welke tarieven bij welke klant en hoe lang loopt het contract nog? Soms was het echt een speurtocht om zulke gegevens boven tafel te krijgen. In mijn nieuwe rol kan ik het zo inrichten dat de benodigde informatie voor alle collega’s beschikbaar is.”
Reinier Otten is sinds begin 2017 werkzaam als financieel directeur bij D&B. In die rol is hij onder andere verantwoordelijk voor accounting, business control, IT en salarisverwerking. “Zeg maar voor alles wat in AFAS zit”, vat hij het zelf samen. Eerder werkte hij bij enkele grote multinationals, maar op zoek naar meer verantwoordelijkheid en ondernemerschap kwam hij uit bij D&B. Eén van de dingen die Reinier na zijn indiensttreding constateerde was een totale versnippering van het IT-landschap. “Er waren meerdere versies van de waarheid in omloop. Neem zoiets simpels als het verlofsaldo. Dat was vastgelegd op verschillende plekken in verschillende systemen. We waren heel vaak bezig met het vergelijken van lijstjes om vervolgens te gaan bepalen welk lijstje het meest conform de werkelijkheid was.”
In de visie van D&B gaan de zes markten waarop het bedrijf actief is naar elkaar toe bewegen in de richting van integrale uitbesteding van het facilitaire dienstenpakket. Daarbij mikt men op de bovenkant van de markt. Die integraliteit zocht het bedrijf ook in een nieuwe IT-oplossing. De keus voor een ERP-pakket lag daarmee voor de hand, ook omdat alternatieve systemen duurder bleken. Reinier: “D&B bestaat eigenlijk uit zes verschillende bedrijven, met ieder een eigen dynamiek. Dat is een exponentiële vermeerdering van complexiteit. Dan moet je op zoek naar een software-oplossing die daar bij past.”
Die zoektocht startte met het uitschrijven van een tender. In eerste instantie waren acht partijen in beeld, waarvan er uiteindelijk twee overbleven. Vervolgens werden er demo’s bekeken en prijzen vergeleken. Ook het aspect ‘bedrijfscultuur’ speelde mee. “D&B is een jong bedrijf en AFAS past daar goed bij”, zegt Reinier. “Daarnaast was een goede integratie met ons planningspakket voor ons ongelofelijk belangrijk. De beschikbare brede functionaliteit tegen een vaste prijs, woog in het voordeel van AFAS, net als het workflow gestuurde werken. In de oude situatie deden we alles via e-mail – en ging er dus ook veel mis.”
Het planningspakket dat D&B gebruikt, is van Ortec. Dat pakket is in staat om alle zes disciplines te bedienen, legt Reinier uit.
“Er zijn fantastische planningspakketten voor catering of schoonmaak, maar ze kunnen elkaar niet vervangen. Dankzij de combinatie van AFAS en Ortec blijft de complexiteit behapbaar. We werken nu met nog maar één versie van de waarheid.” Volgens Koen is de combinatie planning en ERP cruciaal voor de business van D&B. “Ik beschouw het als de levensader van ons bedrijf.”
Verrassende inzichten
Het uitgangspunt bij D&B is om zoveel mogelijk onderdelen van de ERP-software te benutten. Men startte op 1 januari 2019 met Financieel en Payroll. Of, in de woorden van Koen: “Met alles wat nodig is om een factuur uit te sturen of te betalen en loon over te boeken naar onze medewerkers.” Vervolgens werd het systeem gaandeweg uitgebreid met Projecten en HR. Dat leidde soms tot verrassende inzichten, zegt Koen. “Voor onze personeelsgegevens dachten wij altijd met één systeem te werken, maar we kwamen er achter dat die gegevens op twintig verschillende plekken werden bijgehouden. Het kostte de nodige inspanningen, maar inmiddels zijn de personeelsdossiers helemaal up to date.” Iets soortgelijks deed zich voor bij CRM. Toen de oude systemen werden leeg getrokken en geïmporteerd in AFAS, bleek dat er meerdere CRM-administraties rouleerden.
Als we hem spreken, legt Koen de laatste hand aan de inrichting van het onderdeel Projecten. Daarin wordt precies vastgelegd wat met klanten is afgesproken over bijvoorbeeld tarieven, facturering, betaaltermijnen en de looptijd van het contract. “Vanuit mijn vorige functie ben ik erop gebrand dat dit goed gaat. Het idee is dat klantverantwoordelijke managers een overzichtspagina krijgen waar zij via InSite per project inzage hebben in alle benodigde informatie. Die kunnen zij ook muteren, inclusief logging. Daarmee krijgen zij nu zelf het stuur in handen om mutaties door te voeren. Eerder ging dat altijd per e-mail en moesten de managers maar hopen dat hun mutaties ook daadwerkelijk werd doorgevoerd.”
Het onderdeel Projecten is het voorlopige sluitstuk van een reeks veranderingen in de bedrijfsvoering van D&B. In de oude situatie was het overzicht van openstaande debiteuren volgens Reinier een gruwel. “Als ik een simpele vraag stelde was een accounting medewerker daar een halve dag zoet mee. En als ik het rapportje dan kreeg, was die informatie alweer verouderd. Nu druk ik op een knop en kan ik realtime zien wat mijn debiteurenstanden zijn. Het systeem is heel gebruiksvriendelijk en de opzet van de nacalculatie is in mijn ogen fantastisch.” Heimwee naar de oude situatie heeft Reinier dan ook niet. “Het feit dat alles in aparte systemen was vastgelegd, betekende dat iedereen in die systemen kon rommelen zonder dat een ander er last van had. Nu alles aan elkaar is geknoopt, kun je niet zoals vroeger de planning openzetten en doodleuk maanden terug aanpassingen doorvoeren. We sluiten periodes nu hard af. Als een manager alsnog uren aan wil passen, moet dat via een verzoek aan de directie.” Volgens Koen maken ook kleine veranderingen in de praktijk een groot verschil.
“Digitaal ondertekenen is bijvoorbeeld echt een uitkomst voor ons. En het ouderwetse inscannen hebben we met plezier overboord gekieperd.”
In zijn rol als ERP Development Manager is Koen verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van het AFAS-pakket binnen D&B. Hij volgde het traineeship Succesbeheer bij AFAS op een moment dat hij nog nauwelijks kennis van Profit had. Andere deelnemers zaten volgens Koen al veel verder in de wedstrijd. Wel leerde hij tijdens zijn traineeship het interne netwerk van AFAS kennen. De kennis van het systeem deed hij in anderhalf jaar hoofdzakelijk in de praktijk op.
“Het is volgens mij geen hogere wiskunde”, zegt Koen, “maar je moet de mogelijkheden kennen. Ik leer nog elke dag bij.”
“Naarmate Koen zijn nieuwe functie langer uitoefent, hebben we minder steun van consultants nodig. We hebben de skills nu zelf in huis”, zegt Reinier. “Zonder hem waren we nog lang niet waar we nu zijn.
AFAS heeft ons aangeraden om duurzaam te investeren in het systeem en daar hebben we goed naar geluisterd. Dat betaalt zich ook uit”, aldus Reinier die aangeeft dat D&B behoorlijk veeleisend is als het om automatisering gaat.
“Wij willen zo ontzettend graag heel veel dingen in het systeem stoppen”, beaamt Koen.
“Daarom hebben we behoorlijk veel gebruik gemaakt van vrije velden. Die benutten we voor vastleggingen over klanten en medewerkers die niet standaard in het systeem zitten. Met een vrij veldje erbij is dat meestal snel opgelost.” Voor het onderdeel Abonnementen was dat trouwens niet nodig. Dat onderdeel heeft D&B zonder aanpassingen in gebruik genomen om automatisch facturen uit te sturen voor ongeveer dertig tot veertig procent van de omzet. Logisch, want die vorm van factureren sluit naadloos aan op het businessmodel van D&B.
Toen hij bezig was met de inrichting van de gesprekkencyclus ontdekte Koen dat sommige velden in InSite niet aangepast kunnen worden. “Dat vond men bij AFAS ook vreemd, dus daar gaan ze mee aan de slag. Een andere wens van ons is de mogelijkheid om bij een betalingsherinnering of aanmaning direct een factuur bij te voegen. Koen heeft er wel vertrouwen in dat het goed komt. “Ons debiteurenbeheer hebben we nu zelf ook op die manier ingericht, zodat gebruikers altijd een pdf van de factuur bij de hand hebben. Dat hebben we overigens buiten het systeem om gedaan. Het platform van AFAS vormt namelijk de perfecte basis om vormen van procesrobotisering toe te passen. De connectoren van het systeem zijn heel geschikt om met scriptjes repeterende werkzaamheden weg te automatiseren.” Reinier valt hem bij: “Daarmee zetten wij de stap naar accounting van de 21ste eeuw.”
Culturele implementatie
Om structureel en optimaal met het systeem te werken is wel discipline in de organisatie nodig, beseft Reinier. Hij vindt het een uitdaging om iedereen in de organisatie te leren denken en werken in processen. Hij zegt: “Onze cultuur is heel erg customer intimate. Dus wij zeggen altijd meteen ja tegen klanten, en gaan dan pas uitzoeken hoe we het gaan regelen. Inmiddels hebben we een omvang bereikt waarbij je na moet denken over hoe je dat aan de achterkant organiseert. Er zijn wel bepaalde regels waar we ons aan moeten houden.” Hij constateert:
“De technische implementatie is achter de rug, maar de culturele implementatie is nog in volle gang.”
Volgens Reinier is het mede daarom nog te vroeg om concrete voorbeelden van harde besparingen te noemen. “Maar we zijn wel in staat om heel hard te groeien zonder extra mensen aan te nemen. Ik verwacht daarnaast dat we onze marges kunnen verbeteren doordat onze operationele mensen eigenaarschap gaan nemen voor hun eigen contracten.”
D&B The Facility Group, ooit begonnen als studentenbedrijf, is sinds 2003 actief in de facilitaire markt. De onderneming is al jaren één van de snelst groeiende dienstverleners van Nederland. D&B is een vooruitstrevende integraal facilitair dienstverlener. Als een van de weinige organisaties in de facilitaire markt heeft D&B vrijwel al de grotere, dagelijkse diensten in eigen huis. Objectbeveiliging, receptiediensten, kantoorschoonmaak, bedrijfscatering, parkeer- en vervoersoplossingen, office support en facility management. Het bedrijf verzorgt de dienstverlening bij meer dan negentig opdrachtgevers op ruim 150 locaties met ongeveer 1.200 medewerkers. Zij behoren tot de best opgeleide talenten in de markt en als werkgever levert D&B een grote bijdrage aan de wijze waarop mensen binnen de werkomgeving functioneren en in hun vel zitten. Dat gebeurt vanuit het besef dat mensen die gelukkiger zijn betere prestaties leveren, productiever zijn en meer energie hebben. Niet voor niets luidt de bedrijfsslogan ‘Happiness works’.
Automatiseer net als D&B The Facility Group en ruim 12.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |